Tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język angielski w ramach projektu pt. „Go Global! Wzmacnianie procesów umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POWER

Nr sprawy: 
AWM/NAW/20/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-11-05
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zapytanie ofertowe:
na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1843).

I. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Go Global! Wzmacnianie procesów umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

2) Przedmiotem zamówienia jest usługa tłumaczenia pisemnego (kod CPV: 79530000-8 – Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych) z języka polskiego na język angielski dokumentów związanych z funkcjonowaniem Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku oraz funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

3) Wszystkie tłumaczenia w ramach zamówienia będą wykonywane przez tłumacza przysięgłego (tłumaczy przysięgłych).

4) Na usługę w ramach przedmiotu zamówienia składa się:

a) Przetłumaczenie dokumentów kluczowych z punktu widzenia funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku – misja, strategia, strategia umiędzynarodowienia, regulamin organizacyjny, statut, regulamin pracy, dokumenty związane z RODO, wybrane rozporządzenia, zarządzenia, uchwały, wzory umów, formularze, druki i inne dokumenty uczelniane – dokumenty zostaną przetłumaczone w celu udostępnienia ich zarówno studentom i doktorantom zagranicznym, jak też zagranicznym nauczycielom akademickim.
b) Dokonywanie bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku – dokumenty związane ze współpracą międzynarodową UMB, z procedurami ubiegania się o akredytacje zagraniczne, dokumenty związane z ogłaszaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i zapytań ofertowych, w tym opisów przedmiotów zamówienia, tłumaczenie materiałów na potrzeby bieżących działań z zakresu promocji międzynarodowej, umów zlecenia, międzynarodowych umów bilateralnych, porozumień międzynarodowych, listów intencyjnych i innych.

5) W ramach tłumaczenia dokumentów kluczowych z punktu widzenia funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (pkt 4 a) przewiduje się jednorazowe przetłumaczenie dokumentów przekazanych przez Zamawiającego po zawarciu umowy. Objętość materiałów przeznaczonych do tłumaczenia: do 320 stron znormalizowanego maszynopisu (jedna strona znormalizowanego maszynopisu = 1 800 znaków ze spacjami). Znormalizowany maszynopis odnosi się do objętości tekstu źródłowego (w języku polskim). Objętość materiałów do tłumaczenia może ulec zmniejszeniu. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron, płatność nastąpi za przetłumaczoną liczbę stron. Wykonawcy nie będzie przysługiwać odszkodowanie.
6) W ramach bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku przewiduje się tłumaczenia dokumentów przekazywanych sukcesywnie przez Zamawiającego w toku realizacji umowy. Łączna objętość materiałów przeznaczonych do tłumaczenia w ramach tłumaczeń bieżących: do 640 stron znormalizowanego maszynopisu (jedna strona znormalizowanego maszynopisu = 1 800 znaków ze spacjami). Znormalizowany maszynopis odnosi się do objętości tekstu źródłowego (w języku polskim). Łączna objętość tekstów do tłumaczenia może ulec zmniejszeniu. Płatność nastąpi za przetłumaczoną liczbę stron. W przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego podanego limitu stron, Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie. Tłumaczenia będą dokonywane na podstawie zleceń przekazywanych przez Zamawiającego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub nośnika elektronicznego, w toku realizacji przedmiotu zamówienia, przez wyznaczoną osobę ze strony Zamawiającego.

7) W ramach bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jednorazowe zlecenie do tłumaczenia nie będzie przekraczać objętości 60 stron znormalizowanego maszynopisu. Zamawiający przewiduje, że objętość tekstu do przetłumaczenia w ramach bieżących tłumaczeń, w ramach pojedynczego zlecenia będzie wynosić w przeważającej mierze nie więcej niż 15 stron znormalizowanego maszynopisu.

8) W ramach bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku Zamawiającemu przysługuje pula stron do tłumaczenia, o łącznej objętości nie przekraczającej 50 stron znormalizowanego maszynopisu, które Zamawiający może oznakować klauzulą: PILNE. Materiały takie muszą być przetłumaczone przez Wykonawcę w terminie nie przekraczającym 2 dni roboczych. Termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

9) Materiały do tłumaczenia, o których mowa w pkt. 4, zostaną dostarczone Wykonawcy w postaci pliku doc/docx (word) lub w następujących formatach: PDF, JPEG, PNG na wskazany w umowie adres e-mail lub na nośniku elektronicznym.

