Zapewnienie sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów dla uczestników 5 dniowej szkoły letniej realizowanej w ramach projektu pn. „Krajowe, Międzysektorowe Studia Doktoranckie na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”

Nr sprawy: 
AZP/US/20/APP-073/MSD/01/2019
Data (wystawienia): 
2019-05-08
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

I. Nazwa zapytania:

Zapewnienie sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów dla uczestników 5 dniowej szkoły letniej realizowanej w ramach projektu pn. „Krajowe, Międzysektorowe Studia Doktoranckie na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku” (projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Osi priorytetowej III. Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju, działanie 3.2 Studia doktoranckie)

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:
1. zapewnienie sali szkoleniowej na realizację 5-dniowej szkoły letniej dla 10 doktorantów wraz z prowadzącymi
2. zapewnienie wyżywienia w postaci przerw kawowych, obiadów i kolacji dla uczestników szkoły letniej
3. zapewnienie 4 noclegów ze śniadaniem dla 10 doktorantów.

III. Sposób realizacji usługi:

1. Zapewnienie sali szkoleniowej na realizację 5-dniowej szkoły letniej dla 10 doktorantów wraz z prowadzącymi
1.1 Sala szkoleniowa powinna:
- posiadać okna, być przestrzenna i jasna, klimatyzowana
- mieć temperaturę, która będzie dostosowana do potrzeb użytkowników
- być odpowiednio oświetlona: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej
- być wyposażona we flipchart z papierem i flamastrami, ekran, rzutnik multimedialny
- posiadać dostęp do internetu bezprzewodowego
- spełniać warunki BHP i PPOŻ.
1.2 Liczba osób przebywających w sali szkoleniowej oraz godziny rezerwacji sali szkoleniowej w poszczególnych dniach przedstawia poniższa tabela:
Dzień szkoły letniej Liczba osób Godziny rezerwacji sali szkoleniowej
I 11 - 13 11.00-19.00
II 12 - 13 7.45-19.00
III 12 - 13 7.45-19.00
IV 12 - 30 7.45-19.00
V 11 - 13 7.45-16.00

Wielkość sali powinna być dostosowana do wskazanej liczby osób.

1.3 Wykonawca na bieżąco będzie dopasowywał liczbę stołów i krzeseł oraz ich ustawienie do potrzeb uczestników szkoły letniej.
1.4 Sala szkoleniowa musi znajdować się w kompleksie budynków, w którym realizowana będzie usługa noclegowa lub w bliskiej odległości (maksymalnie 500 metrów od miejsca noclegu).
1.5 Wykonawca obowiązany będzie do zapewnienia oznaczenia sali informacjami promocyjnymi dotyczącymi projektu w widocznym miejscu (informacje o realizowanej szkole letniej i/lub plakat i/lub inne informacje przekazany przez Zamawiającego,) zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.
1.6 Sala szkoleniowa oraz budynek, w którym się ona znajduje, powinna zapewniać dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. dostosowanie architektoniczne).
1.7 Koszt wynajmu sali za 1 dzień szkoleniowy nie powinien przekroczyć 100 zł brutto.

2. Zapewnienie wyżywienia w postaci przerw kawowych, obiadów i kolacji dla uczestników szkoły letniej

2.1 Ilość przygotowanych posiłków powinna być zgodna z przedstawionym poniżej zestawieniem liczby osób korzystających z posiłków (przerw kawowych, obiadów i kolacji) w każdym dniu szkoły letniej

DZIEŃ LICZBA OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z
PRZERW KAWOWYCH OBIADÓW KOLACJI
Poniedziałek 11 12 11
Wtorek 12 12 12
Środa 12 12 12
Czwartek 12 32 30
Piątek 11 11 0
2.2 Menu:

• Całodzienna przerwa kawowa:
- bufet słodki - kruche ciastka (min. 2 rodzaje, łączna min. waga 100 gram na 1 osobę), ciasto domowe typu sernik, szarlotka, marcinek, inne ciasta pieczone – min. 2 rodzaje do wyboru (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę),
- napoje gorące – gorąca woda (w ilości dostosowanej do liczby uczestników), kawa, herbata w torebkach (min. 2 rodzaje herbaty w tym jedna czarna i jedna owocowa), dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny w ilości dostosowanej do ilości zamawianej kawy/herbaty
- napoje zimne – woda niegazowana w butelkach (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 300 ml/osoba)
- bufet słodki oraz napoje powinny być uzupełniane sukcesywnie w ciągu dnia, w zależności od potrzeb uczestników szkoły letniej
- łączna cena przerwy kawowej nie może przekroczyć 15 zł brutto/osobę/dzień szkoleniowy.

