Wykonanie zlecenia na potrzeby konferencji organizowanej w ramach projektu pn. „Opracowanie metody wykrywania markerów wskazujących na predyspozycję do rozwoju insulinooporności”

Nr sprawy: 
ANZ.0601/POIG/UD/6/1/2014
Data (wystawienia): 
2014-05-30
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Do zadań Wykonawcy należy wykonanie zlecenia polegającego na udostępnieniu i przygotowaniu pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia konferencji, oferowaniu usługi gastronomicznej, usługi hotelowej oraz usługi tłumaczenia symultanicznego na potrzeby konferencji zamykającej realizację projektu pn. „Opracowanie metody wykrywania markerów wskazujących na predyspozycję do rozwoju insulinooporności” w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007 – 2013, Priorytet 1. „Badania i rozwój nowoczesnych technologii”, Działanie 1.3. „Wsparcie projektów B+R na rzecz przedsiębiorców realizowanych przez jednostki naukowe”, Poddziałanie 1.3.1 „Projekty rozwojowe”.

1. Wymagania ogólne:


a) liczba konferencji: 1,
b) miejsce konferencji: Białystok, Sala konferencyjna (klimatyzowana) w hotelu, wraz z przestrzenią wspólną (w tym foyer, wydzielone pomieszczenie na usługi cateringowe). Obiekt, w którym znajduje się sala konferencyjna musi spełniać wymogi w zakresie dostępu osób niepełnosprawnych. W budynku gdzie obędzie się konferencja Wykonawca zapewni szatnię z obsługą, a w bezpośrednim sąsiedztwie parking dla co najmniej 20 samochodów osobowych (dokładne miejsce konferencji zobowiązany jest wskazać Wykonawca w złożonej ofercie),
c) liczba dni dla jednej konferencji: 2 dni,
d) termin konferencji: I dzień - 25 września 2014 r., II dzień – 26 września 2014 r.,
e) liczba uczestników: w I dniu - 100 osób; w II dniu - 100 osób
f) czas trwania konferencji:
w I dniu godz. 11.00 – 16.00 (spotkanie ok. 40 osób), 17-19:30 (oficjalne otwarcie konferencji, ok. 100 osób)
w II dniu godz. 9.30 – 17.15 (ok. 100 osób)
g) ramowy plan godzinowy konferencji:


w I dniu:


11.00 – 11.30 – rejestracja uczestników, bufet kawowy
11:30 – 11:45 – powitanie uczestników konferencji
11.45 – 12.45 – wystąpienia, moduł 1
12.45 – 13.00 – bufet kawowy
13.0 – 14.00 – wystąpienia, moduł 2
14.00 – 14.30 – dyskusja, zakończenie
14.30 – 16.00– przerwa obiadowa

16.00-17.00 – rejestracja uczestników, bufet kawowy
17.00-17.15 – oficjalne powitanie uczestników konferencji
17.15-19.30 – wystąpienia, moduł 3


w II dniu:


9.30 – 11.30 – wystąpienia, moduł 1
11:30 – 12:00 – bufet kawowy
12.00 – 14.00 – wystąpienia, moduł 2
14.30 – 16.00 – przerwa obiadowa
16.00 – 17.00 – wystąpienia, moduł 3
17.00 – 17.15 – dyskusja, zakończenie


h) zapewnienie poczęstunku w I i II dniu: bufet kawowy + obiad + kolacja
i) język konferencji: język polski i język angielski.
j) Wykonawca zorganizuje stanowisko do rejestracji uczestników, przy którym uczestnicy konferencji będą podpisywali listy obecności, otrzymają materiały konferencyjne.


2. Zapewnienie pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia konferencji oraz zapewnienie powierzchni na zorganizowanie poczęstunku dla uczestników


