Zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia usługi cateringowej i przygotowania obiadu w restauracji w ramach Projektu o akronimie: ImPRESS nr 754432

Nr sprawy: 
ADN.0601/COFUND/ImPRESS/1/2019
Data (wystawienia): 
2019-04-29
Zapytanie ofertowe: 

Zapytanie ofertowe dotyczące dostarczenia usługi cateringowej i przygotowania obiadu w restauracji w ramach Projektu pn. „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową”, akronim: ImPRESS nr 754432

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy wykonania usługi składającej się z dwóch niezależnych od siebie części:
Część pierwsza: Usługa cateringowa na 55 osób dnia 30 maja 2019 r.
Część druga: Obiad w restauracji na 20 osób dnia 31 maja 2019 r.
z okazji spotkania organizacji partnerskich realizujących projekt pn. „Międzynarodowe, interdyscyplinarne studia doktoranckie w zakresie biologii medycznej oraz biostatystyki. Szkolenia w zakresie badań opartych na technologiach wielkoskalowych i biostatystyce oraz wsparcie kariery młodych naukowców poprzez mobilność międzynarodową i międzysektorową”, akronim: ImPRESS, realizowany w ramach Akcji Marii Skłodowskiej-Curie COFUND w Programie ramowym w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”, współfinansowany przez Komisję Europejską i Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
Oferent może złożyć ofertę na jedną (pierwszą lub drugą) lub obie części zamówienia.

Zakres usługi:
Część pierwsza: Wymagania dotyczące organizacji cateringu dnia 30 maja 2019 r. na godz. 17:00 (miejsce cateringu: Pałac Branickich)
Serwis kawowy dla 55 osób:
1) Oferent zapewnia ciągły serwis kawowy w czasie trwania całego spotkania obejmujący:
1. napoje gorące – kawa z ekspresu, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty,
2. napoje zimne - woda gazowana i niegazowana (po min. 300 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 500 ml/osoba);
3. bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 50 gram/osoba), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, sękacz, inne ciasto pieczone – 2 rodzaje do wyboru (łącznie minimum 200 gram ciasta/osoba), owoce

Bufet z ciepłymi daniami (obiad) wraz z obsługą kelnerską dla 55 osób:
2) Oferent zapewnia pełnowartościowy posiłek w formie pierwszego i drugiego dania obiadowego podany o godz. 17:00.
Posiłek powinien uwzględniać następującą gramaturę:
1. Zupa (2 rodzaje: w tym 1 zupa krem, np. zupa krem z białych warzyw i rosół) min. 250 ml/porcja,
2. danie mięsne min. 150 g/osoba z dowolnym sosem (np. wołowina, jagnięcina, z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce),
3. danie rybne min. 150g/osoba (np. łosoś, dorsz),
4. danie wegetariańskie min. 150 g/osoba,
5. dodatek skrobiowy - 2 rodzaje (np. kasza, ryż, ziemniaki) min. 150g/osoba,
6. surówka warzywna (2 rodzaje) min. 1060 g/osoba,
7. kompozycje sałatek (2 rodzaje) min. 150 g/osoba,
8. soki - 2 rodzaje soków owocowych 100%, min. 300 ml/osoba;
3) Oferent zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce spotkania wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty.
4) Oferent zapewnia przygotowanie bufetu (stoły, obrusy, serwetki itp.), stoliki koktajlowe (min. 14) własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze, itp.), zgodnie z wymaganiami menu. Posiłki w momencie ich podawania powinny posiadać estetyczny wygląd i być podane w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń i sztućców plastikowych do serwowanych dań/napojów, użyta zastawa nie może być uszkodzona.

Część druga: Wymagania dotyczące obiadu w restauracji dnia 31 maja 2019 r na godz. 12:30 dla 20 osób (miejsce obiadu: restauracja znajdująca się w pobliżu Pałacu Branickich nie dalej niż w promieniu 1 km) składającego się z dwóch rodzajów menu do wyboru podczas obiadu:
- pierwsze danie - zupa,
- drugie danie rybne/mięsne (z wykluczeniem mięsa mielonego i w panierce) + dodatki skrobiowe + warzywa/surówki
- deser
- ciepłe i zimne napoje 0,3 l/os (soki owocowe - 3 rodzaje do wyboru, herbata, kawa, woda gazowana i woda niegazowana)
Oferta musi zawierać propozycję dwóch rodzajów menu.

