Wykonanie oprogramowania Systemu Obsługi Konferencji na "12th Białystok Medical Congress for Young Scientists, 2017"

Nr sprawy: 
11/ARKNOW/2017
Data (wystawienia): 
2017-01-12
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie i utrzymanie Systemu wspomagania konferencji "12th Białystok Medical Congress for Young Scientists, 2017" (zwanego dalej systemem) w okresie od 01.02.2017 do 15.05.2017.
Wymagane funkcje:
– możliwość wyboru języka obsługi polski/angielski
– możliwość edycji podstawowych danych konferencji
– możliwość założenia indywidualnego konta z loginem i hasłem przez każdego uczestnika
– rejestracja on-line uczestników z możliwością wyboru typu uczestników czynnych (student UMB, student innej uczelni, doktorant) i biernych, możliwość aktualizacji danych, nadanie każdemu uczestnikowi osobnego ID, wprowadzanie danych potrzebnych do wystawienia faktur- pola określone przez organizatora
– dobór kosztów uczestnictwa w zależności od typu uczestnika
– rejestrowanie abstraktów (formularz zawiera określone przez organizatora pola mające na celu przesłanie pliku z treścią abstraktu, możliwość ograniczenia liczby słów w całym abstrakcie, informacji o autorze, organizacji którą reprezentuje, informacji o promotorze)
– możliwość wyboru przez uczestnika sesji tematycznej, do której powinien zostać przydzielony abstrakt oraz możliwość zmiany sesji przez administratora.
- możliwość przydzielania abstraktów do sesji przez administratora oraz eksportu do oddzielnych plików Microsoft Word list uczestników prezentujących w poszczególnych sesjach
- możliwość edycji abstraktu przez administratora
- możliwość recenzji abstraktów
– korelacja uczestnik abstrakt, abstrakt uczestnik
– system masowej wysyłki korespondencji elektronicznej – potwierdzenie rejestracji, potwierdzenie przyjęcia każdego abstraktu, wiadomość o odrzuceniu abstraktu, potwierdzenie wpłynięcia opłaty rejestracyjnej, potwierdzenie aktualizacji danych, wiadomość o przydzieleniu abstraktu do sesji
– możliwość eksportu abstraktów z każdej sesji tematycznej do osobnych plików Microsoft WORD. Plik z eksportu powinien zawierać wszystkie zaakceptowane, abstrakty z danej sesji.
– płatności- na profilu uczestnika możliwość odznaczenia, że wpłata została dokonana oraz wpisania kwoty, jaką dany uczestnik wpłacił
– generowanie identyfikatorów dla różnych kategorii uczestników
- generowanie certyfikatów dla poszczególnych uczestników
– raporty, zestawienia, statystyki, możliwość wyboru przez administratora informacji o uczestnikach zawartych w danym raporcie, import do programu Microsoft Excel
– recepcja uczestników (możliwość oznaczenia w bazie obecności danego uczestnika na konferencji, informacja o wydrukowanym identyfikatorze)
– system powinien spełniać wymagania GIODO w zakresie ochrony danych osobowych

Dodatkowo system będzie posiadał co najmniej następujące funkcjonalności:
- obsługa dowolnych urządzeń mobilnych spełniających wymagania (wymagania na przeglądarkę), co najmniej w zakresie realizacji następujących funkcji:
- agenda konferencji prezentująca w czasie rzeczywistym aktualnie prowadzone sesje/prelekcje,
- wypełnianie i składanie ankiet, formularzy elektronicznych przygotowanych przez organizatora,
System na urządzeniach mobilnych będzie dostępny poprzez przeglądarkę WWW na silniku Gecko, Webkit oraz aplikacje mobilne na system Windows Phone od wersji 8, Android od wersji 4.2.x , iOS od wersji 7.0 (aplikacje będą dostępne odpowiednio w sklepach www.microsoftstore.com, play.google.com, www.apple.com/pl/mac/app-store/ ),
- obsługa stacji roboczych osób prowadzących prezentacje, co najmniej w zakresie:
- przekazywania do systemu obrazów wyświetlanych na dowolnych monitorach lub projektorach podłączonych do komputera, możliwość wybrania dowolnego monitora bezpośrednio z systemu,
- obsługi komputerów co najmniej z systemem Microsoft Windows Vista lub nowszym,
- system powinien posiadać co najmniej polską i angielską wersję językową (wersją podstawową jest wersja angielska),
- system będzie posiadał możliwość obsługi procesu recenzowania i zatwierdzania publikacji konferencyjnych, w tym również abstraktów,

