Zapytanie ofertowe dotyczące zorganizowania kolacji w ramach Projektu pn. „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i bios

Nr sprawy: 
ANZ.0601/COFUND/ImPRESS/2/2018
Data (wystawienia): 
2018-02-22
Zapytanie ofertowe: 

Zapytanie ofertowe dotyczące zorganizowania kolacji w ramach Projektu pn. „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową”, akronim: ImPRESS nr 754432

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy zorganizowania kolacji - usługi restauracyjnej na spotkanie członków organizacji partnerskich kick-off meeting realizujących projekt pn." „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową”, akronim: ImPRESS, realizowanego w ramach Akcji Marii Skłodowskiej-Curie COFUND w programie ramowym w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”, współfinansowanego przez Komisję Europejską i Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zakres usługi:
Zorganizowanie kolacji dla 25 osób oraz obsługa kelnerska (wymagany komunikatywny język angielski u osób obsługujących gości).
Wymagania dotyczące organizacji kolacji:
1) Napoje do wyboru w czasie trwania kolacji:
1. napoje gorące – kawa z ekspresu i herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa) oraz dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 500 ml/osoba) oraz soki owocowe – min. dwa rodzaje do wyboru (po min. 500 ml/osoba);
2) Przystawki przynajmniej 3 rodzaje (100g/na osobę)
3) Ciepłe pierwsze danie obiadowe, zupa (przynajmniej 3 rodzaje do wyboru: w tym 1 zupa krem, i 1 zupa wegetariańska) min. 250 ml/porcja,
4) Ciepłe drugie danie obiadowe do wyboru:
1. danie mięsne (np. wołowina, jagnięcina, z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce) min. 150 g/os z dowolnym sosem
2. danie rybne min. 150g/os. (np. łosoś, dorsz)
3. danie wegetariańskie min. 150 g/os.
Do tego:
4. dodatek skrobiowy (do wyboru przynajmniej 2 rodzaje: np. kasza, ryż, ziemniaki, pieczywo) min. 150g/os.,
5. dodatek warzywny (do wyboru przynajmniej 2 rodzaje) min. 100 g/os,
5) Deser do wyboru przynajmniej 2 rodzaje: np. ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę), deser lodowy (min. 100 gram na osobę))
6) Kolacja ma się odbyć w oddzielnej sali.
7) Przygotowanie sali (stoły, krzesła, obrusy, serwetki itp.), własne naczynia (porcelanowe filiżanki, talerzyki, talerze, cukiernice, szklane szklanki/kieliszki, metalowe sztućce, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.

Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) przygotowania dań w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników kolacji;
2) przygotowania dań z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych;
3) przyrządzania dań w dniu świadczenia usług restauracyjnych;
4) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania;
5) zapewnienia obsługi kelnerskiej posiadającej komunikatywną znajomość języka angielskiego, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu kolacji;
6) udostępnienia gościom kolacji menu w językach polskim i angielskim;
7) przedłożenia menu kolacji do zatwierdzenia Zamawiającemu co najmniej 4 dni przed planowanym terminem kolacji;
8) zapewnienia możliwości spożycia kolacji przez wszystkie osoby na jednej sali;
9) udostępnienia gościom bezpłatnie łatwo dostępnej i oznakowanej toalety oraz szatni/miejsca na okrycia wierzchnie.

Wymagania stawiane Oferentom:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień restauracyjnych wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie,
3) Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.

Kryteria oceny:
Najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia: 50%
Odległość miejsca kolacji od ul. J. Kilińskiego 15, Białystok: 50%
Odległość będzie wyliczana następująco:
Powyżej 2 km – 0 punktów
Od 1 km do 2 km – 10 punktów
Poniżej 1 km – 20 punktów
Poniżej 0,5 km – 30 punktów
Poniżej 0,25 km – 40 punktów
Poniżej 0,1 km – 50 punktów
Wykonawca wskaże w formularzu ofertowym odległość restauracji od ul. J. Kilińskiego 15, Białystok. Odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego na podstawie wskazań serwisu internetowego „Mapy Google”.
Maksymalna liczba punktów do zdobycia przez oferenta to 100, maksymalnie 50 za najkorzystniejszą cenę zamówienia (najtańsza oferta będzie miała przyznane 50 punktów, oferty droższe będą ocenione proporcjonalnie) i maksymalnie 50 za najmniejszą odległość miejsca kolacji od ul. J. Kilińskiego 15, Białystok.

Miejsce i czas realizacji usługi: restauracja oferenta, 8.03.2018 w godz. 18:00-21:00

III. Składanie ofert
Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po 28.02.2018 godz. 12:00 nie będą rozpatrywane.
Miejsce:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Kilińskiego 1 (Kancelaria Ogólna) z dopiskiem "Zapytanie ofertowe nr ANZ.0601/COFUND/ImPRESS/2/2018. Nie otwierać przed 28.02.2018., godz. 12:00"

IV
1. Dopuszcza się zamówienia uzupełniające zgodnie z zaproponowanymi w ofercie cenami.
2. Płatność nastąpi za faktyczną liczbę wydanych posiłków.
3. Zamawiający zastrzega, że nie dopuszcza możliwości dostarczenia cateringu z zewnątrz w miejsce kolacji.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2018-03-08
3. Termin (słownie): 
ósmy marca dwa tysiące osiemnasty rok
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Nauki i Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
68
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Maria Szlachta
Telefon kontaktowy: 
85 686 51 16
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

a) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
b) dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia,
c) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego),
d) propozycję menu.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-02-28 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

• swobodnego wyboru oferty,
• przeprowadzania dodatkowych negocjacji (np. jeśli dwie lub więcej ofert otrzymało tyle samo punktów),
• pozostawienia bez rozpatrzenia oferty złożonej po terminie lub niepełnej (np. bez załącznika),
• unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.

ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_zapytanie_ofertowe_dotyczace_uslugi_restauracyjnej_w_ramach_projektu_pn._miedzynarodowe_interdyscyplinarne_studia_doktoranckie_w_zakresie_biologii_medycznej_oraz_....doc116 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_zapytanie_ofertowe_dotyczace_uslug_restauracyjnych_w_ramach_projektu_pn._miedzynarodowe.doc112.5 KB
rozstrzygniecie_zapytania_ofertowego_anz.0601_cofund_impress_2_2018.pdf165.75 KB