• Obiad:
- ciepły posiłek powinien składać się z: zupy (min. 350ml/osobę), porcji mięsa lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 200g/osoba, dodatków (np. ziemniaki, ryż, kasza, makaron) o gramaturze nie mniejszej niż 200g/osoba, surówki o gramaturze nie mniejszej niż 200g/osoba oraz napoju (sok/kompot) min. 300 ml/osobę;
- każdego dnia powinny zostać zaserwowane różne posiłki; ponadto informacje o rodzaju posiłku obiadowego (tj. liczbie porcji posiłków mięsnych/bezmięsnych) zostaną przekazane Wykonawcy co najmniej 7 dni przed terminem wskazanym w punkcie 2.10
- każdy posiłek obiadowy powinien być wyporcjowany dla uczestnika, podany na ciepło w naczyniu, z kompletem sztućców i serwetkami;
- cena na jedną osobę nie może przekroczyć 35 zł brutto/dzień szkoleniowy.

• Kolacja:
- W I, II i III dniu szkoły letniej kolacja w formie stołu szwedzkiego powinna obejmować:
* zimny bufet: pieczywo, ser biały, ser żółty, wędliny, pasztety, masło, dżemy, świeże warzywa, sałatki, jajka itp.
* napoje: kawa, herbata, woda, soki
w ilości dostosowanej do liczby osób korzystających z kolacji
- cena kolacji na jedną osobę w I, II, III dniu nie może przekroczyć 35 zł brutto /dzień szkoleniowy

- W IV dniu szkoły letniej kolacja powinna obejmować:

CZĘŚĆ A) Dania serwowane – danie ciepłe mięsne z dodatkiem typu ziemniaki, ryż, kasza, makaron i surówką oraz kompotem – dla 30 osób w cenie do 35 zł brutto/osoba oraz

CZĘŚĆ B) Przekąski (wędliny, pasztety, ryby, sałatki – minimum 2 rodzaje w tym jedna bezmięsna, pieczywo jasne i ciemne, warzywa sezonowe, jajka faszerowane itp.); danie gorące typu pierogi/kartacze/kiszka ziemniaczana na półmiskach; słodki stół: ciasta pieczone (minimum 2 rodzaje), ciastka kruche itp.; napoje: soki, woda, kawa, herbata – dla 30 osób w cenie do 65 zł brutto /osoba, w ilościach dostosowanych do liczby osób

2.3 Wykonawca do każdego rodzaju posiłku zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna i szklana).
2.4 Świadczenie usług żywienia zrealizowane będzie zgodnie z ustawą z dnia 25.08.2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149 z późn. zm.), wyżywienie spełnia wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia.
2.5 Przerwa kawowa powinna być rozstawiona w sali, w której będą realizowane zajęcia w ramach szkoły letniej.
2.6 Przerwa kawowa powinna zostać rozstawiona minimum 15 minut przed rozpoczęciem zajęć w każdym dniu szkoły letniej, zgodnie z następującym harmonogramem:
Dzień szkoły letniej Dostępność przerwy kawowej od godziny:
I 11.00
II 7.45
III 7.45
IV 7.45
V 7.45

2.7 Zamawiający zastrzega, aby posiłki obiadowe podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników spotkania lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników spotkania.
2.8 Posiłki obiadowe powinny być serwowane w tym samym budynku, w którym prowadzone będą zajęcia w ramach szkoły letniej lub w bliskiej odległości od niego (nie większej niż 500 metrów).
2.9 Kolacja powinna być podawana w budynku, w którym znajdują się pokoje hotelowe.
2.10 Planowane godziny podania posiłku obiadowego i kolacji przedstawia poniższa tabela:

Dzień szkoły letniej Planowany czas przerwy obiadowej Planowany czas dostępności kolacji
I 14.45-15.30 19.00-20.30
II 14.50-15.30 19.00-20.30
III 14.50-15.30 19.00-20.30
IV 14.50-15.30 19.30-22.00
V 13.00-13.45 Nie dotyczy

2.11 Na 7 dni przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu na każdy dzień szkoły letniej. Zamawiający w terminie 2 dni dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.
2.12 W czasie realizacji Zamawiający ma prawo do zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób korzystających z wyżywienia +/- o 1 - 2 uczestników każdego dnia. Zamawiający zapłaci za faktyczną ilość zrealizowanych posiłków. Informacja o ostatecznej ilości osób korzystających z wyżywienia zostanie podana najpóźniej na 1 dzień przed terminem realizacji usługi.

