Zamieszczenie informacji o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku w globalnej wyszukiwarce informacji o uczelniach w ramach projektu pt. „Azymut Ameryka. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na rynku amerykańskim i kanadyjskim” (NAWA)

Nr sprawy: 
AWM/NAW/22/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-12-20
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest usługa zamieszczenia informacji o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku w globalnej wyszukiwarce informacji o uczelniach.
2) Celem działania jest wzmocnienie procesu rekrutacji studentów z zagranicy na anglojęzyczny kierunek studiów: medycyna prowadzony przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.
3) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Azymut Ameryka. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na rynku amerykańskim i kanadyjskim” finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Promocja Zagraniczna.
4) Tekst, grafikę oraz treści merytoryczne do zamieszczenia w globalnej wyszukiwarce przekaże Zamawiający Wykonawcy po zaakceptowaniu formularza ofertowego i złożeniu zamówienia.
5) W ramach usługi, Wykonawca we współpracy z Zamawiającym stworzy profil Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zgodnie z wymogami Zamawiającego.
6) Okres umieszczenia informacji o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku – 12 miesięcy.
7) Liczba kierunków kształcenia, o którym zostaną zamieszczone informacje – 1 kierunek (anglojęzyczny kierunek lekarski 6-letni)

8) Umieszczenie profilu uniwersyteckiego zawierającego szczegółowe informacje na temat uniwersytetu. Profil musi zakładać możliwość wstawienia co najmniej 1 filmu promocyjnego anglojęzycznego, galerię zdjęć (co najmniej 30), informacje tekstowe o uniwersytecie, linki. Informacje tekstowe o uniwersytecie będą zawierały informacje o ofercie edukacyjnej, potencjale naukowym i badawczym, infrastrukturze oraz informacje na temat studiów anglojęzycznych prowadzonych w ramach English Division Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, organizacji roku akademickiego, zestaw praktycznych wskazówek dotyczących funkcjonowania społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, odnośniki do mediów społecznościowych Uczelni, linki do materiałów promocyjnych online tj. broszur/ulotek/informatorów.
9) Profil powinien zawierać pole do wpisywania i przesyłania pytań od kandydatów odwiedzających profil Uczelni, które będą przesyłane na wskazane e-maile przedstawicieli Zamawiającego.
10) Wymogiem jest, aby minimalna liczba odwiedzających portal w 2018 r. wynosiła co najmniej 2 miliony.
11) Program studiów anglojęzycznych na kierunku medycyna zostanie zindeksowany na portalu zawierającym wyszukiwarkę wszystkich programów studiów typu Master z całego świata, prowadzonych w języku angielskim oraz w ramach kryterium: medycyna lub podobnej kategorii obejmującej swoim zakresem studia medyczne.
12) Będzie istniała możliwość aktualizacji danych zamieszczonych na profilu, dowolną ilość razy, zgodnie z dyspozycją Zamawiającego.
13) Na profilu Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku nie mogą być wyświetlane reklamy / bannery innych klientów wyszukiwarki.
14) W ramach usługi, Zamawiający będzie otrzymywać miesięczne raporty dotyczące rezultatów kampanii promocyjnej, w szczególności statystyki, łącznie z informacją o kraju, skąd były wejścia na profil Uczelni przez osoby odwiedzające.
15) Wykonawca oddeleguje osobę, która będzie odpowiedzialna za współpracę z Zamawiającym, w tym za pomoc w utworzeniu profilu Uczelni, aktualizację profilu, optymalizację zakresu informacji na profilu Uczelni.
16) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
17) Wykonawca do formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 1 dołączy szczegółowy opis proponowanych funkcjonalności, w tym wizualizację przykładowego profilu uczelni oraz statystyki odwiedzin portalu w 2018 r.
18) Płatność z tytułu realizacji usługi nastąpi w ciągu 30 dni od wystawienia faktury za 12 miesięcy kampanii (przekazanie faktury do Zamawiającego nastąpi w ciągu 14 dni od uruchomienia pełnego profilu Zamawiającego na portalu).
II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

Zostanie wybrana oferta najtańsza spośród ofert spełniających wymogi opisane w ustępie 2 (Opis przedmiotu zamówienia). W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

20 dni od dnia akceptacji Wykonawcy i złożenia zamówienia przez Zamawiającego (okres, w którym zostanie utworzony profil Uczelni). Profil Uczelni będzie umieszczony przez 12 miesięcy.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (dokument rejestrowy);
- dysponowanie co najmniej jedną osobą (tj. dedykowanym menedżerem kampanii), posiadającą co najmniej dwuletnie doświadczenie w zakresie obsługi portalu dedykowanego uczelniom oraz współpracy z klientem.
- prowadzenie globalnej wyszukiwarki informacji o programach kształcenia na całym świecie – wyszukiwarka musi działać od co najmniej 3 lat, powinna zawierać indeks uczelni z co najmniej 30 krajów świata oraz obejmować informacje o co najmniej 300 szkołach wyższych z całego świata.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Michał Dobrowolski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 52 21, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego dokumentu potwierdzającego uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego);
- szczegółowy opis proponowanych funkcjonalności, w tym wizualizację przykładowego profilu uczelni oraz statystyki odwiedzin portalu w 2018 r.
4. Termin składania ofert (data i godzina):

10 stycznia 2020 r. (piątek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane e-mailem w formie skanu dokumentu, pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail.

a) Oferty składane osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej należy złożyć w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1,
15-089 Białystok.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Wyszukiwarka globalna - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/22/2019/TM. Nie otwierać przed 10 stycznia 2020 r., godz. 15.00”.

b) Oferta może zostać przesłana również pocztą elektroniczną w postaci zeskanowanych dokumentów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
20 dni od dnia akceptacji Wykonawcy i złożenia zamówienia przez Zamawiającego (okres, w którym zostanie utworzony profil Uczelni). Profil Uczelni będzie umieszczony przez 12 miesięcy.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Michał Dobrowolski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 52 21, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Michał Dobrowolski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego dokumentu potwierdzającego uprawnienie do prowadzenia działalności gospodarczej;
- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego);
- szczegółowy opis proponowanych funkcjonalności, w tym wizualizację przykładowego profilu uczelni oraz statystyki odwiedzin portalu w 2018 r.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-01-10 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Oferty mogą zostać przesłane e-mailem w formie skanu dokumentu, pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego. 5. Miejsce: Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail. a) Oferty składane osobiście lub za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej należy złożyć w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Wyszukiwarka globalna - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/22/2019/TM. Nie otwierać przed 10 stycznia 2020 r., godz. 15.00”. b) Oferta może zostać przesłana również pocztą elektroniczną w postaci zeskanowanych dokumentów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_-_wyszukiwarki_globalne.doc376.5 KB
formularz_ofertowy_-_wyszukiwarki_globalne.doc93.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc77.5 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf158.88 KB