a) W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca odpowiada za zapewnienie na potrzeby konferencji:
- klimatyzowanej sali konferencyjnej: w I dniu dla 40 uczestników w godzinach 11.00 – 14.00 oraz dla 100 uczestników w godzinach 17.00-19.30, w II dniu dla 100 uczestników w godzinach. 9:30 – 17.15 (zapewnienie dostępności sali w I i II dniu musi obejmować godziny od 8.30 do 19.30 w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych),
- wielkość sali powinna być dostosowana do liczby uczestników, sala powinna zostać wyposażona w w 100 krzeseł, w ustawieniu teatralnym. Zamawiający zastrzega sobie możliwość innego, niestandardowego ustawienia krzeseł w sali – po uprzednim uzgodnieniu między Wykonawcą a Zamawiającym,
- w sali Wykonawca umieści stół prezydialny (w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok ekranu) dla ok. 4 - 8 osób. Stół powinien być przykryty suknem, przy stole krzesła dla prowadzących. Na stole Wykonawca przygotuje laptop z pilotem i z dostępem do Internetu, wskaźnik laserowy, 3 mikrofony stacjonarne i 2 mikrofony przenośne,
- sala powinna zostać wyposażona w stół do prezentacji/miejsce dla prelegenta,
- sala powinna być wyposażona w nagłośnienie, projektor multimedialny, ekran, tablicę typu „flipchart”, oraz posiadać możliwość zaciemnienia pomieszczenia pod kątem realizowanych prezentacji.
b) Wykonawca odpowiada za właściwą aranżację sali, uwzględniającą konieczność sprawnego przemieszczania się uczestników konferencji oraz optymalne ustawienie elementów wyposażenia technicznego (multimedia, oświetlenie, nagłośnienie, itp.),
c) Wykonawca zapewni, że sala konferencyjna wraz z pomieszczeniami pomocniczymi i dodatkową przestrzenią przeznaczoną na poczęstunek będą przeznaczone wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji,
d) Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania sali restauracyjnej czy też korytarza do celów przeprowadzenia konferencji,
e) Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie sali oraz jej uprzątnięcie po zakończeniu konferencji,
f) Wykonawca w pobliżu sali, w której będzie odbywać się konferencja, przygotuje foyer/lobby lub salę/pomieszczenie o powierzchni odpowiedniej do liczby przewidzianych gości, w którym odbędzie się poczęstunek (bufet kawowy, obiad, kolacja); pomieszczenie to:
- powinno umożliwić swobodne przemieszczanie się osób w trakcie poczęstunku,
- powinno umożliwiać rozstawienie stolików koktajlowych (ilość stolików odpowiednia do liczby gości), bufetu/ów i/lub stanowisk z napojami zimnymi i ciepłymi,
- powinno być klimatyzowane.
g) Wykonawca zapewni łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane pomieszczenia: szatnię (wraz z obsługą) oraz toalety dla gości,
h) Wykonawca zapewni właściwe oznakowanie sali konferencyjnej i drogi prowadzącej do niej z głównego wejścia.


3. Udostępnienie wyposażenia technicznego na potrzeby konferencji wraz z obsługą techniczną


a) Wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie techniczne do realizacji prezentacji multimedialnych (w tym: ekran, rzutnik multimedialny, laptop z pilotem, mikrofony stacjonarne (3) i przenośne (2), dostęp do Internetu bezprzewodowego Wi-Fi, tablicę typu flipchart,
b) Wykonawca zapewni niezbędne urządzenia nagłaśniające w liczbie wynikającej z programu konferencji oraz rozmiarów sali, włączając w to także urządzenia rezerwowe,
c) oświetlenie i nagłośnienie sali musi być dostosowane do charakteru i potrzeb konferencji,
d) Wykonawca zapewni obsługę techniczną urządzeń udostępnianych na potrzeby konferencji. Liczbę pracowników obsługi technicznej Wykonawca określi na podstawie własnego doświadczenia,
e) Wykonawca odpowiada za zabezpieczenie elementów technicznych, wprowadzonych przez niego na salę, tak by z jednej strony nie stanowiły zagrożenia dla życia i zdrowia uczestników konferencji (kable, lampy, reflektory itp.), a z drugiej nie naruszały estetyki miejsca i rangi wydarzenia,
f) Wykonawca odpowiada za koordynację i sprawność działania urządzeń i personelu obsługi technicznej,
g) do zadań Wykonawcy należy także pozyskanie niezbędnych pozwoleń na czynności związane z organizacją konferencji, w tym na: nagłośnienie, oświetlenie, robienie zdjęć oraz Wykonawca wyraża zgodę na wykorzystanie i upowszechnianie znaków, nazwy i wizerunku obiektu na zdjęciach z konferencji,
h) jeśli z punktu widzenia wymogów technicznych (związanych m.in. z oświetleniem, nagłośnieniem, klimatyzacją, itp.) zaistnieje konieczność przygotowania/wynajęcia innych pomieszczeń wraz z odpowiednim wyposażeniem, Wykonawca odpowiada za spełnienie tych wymogów w ramach niniejszego zamówienia.


4. Usługi gastronomiczne dla uczestników konferencji


a) Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom w trakcie konferencji wyżywienie wraz z obsługą kelnerską oraz z serwisem gastronomicznym, tj. przygotowanie pomieszczenia i sprzątaniem.
b) Zarówno w trakcie kawy powitalnej (bufet kawowy), obiadu jak i kolacji Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną i bezkolizyjną obsługę oraz zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań.
c) Menu serwowane w czasie kolacji I i II dnia konferencji nie może być identyczne.
d) Przy serwowaniu posiłków Zamawiający wyklucza możliwość wykorzystania przez Wykonawcę sztućców i naczyń jednorazowego użytku, w tym wykonanych z plastiku (wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, napoje zimne serwowane będą w szklankach, do konsumpcji zostaną przygotowane sztućce metalowe, użyta zastawa nie będzie uszkodzona.