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, przez cały okres eksploatacji, wykonawca zapewni platformę systemową pozwalającą na obsługę, do 500 jednoczesnych uczestników konferencji oraz do 20 jednoczesnych stacji prelegentów (w okresie trwania konferencji 20-22.04.2017).
Platforma systemowa musi być udostępniana w formie hostingu skalowalnej platformy pozwalającej wykorzystać serwerowe systemy operacyjne oraz silniki baz danych relacyjnych.

Platforma dostępna w ramach usługi umożliwia realizacje następujących funkcjonalności:
- Dynamiczne zwiększanie i zmniejszanie zasobów sprzętowych bez przestoju w pracy dotychczasowego środowiska.
- Wdrożenie nowej wersji aplikacji bez przestoju w pracy dotychczasowego środowiska.
- Automatyczna, niewpływająca na ciągłość pracy systemu instalacja poprawek udostępnianych przez dostawcę systemu operacyjnego.
- Możliwość gromadzenia i przetwarzania danych w udostępnianej przez platformę bazie relacyjnej, w oparciu o składnię SQL.
- Możliwość zestawienia bezpiecznego (szyfrowanego) połączenia z lokalną infrastrukturą sprzętową, pozwalającego na zachowanie jednolitej adresacji IP.
- Możliwość uruchomienia aplikacji internetowych wykorzystujących technologię ASP.NET z automatyczną dystrybucją ruchu sieciowego HTTP pomiędzy kilka pracujących serwerów.
- Zarządzanie za pomocą graficznego interfejsu użytkownika oraz skryptów z możliwością zdalnego dostępu.
W ramach prac wdrożeniowych wykonawca zrealizuje następujące prace:
- przeprowadzenie szkolenia-prezentacji dla grupy organizatorów w zakresie wykorzystania systemu - w wymiarze 2 godzin,
- zapewnienie obsługi technicznej systemu w formie infolinii w godzinach 8-18 w czasie trwania konferencji,
- zapewnienie 12 godzin konsultacji telefonicznych w zakresie konfiguracji i administracji systemem.
- zapewnienie nielimitowanego wsparcia e-mailowego w zakresie konfiguracji i administracji systemem w trakcie trwania usługi.
- uruchomienie i konfiguracja połączenia z systemem płatności elektronicznych wybranych przez organizatora konferencji.

Sposób realizacji zamówienia
- Zamawiający w ciągu 3 dni od daty podpisania umowy przekaże treści, które są potrzebne do wykonania systemu.
- Wybrany Wykonawca przedstawia Zamawiającemu wersję demonstracyjną systemu.
- System musi być dostosowany do grupy docelowej.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru i akceptacji systemu oraz zgłaszania uwag i zastrzeżeń.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Dwa tygodnie od dnia zawarcia umowy
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
KNOW
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Aleksandra Rutkowska, Natalia Wasilewska, Jarosław Ogonowski
Telefon kontaktowy: 
(85) 748 54 17; 788 880 352; (85) 748 55 46
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2017-01-17 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna UMB (lewe skrzydło Pałacu Branickich) ul. Jana Kilińskiego 1. Na kopercie proszę dopisać numer zapytania ofertowego oraz "Nie otwierać przed 17.01.2017"
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
2._formularz_ofertowy.doc203.5 KB
3b._rozstrzygniecie_zapytania_ofertowego.pdf140.97 KB