3. Zapewnienie 4 noclegów ze śniadaniem dla 10 doktorantów
3.1 Usługa obejmuje 4 noclegi ze śniadaniem dla grupy 10 doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (4 noclegi x 10 osób, łącznie 40 dób hotelowych)
3.2 Wykonawca zapewni noclegi w pokojach jedno – i dwu osobowych tj. 2 pokoje 1-osobowe, 4 pokoje 2-osobowe. Wszystkie osoby powinny być zakwaterowane w jednym budynku, w obiekcie, w którym znajduje się sala szkoleniowa, w której prowadzona będzie szkoła letnia, lub w bliskiej odległości od sali szkoleniowej (do 500 metrów).
3.3 W przypadku pokoi dwuosobowych Wykonawca musi zapewnić dwa oddzielne łóżka.
3.4 Zamawiający planuje zamówienie maksymalnie 40 noclegów (dób hotelowych ze śniadaniem).
3.5 W ramach śniadania Wykonawca zapewni zimny i ciepły bufet (pieczywo, ser biały, ser żółty, wędlina, masło, dżemy, świeże warzywa, parówki, jajecznica, mleko, płatki śniadaniowe itp.) oraz kawa, herbata, soki w ilości dostosowanej do liczby korzystających.
3.6 Śniadanie powinno być dostępne od godziny 7.00
3.7 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości wykorzystywanych noclegów: dopuszcza się skrócenie terminu pobytu i zmniejszenie liczby osób. Ostateczną informację dotyczącą liczebności i okresu pobytu Zamawiający określi najpóźniej 2 dni robocze przed terminem pobytu. Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie za faktycznie wykonaną część zamówienia usługi noclegowej.
3.8 Wymagania dotyczące obiektu noclegowego:
a) Hotel 3* zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku, w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 2166), lub obiekt nie posiadający statusu hotelu, ale świadczący usługi w standardzie równym standardowi trzygwiazdkowego hotelu, wyposażony w bazę noclegową.
b) W ramach usługi noclegu zapewnione będzie śniadanie w miejscu realizacji usługi noclegu, w formie bufetu szwedzkiego. Świadczenie usług żywienia zrealizowane będzie zgodnie z ustawą z dnia 25.08.2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149 z późn. zm.), wyżywienie spełnia wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia.

3.7 Cena na jedną osobę nie może przekroczyć:
- hotel o standardzie 3*: - 360 PLN/1 nocleg za 2 osoby w pokoju 2- osobowym, - 250 PLN/1 nocleg za 1 osobę w pokoju 1-osobowym

4. Płatność realizowana będzie na podstawie faktury wystawionej po realizacji usługi.

IV. Miejsce realizacji usługi
Usługa będzie realizowana w obiekcie znajdującym się w odległości nie większej niż 50 km od Białegostoku, poza obrębem miasta Białystok. Odległość będzie mierzona od adresu siedziby Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku – ul. Jana Kilińskiego 1. Pomiar dokonany zostanie za pomocą strony internetowej Google maps – trasa najkrótsza.

VI. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
a) Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń – złożenie oferty oznacza akceptację treści zapytania.
b) Posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie tj. wykonanie min. 2 usług analogicznych do usługi będącej przedmiotem zamówienia, tj. polegających na zapewnieniu sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów ze śniadaniem w ramach co najmniej 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub zjazdów lub podobnych wydarzeń dla co najmniej 10 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty.
Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie, składając oświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia oraz prawidłowe wykonanie usługi (dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).
c) Posiadają odpowiednie uprawnienia do świadczenia przedmiotowej usługi – o ile istnieje ustawowy obowiązek posiadania takich uprawnień.
d) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do realizacji przedmiotowej usługi.
e) Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej dającej możliwość realizacji zamówienia.
f) Nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym (zgodnie z Załącznikiem 4)