Bufet kawowy
a) podczas konferencji, Wykonawca zapewni bufet kawowy dla przewidzianej liczby uczestników w danym dniu, tj. w I dniu w godz. 11.00-13.00 bufet kawowy dla 40 osób, w godz. 16.00-17.00 dla 100 osób; w II dniu bufet kawowy dla 100 osób,
b) w ramach bufetu kawowego będzie zapewniona: kawa, herbata (serwowana w termosach konferencyjnych z pompką, warnikach lub zaparzaczach), mleko do kawy, cytryna, cukier, napoje zimne (w tym butelkowana woda mineralna, gazowana i niegazowana) oraz soki owocowe (co najmniej 2 do wyboru), ciastka deserowe (co najmniej 2 rodzaje). Bufet kawowy będzie serwowany w wydzielonej sali w formie szwedzkiego bufetu,
c) wszystkie wymienione produkty winny być zapewnione w takich ilościach, aby wystarczyły do końca każdej przerwy kawowej.


Obiad
Obiad w I dniu dla 40 osób, w II dniu dla 100 osób jednocześnie w miejscu organizacji konferencji.
a) obiad dla gości będzie serwowany w formie szwedzkiego bufetu we foyer lub w wydzielonej sali. W menu w I dniu powinny się znaleźć przynajmniej: 2 rodzaje przystawek, 1 rodzaj zupy, 2 dania główne (mięsne i bezmięsne), dodatki (np. ziemniaki, ryż, pieczywo), sałatki (3 rodzaje), ciastka deserowe i owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata.
W menu w II dniu powinny się znaleźć przynajmniej: 4 rodzaje przystawek, 2 rodzaje zup, 4 dania główne (2 mięsne i 2 bezmięsne), dodatki (np. ziemniaki, ryż, pieczywo), sałatki (3 rodzaje), ciastka deserowe i owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata.
b) menu powinno odpowiadać przewidzianej liczby uczestników konferencji,
c) obiad będzie serwowany w I i II dniu w godzinach 14.30-16.00
d) najpóźniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem konferencji, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu obiadu do zatwierdzenia.


Kolacja
Kolacja w I i II dniu dla 100 osób jednocześnie w miejscu organizacji konferencji.
a) kolacja dla gości będzie serwowana w formie szwedzkiego bufetu w wydzielonej sali. W menu powinny się znaleźć przynajmniej: 4 rodzaje przystawek, 4 dania główne (2 mięsne i 2 bezmięsne), dodatki (np. ziemniaki, ryż, pieczywo), sałatki (3 rodzaje), ciastka deserowe i owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata, wino białe i czerwone.
b) menu powinno odpowiadać przewidzianej liczbie uczestników konferencji,
c) kolacja w I i II dniu będzie serwowana w godzinach 20.00-23.00,
d) najpóźniej 10 dni roboczych przed planowanym terminem konferencji, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu menu kolacji do zatwierdzenia,


5. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego (z języka polskiego na angielski).


Wykonawca zapewni sprzęt niezbędny do przeprowadzenia tłumaczenia symultanicznego dla maximum 10 osób. Zamawiający informuje, iż wycena tej części zamówienia będzie podzielona na dwie części. I część – wycena kosztów kabiny tłumaczy wraz aparaturą, II część- wycena ilości odbiorników do tłumaczenia ze słuchawkami. Zamawiający informuje, iż w ofercie Wykonawca musi wycenić maksymalną ilość odbiorników przy czym zamawiający zastrzega sobie, że zapłata nastąpi za faktyczną ilość użytkowanych odbiorników.


6. Usługi dodatkowe


a) udostępnienie sali w II dniu na potrzeby zorganizowania konferencji prasowej – 1 godz.;
b) Wykonawca udostępni Zamawiającemu salę konferencyjną w celu rozstawienia tabliczek identyfikacyjnych/wizytowników dla ekspertów/prelegentów (z imieniem i nazwiskiem, funkcją, nazwą instytucji)
c) Wykonawca wyraża zgodę na rozstawienie przez Zamawiającego elementów wizualizacji konferencji, według poniższej specyfikacji:
- w głównym holu hotelowym (hol recepcyjny) - 1 rollup,
- w sali konferencyjnej - 1 rollup,
- w holu przed salą konferencyjną - 1 rollup.
d) wynajęcie dla ok. 30 uczestników konferencji pokoi jednoosobowych - nocleg 25/26 września 2014 r. i dla ok. 30 uczestników konferencji pokoi jednoosobowych - nocleg 26/27 września 2014 r.
Listę osób korzystających z noclegów Zamawiający przekaże Wykonawcy 7 dni przed konferencją.
 

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
2. Okres: 
2014-09-25 - 2014-09-26
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. J. Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Nauki i Współpracy Międzynarodowej
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Ewa Andruszkiewicz
Telefon kontaktowy: 
85 748 54 11
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2014-06-06 14:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Ofertę można składać: - osobiście lub za pośrednictwem poczty/kuriera na adres: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po ww. terminie nie będą rozpatrywane. Na kopercie należy koniecznie zamieścić napis: „Dział Nauki i Współpracy Międzynarodowej. Nie otwierać do 06.06.2014 do godziny 14.00”.
Pokój numer: 
Kancelaria UMB
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny,
  • pozostawienia bez rozpatrzenia ofert niepełnych (np. bez wymaganych załączników).
ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_pomieszczenia_i_gastronomia.doc129.5 KB