10) Wykonane tłumaczenia będą przygotowane na formatce dokumentu zawierającej wymagane logotypy i informacje, zgodne z zasadami informacji i promocji projektu finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Formatka dokumentu zawierająca wymagane logotypy i informacje zostanie dostarczona Wykonawcy przez Zamawiającego.

3. Kryteria oceny:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następującego kryterium:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia:

Nie więcej niż 30 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku tłumaczenia dokumentów kluczowych z punktu widzenia funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

Nie więcej niż 2 dni robocze od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej oznakowanych w momencie przekazywania klauzulą: PILNE (tryb pilny)

Nie więcej niż 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej – w przypadku zlecenia tłumaczenia nie przekraczającego 30 stron znormalizowanego maszynopisu (tryb zwykły)

Nie więcej niż 14 dni roboczych od dnia przekazania materiałów do tłumaczenia – w przypadku bieżących tłumaczeń dokumentów związanych z funkcjonowaniem Działu Współpracy Międzynarodowej – w przypadku zlecenia tłumaczenia przekraczającego 30 stron znormalizowanego maszynopisu (tryb zwykły).

W przypadku wszystkich tłumaczeń (w trybie zwykłym i pilnym), termin biegnie od następnego dnia roboczego po dniu, w którym przekazano dokumenty do tłumaczenia.

Całość przedmiotu umowy zostanie wykonana do dnia 30 września 2021 r.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:

1) Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
2) Osoba dokonująca tłumaczeń powinna mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe i kwalifikacje, w tym co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z przygotowywaniem tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski oraz przetłumaczone nie mniej niż 200 stron tj. 36 000 znaków ze spacjami, w tłumaczeniach o tematyce medycznej, prawnej, edukacyjnej, społecznej lub związanej z funkcjonowaniem instytucji publicznych.
3) Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej pięciu usług polegających na realizacji tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski na potrzeby instytucji publicznej lub niepublicznej, każda o objętości co najmniej 100 stron znormalizowanego maszynopisu tłumaczenia przysięgłego.
4) W celu potwierdzenia doświadczenia, Wykonawca poda w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług tłumaczeń pisemnych z języka polskiego na język angielski na potrzeby instytucji publicznej lub niepublicznej.
5) Osoba dokonująca tłumaczenia musi posiadać uprawnienia tłumacza przysięgłego, tytuł magistra filologii angielskiej, lingwistyki lub ukończone magisterskie studia wyższe na innym kierunku i studia podyplomowe w zakresie tłumaczenia polsko-angielskiego oraz posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie (od ukończenia studiów) w tłumaczeniu pisemnym w zakresie języka angielskiego.

IV. Składanie ofert:

1) Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, pokój nr 209.

2) Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
mgr Michał Dobrowolski, tel. 85 686 51 78, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

3) Do wypełnionego formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) należy dołączyć:
a) Dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
b) Dokument potwierdzający posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego;
c) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);
d) Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje).

4) Termin składania ofert (data i godzina):
22 listopada 2019 r., godz. 15.00.

5) Miejsce składania ofert:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.

a) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język angielski – sprawa nr AWM/NAW/20/2019/TM – nie otwierać przed dniem 22 listopada 2019 r., godz. 15.00”.
b) Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.
6) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
7) Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo do:
- pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
- zmiany zakresu postępowania.

Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy (wzór)
Załącznik nr 2 – Umowa (wzór)
Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (wzór)

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu o ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2021-09-30
2. Okres: 
2019-11-23 - 2021-09-30
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego września dwa tysiące dwudziestego pierwszego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

1) Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich, pokój nr 209.
2) Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
mgr Michał Dobrowolski, tel. 85 686 51 78, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
209
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Michał Dobrowolski
Telefon kontaktowy: 
85 686 51 78
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

a) Dokument potwierdzający uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tłumaczeń pisemnych;
b) Dokument potwierdzający posiadanie uprawnień tłumacza przysięgłego;
c) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);
d) Kopię dokumentów potwierdzających posiadanie wymaganego doświadczenia w przypadku każdej z usług wskazanych w formularzu ofertowym na potwierdzenie posiadania wymaganego doświadczenia (np. referencje).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-11-22 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku. a) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Tłumaczenia pisemne z języka polskiego na język angielski – sprawa nr AWM/NAW/20/2019/TM – nie otwierać przed dniem 22 listopada 2019 r., godz. 15.00”. b) Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • unieważnienia postępowania bez podania przyczyny,
  • zmiany zakresu postępowania.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_tlumaczenia.doc176 KB
umowa_tlumaczenie.doc172 KB
formularz_ofertowy.doc149.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc128 KB