VII. Wymagania dotyczące zatrudnienia
1. Zamawiający przewiduje wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a oraz 29 ust. 4 ustawy PZP
2. Wykonawca realizujący usługę musi spełniać klauzulę społeczną (zgodnie z załącznikiem nr 3), tzn. przez cały okres trwania umowy do realizacji zamówienia będzie zatrudniał na podstawie umowy o pracę co najmniej jedną osobę spośród wymienionych poniżej kategorii:
a) bezrobotne w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i/lub
b) niepełnosprawne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
3. Osoba/osoby zatrudniona/e u Wykonawcy, która/e zostanie/ą wskazana/e do realizacji zamówienia, będzie/będą odpowiedzialna/e za:
- realizację usługi cateringowej (dotyczy w szczególności przygotowywania przerw kawowych i/lub całodziennej obsługi przerw kawowych w każdym dniu szkoły letniej)
- realizację usługi hotelowej (dotyczy w szczególności obsługi recepcji hotelowej i/lub przygotowania i obsługi pokoi hotelowych)

4. Na etapie składania oferty Wykonawca składa: oświadczenie o spełnieniu kryterium klauzuli społecznej (załącznik nr 3).
5. Uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust 3a oraz art. 29 ust 4 ustawy PZP oraz sposób dokumentowania zatrudnienia osób:
1) Najpóźniej na 3 dni przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów :
- zaświadczenia z właściwego im urzędu pracy – w przypadku osób bezrobotnych;
- orzeczenia o niepełnosprawności wydanego przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności, lub orzeczenia o całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy wystawionego przez lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego dokumentu określonego w analogicznych przepisach państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Orzeczenie powinno zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracownika, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr. PESEL pracowników). Informacje takie jak: oznaczenie zespołu, który wydał orzeczenie, datę wydania orzeczenia, podstawę prawną wydania orzeczenia, symbol przyczyny niepełnosprawności, stopień niepełnosprawności, okres, na jaki orzeczono niepełnosprawność/stopień niepełnosprawności, powinny być możliwe do zidentyfikowania – w przypadku osób niepełnosprawnych
- potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę kserokopię umowy/umów o pracę z zakresem obowiązków zawartej z osobą/osobami, która/e będzie/będą realizowała/y zamówienia oraz oświadczenie osoby/osób o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją zamówienia. Należy jednak pamiętać, że osoba ta musi wyrazić zgodę na dostęp przez Zamawiającego do swoich danych osobowych. Osoba, która takiej zgody nie wyrazi nie może brać udziału w realizacji zamówienia. Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr. PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania.

2) Na etapie realizacji umowy wykonawca musi złożyć łącznie z fakturą za wykonaną usługę dokumenty potwierdzające, że dana/e osoba/y zaangażowana/e była/y w realizację zamówienia. Dokumentami tymi są:
a) oświadczenie wykonawcy, o uczestniczeniu danej osoby w realizacji zamówienia, zatrudnionej w oparciu o umowę o pracę;
b) oświadczenie osoby, że uczestniczyła w realizacji zamówienia.

W przypadku niezłożenia przez wykonawcę, łącznie z fakturą oświadczeń o których mowa w punkcie 2 lub złożenia oświadczeń niezgodnych z prawdą, zostanie na niego nałożona kara w wysokości 50% wartości faktury. Kara zostanie potrącona z należności wynikającej z faktury.

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli sposobu wykonania zamówienia w związku z wypełnieniem klauzul społecznych poprzez zbadanie rzeczywistych warunków jego wykonania. W związku z tym Zamawiający zastrzega sobie prawo wstępu do siedziby wykonawcy lub innego miejsca wykonania zamówienia w celu weryfikacji rzeczywistego udziału ww. osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę przy wykonaniu zamówienia
W przypadku niespełniania klauzuli społecznej w trakcie kontroli realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega prawo do nałożenia sankcji w wysokości 50% wartości faktury. Kara zostanie potrącona z należności wynikającej z faktury.

VIII. Sposób dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu

Wykonawca potwierdzi spełnienie warunków określonych w pkt. VI poprzez złożenie oświadczeń
na formularzu ofertowym oraz dołączenie wraz z ofertą oświadczenia zgodnego z wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.

IX. Wykluczenie z udziału w postępowaniu

W sytuacji nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz nie spełnienia klauzuli społecznej Wykonawca zostanie wykluczony z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

X. Przygotowanie oferty

1. Oferta musi być złożona wg wzoru na Formularzu Ofertowym – Załącznik nr 2.
2. Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być opatrzone pieczęcią i/lub podpisem uprawnionego (-ych) przedstawiciela (-li) Wykonawcy.
3. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty lub przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
4. Cenę należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena podana w ofercie:
- nie podlega zmianom przez cały okres trwania umowy;
- jest ceną brutto;
- obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
5. Postępowanie dotyczy wyboru jednego Wykonawcy.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XI. Nazwa i kody CPV:

- Hotelarskie usługi noclegowe – (kod CPV 55110000-4)
- Zapewnienie wyżywienia oraz organizacja serwisu kawowego (kod CPV 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)
- Zapewnienie sali szkoleniowej (kod CPV 55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji).