Wymagania stawiane Oferentom:
1) Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2) Posiadanie wiedzy i doświadczenia – w celu potwierdzenia spełnienia warunku Oferent powinien wykazać się realizacją trzech zamówień cateringowych/organizacji obiadu w restauracji wykonanych dla trzech różnych odbiorców w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały wykonane należycie.
3) Brak osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym – w celu potwierdzenia należy złożyć oświadczenie (załącznik do zapytania ofertowego).
Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców odbędzie się wg formuły „spełnia/nie spełnia”.
Niespełnienie któregokolwiek z warunków skutkować będzie wykluczeniem Oferenta z postępowania.

Ponadto składając ofertę Oferent zobowiązuje się do:
1) świadczenia usługi z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych (dotyczy obu części);
2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług (dotyczy obu części);
3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania (dotyczy obu części);
4) zapewnienia obsługi kelnerskiej, odpowiedzialnej za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu spotkania (dotyczy części pierwszej);
5) zapewnienia podczas obiadu obsługi kelnerskiej posługującej się językiem angielskim (dotyczy części drugiej);
6) dostarczenia posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego i przygotowania serwisu 15 min. przed planowanym rozpoczęciem spotkania (dotyczy części pierwszej);
7) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi (dotyczy części pierwszej);
8) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania (dotyczy części pierwszej);
9) zapewnienia wydrukowanej karty dań z dwoma propozycjami menu w języku polskim i w języku angielskim (dotyczy części drugiej).

Miejsce realizacji usługi:
Część pierwsza: Pałac Branickich, siedziba UMB, ul. Kilińskiego 1, Białystok
Część druga: restauracja znajdująca się nie dalej niż w promieniu 1 km od Pałacu Branickich

Składanie ofert:
Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po 7.05.2019 godz. 12:00 nie będą rozpatrywane.
Miejsce:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1 (Kancelaria Ogólna) z dopiskiem "Zapytanie ofertowe nr ADN.0601/COFUND/ImPRESS/1/2019 dotyczy części: …… (należy wpisać numer części). Nie otwierać przed 7.05.2019 godz. 12:00."

Kryteria oceny:
Część pierwsza:
najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia: 100%
Część druga:
najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia: 70%,
odległość restauracji od Pałacu Branickich: 30%

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
2. Okres: 
2019-05-30 - 2019-05-31
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Nauki
Numer pokoju: 
53
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Magdalena Bogdan (email: magdalena.bogdan@umb.edu.pl)
Telefon kontaktowy: 
85 748 56 55 (kontakt telefoniczny od 6.05.2019 r.)
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

a) kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
b) dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia,
c) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik do zapytania ofertowego),
d) propozycję zróżnicowanego menu (część pierwsza),
e) propozycję dwóch menu do wyboru podczas obiadu (część druga).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-05-07 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

• swobodnego wyboru oferty,
• przeprowadzania dodatkowych negocjacji (np. jeśli dwie lub więcej ofert przedstawia taką samą cenę),
• pozostawienia bez rozpatrzenia oferty złożonej po terminie lub niepełnej (np. bez załącznika),
• unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny,
• zmiany liczby uczestników na 1 dzień przed wykonaniem usługi obu części,
• płatność nastąpi za faktyczną liczbę wydanych posiłków (dotyczy części drugiej),
• dopuszcza się zamówienia uzupełniające.

ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_zapytanie_ofertowe_dotyczace_czesci_pierwszej_w_ramach_projektu_pn._miedzynarodowe_interdyscyplinarne_studia_doktoranckie_w_zakresie_biologii_medycznej_oraz_....doc115 KB
formularz_ofertowy_zapytanie_ofertowe_dotyczace_czesci_drugiej_w_ramach_projektu_pn._miedzynarodowe_interdyscyplinarne_studia_doktoranckie_w_zakresie_biologii_medycznej_oraz_....doc116 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_zapytanie_ofertowe_dotyczace_uslug_restauracyjnych_w_ramach_projektu_pn._miedzynarodowe.doc112.5 KB
protokol_zap._ofertowe_z_dnia_29.04.2019_r._impress.doc135.5 KB