Zapewnienie dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców

Nr sprawy: 
AWM/NAW/25/2019/TM
Data (wystawienia): 
2020-01-09
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
dostawy
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zapytanie ofertowe:
na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843).

Kod CPV:
22212000-9 – Czasopisma

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Dostawy

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców, wymienionych w załączniku A do formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2) Zadanie jest finansowane w ramach dwóch projektów finansowanych przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach programu Welcome to Poland pt. „Go Global! Wzmacnianie procesów umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku” oraz pt. „Umiędzynarodowienie 2.0. Nowa jakość w budowaniu kultury umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku”
3) Wykonawca zapewni dostęp do pełnych tekstów czasopism elektronicznych zgodnie z listą adresów IP znajdujących się w załączniku nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego.
4) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wszelkie umowy licencyjne wymagane przez wydawców wraz z ich tłumaczeniem na język polski w terminie 14 dni od podpisania umowy. Niedostarczenie w terminie umów licencyjnych nie może być wskazywane jako podstawa opóźnienia w dostępie do prenumerowanych tytułów online.
5) Zamawiający będzie miał prawo uprawnionym użytkownikom (pracownicy oraz studenci, doktoranci i słuchacze studiów podyplomowych UMB) zapewnić dostęp do czasopism z dowolnego komputera poprzez serwer proxy.
6) Usługa polegająca na zapewnieniu dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców będzie realizowana w okresie od 1 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2021 r. (23 miesiące).
7) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Dodatkowo, Wykonawca jest zobligowany do wypełnienia załącznika A do formularza ofertowego, w którym należy wskazać ceny brutto za poszczególne czasopisma oraz udzielić informacji czy wydawca wymaga dodatkowo podpisania umowy licencyjnej oraz czy wydawca gwarantuje dostęp wieczysty do wykupionych treści.
8) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
II. Kryteria wyboru ofert

1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
- Cena oferty – max. liczba – 60 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda łączną cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia;
- Czas realizacji reklamacji (w godzinach) - max. liczba – 40 pkt. – w formularzu ofertowym Wykonawca zaznaczy jedną z trzech opcji dotyczących czasu realizacji reklamacji (w godzinach).
2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda łączną cenę brutto za zapewnienie dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców, wymienionych w załączniku A do formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 60;
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 60 punktów.
3) Zasady oceny kryterium „Czas realizacji reklamacji (w godzinach)”
- W kryterium „Czas realizacji reklamacji (w godzinach)” ocena zostanie dokonana na podstawie zadeklarowanego czasu rozpatrywania reklamacji (w godzinach), wg poniższego podziału:
Czas realizacji reklamacji (w godzinach):
a) do 48 godzin – 40 pkt
b) powyżej 48 godzin do 72 godzin – 5 pkt
c) powyżej 72 godzin – 0 pkt
4) Maksymalna liczba punktów do uzyskania w ramach obu kryteriów to 100.
Zostanie wybrana oferta z największą łączną liczbą punktów.

III. Termin wykonania zamówienia:

31 grudnia 2021 r.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;
- Wykonawca winien wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie – wykonał co najmniej 1 zamówienie obejmujące dostawę w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia. Przez dostawy w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia Zamawiający rozumie co najmniej: 1 dostawę odpowiadającą swoim rodzajem dostawie, stanowiącej przedmiot zamówienia opisany w I. Zapytanie ofertowe – przedmiot zamówienia ust. 2. o wartości min. 115 000,00 zł brutto (słownie: sto piętnaście tysięcy zł i 00/100), wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku zamówień wykonywanych zrealizowana wartość umowy nie może być mniejsza niż wartość podana powyżej.
W przypadku podania kwoty w walucie obcej, Wykonawca ma obowiązek przeliczyć tą wartość na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych (http://zamowienia.umb.edu.pl/).

Sposób dokonania oceny spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi na podstawie dokumentów złożonych przez Wykonawców i oparty będzie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje);

4. Termin składania ofert (data i godzina):

NOWY TERMIN SKŁADANIA OFERT:
22 stycznia 2020 r. (środa) godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego”.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Zapewnienie dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/25/2019/TM. Nie otwierać przed 22 stycznia 2020 r., godz. 15.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy;
- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.
- Załącznik nr 5 – Lista adresów IP

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2021-12-31
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego pierwszego grudnia dwa tysiące dwudziestego pierwszego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-01-22 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Zapewnienie dostępu do pełnych tekstów czasopism elektronicznych, wydawanych przez różnych wydawców – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/25/2019/TM. Nie otwierać przed 22 stycznia 2020 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
wzor_umowy_-_czasopisma.doc154 KB
zalacznik_a_do_formularza_ofertowego.xls112.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc128.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy-czasopisma.doc144.5 KB
lista_ip_-_zalacznik_nr_3_do_umowy.doc67.5 KB
informacja_o_wydluzeniu_terminu_skladania_ofert.pdf206.09 KB
zapytanie_ofertowe-czasopisma_--_wydluzony_termin.docx118.68 KB
informacja_na_temat_wybory_wykonawcy.pdf196.4 KB