XVI. Kryteria oceny ofert

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następującego kryterium:

1) cena brutto za realizację usługi (PC) - 60%,
W formularzu ofertowym Wykonawca podaje ceny brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

2) doświadczenie w realizacji usług (DOŚW)– 40%

XVII. Opis sposobu przyznawania punktacji

1. Ocenie zostaną poddane oferty niepodlegające odrzuceniu.

2. Ilość punktów PC, jaką otrzyma rozpatrywana i oceniana oferta w kryterium „cena”, zostanie wyznaczona według wzoru:
PC = (CN / CR ) x 60
gdzie:
CN – najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu,
CR – cena oferty rozpatrywanej,
60 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta wg. kryterium cena 60 %.

Dla porównania ofert Zamawiający przyjmie całkowitą cenę brutto.

3. Ilość punktów DOŚW, jaką otrzyma rozpatrywana i oceniana oferta w kryterium „doświadczenie w realizacji usług – 40%
W kryterium „Doświadczenie w realizacji usług” ocena zostanie dokonana na podstawie opisu dotychczasowej działalności Wykonawcy opartej na wykonaniu min. 2 usług analogicznych do usługi będącej przedmiotem zamówienia, tj. polegających na zapewnieniu sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów ze śniadaniem w ramach co najmniej 2-dniowych szkoleń lub konferencji lub zjazdów lub podobnych wydarzeń dla co najmniej 10 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty.

Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
a) 2 zrealizowane usługi: 0 punktów
b) 3 - 5 zrealizowanych usług: 20 punktów
c) 6 - 8 zrealizowanych usług: 30 punktów
d ) 9 i więcej zrealizowanych usług: 40 punktów

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium, Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (załącznik nr 2) liczbę zrealizowanych usług. Zamawiający zastrzega możliwość do zażądania od Wykonawcy kopii referencji, protokołów odbioru itp. potwierdzających posiadane doświadczenie oraz prawidłowe wykonanie usługi (dokumenty potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę). W razie gdy Wykonawca w formularzu ofertowym nie wpisze liczby zrealizowanych usług, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca posiada doświadczenie w minimalnym zakresie i przyzna Wykonawcy 0 pkt.

4. Jako oferta najkorzystniejsza wybrana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów P obliczoną według wzoru:

P = PC + DOŚW

Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Usługa realizowana będzie w terminie 9-13.09.2019. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu realizacji usługi, o czym Wykonawca zostanie poinformowany minimum 3 tygodnie przed wskazanym powyżej terminem realizacji usługi.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego, 15-087 Białystok,

Dział: 
Dział Projektów Pomocowych; Dział Zamówień Publicznych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Marta Olędzka- Szewczyk, Katarzyna Turkowicz
Telefon kontaktowy: 
85 748-55-22; 85 748 56 25
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z zamawiającym (załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego)
 Oświadczenie o spełnianiu klauzuli społecznej (załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego)
 Pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej w niniejszym postępowaniu Wykonawcę –jeśli dotyczy.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-05-16 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
1. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem „Zapewnienie sali szkoleniowej, wyżywienia oraz noclegów ze śniadaniem dla 10 doktorantów uczestniczących w szkole letniej realizowanej w ramach projektu pn. „Krajowe, Międzysektorowe Studia Doktoranckie na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”, sprawa nr AZP/US/20/APP-073/MSD/01/2019 - Nie otwierać przed dniem 16.05.2019 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie

ZałącznikWielkość
zal._nr_1_-_szczegolowy_opis_przedmiotu_zamowienia.docx117.17 KB
zal._nr_2_-_formularz_ofertowy.docx98.77 KB
zal._nr_3_-_oswiadczenie_o_spelnianiu_klauzuli_spolecznej.docx91.46 KB
zal._nr_4_-_oswiadczenie_o_braku_powiazan_kapitalowych_lub_osobowych_z_zamawiajacym_-_kopia.docx91.48 KB
zal._nr_5_-wzor_umowy.docx114.18 KB
inf._o_uniewaznieniu.docx92.9 KB
zestawienie_ofert.docx93.9 KB