Szkolenie dla pracowników administracji Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z zakresu przetwarzania danych osobowych w Uczelni Wyższej zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych tzw. RODO

Nr sprawy: 
AZP/US/17/IOD.073.1.ZPU1/2019
Data (wystawienia): 
2019-04-25
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

I. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie, w siedzibie Zamawiającego, dwóch 1-dniowych szkoleń dla pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (do 40 osób), w zakresie przetwarzania danych osobowych w Uczelni Wyższej zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych tzw. RODO w podziale na 2 grupy. Szkolenie jest przeznaczone dla pracowników administracji.
Szkolenia realizowane będą w ramach projektu „Program zintegrowanego Rozwoju Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
II. Miejsce realizacji: szkolenie realizowane w siedzibie Zamawiającego.
III. Planowany termin: szkolenie powinno zostać zrealizowane w okresie V-VI 2019 r. Termin szkolenia określony zostanie przez Wykonawcę, w uzgodnieniu z Zamawiającym, na co najmniej 14 dni przed datą jego rozpoczęcia dla każdej z 2 grup.
Preferowane dni i godziny szkolenia: poniedziałek – piątek w godzinach między 8.00 a 15.00.
IV. Długość szkolenia: 6 godzin zegarowych dla każdej z 2 grup, w tym 5,5 godziny szkolenia plus 2 przerwy 15 minutowe.
V. Planowana liczba uczestników: do 40 osób (pracowników administracji Uczelni Wyższej), w podziale na 2 grupy przy założeniu, że liczebność każdej z grup może się różnić maksymalnie o 5 osób. O ostatecznej liczebności poszczególnych grup szkoleniowych Zamawiający poinformuje Wykonawcę co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia.
VI. Wymagania wobec Wykonawcy
Posiadanie co najmniej trzyletnie doświadczenie w prowadzeniu i organizowaniu kursów/szkoleń w zakresie ochrony danych osobowych. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie oświadczeniem na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia
VII. Wymagania wobec prowadzącego szkolenie:
Wykonawca winien dysponować co najmniej 1 osobą, która będzie prowadziła zajęcia:
- będzie instruktorem/trenerem w zakresie kursów/szkoleń obejmujących przedmiot zamówienia,
- dysponuje co najmniej trzyletnim doświadczeniem w prowadzeniu kursów/szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych.
Wykonawca potwierdzi doświadczenie oświadczeniem na formularzu ofertowym.
Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. uprawnień oraz doświadczenia.
VIII. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następującego kryterium:
1) cena – 50%,
2) doświadczenie instruktora/trenera prowadzącego kurs/szkolenie – 50% (przeprowadzenie szkoleń w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, o tematyce obejmującej przedmiot zamówienia , tj. w zakresie przetwarzania danych osobowych w Uczelni Wyższej zgodnie z RODO)
a) 1 szkolenie – 10 pkt
b) 2 szkolenia – 20 pkt
c) 3 szkolenia –30 pkt
d) 4 szkolenia – 40 pkt
d) 5 i więcej szkoleń – 50 pkt.
IX. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
1) Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
• cena za realizację szkolenia (CS) – 50 %,
• doświadczenie instruktora/trenera prowadzącego szkolenie (DT) – 50 %.
2) Ocenie zostaną poddane oferty niepodlegające odrzuceniu.
3) Ilość punktów CS, jaką otrzyma rozpatrywana i oceniana oferta w kryterium „cena”, zostanie wyznaczona według wzoru:
CS = (CN / CR ) x 50
gdzie:
CN – najniższa cena za realizację zajęć spośród ofert niepodlegających odrzuceniu,
CR – cena oferty rozpatrywanej,
50 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta wg. kryterium cena - 50%.
4) Ilość punktów DT, jaką otrzyma rozpatrywana i oceniana oferta w kryterium „doświadczenie instruktora/trenera prowadzącego szkolenie” zostanie przyznana w następujący sposób:
DT = (DR/DN) x 50
gdzie:
DN – najwyższa liczba punktów za liczbę lat doświadczenia w otrzymanych ofertach,
DR – liczba punktów za liczbę lat doświadczenia w rozpatrywanej ofercie,
50 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta wg. kryterium - 50%
5) Jako oferta najkorzystniejsza wybrana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów P, obliczoną według wzoru:
P = CS + DT

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
planowany termin maj-czerwiec 2019 r.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Kilińskiego 1

Dział: 
Inspektor Ochrony Danych, Dział Zamówień Publicznych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Emilia Minasz, Agata Rekuć
Telefon kontaktowy: 
85-7485414, 85-7485550
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z zamawiającym (załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego)

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-05-09 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem „Oferta na Szkolenie dla pracowników administracji Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku z zakresu przetwarzania danych osobowych w Uczelni Wyższej zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych tzw. RODO, sprawa nr AZP/US/17/IOD.073.1.ZPU1/2019 - Nie otwierać przed dniem 09.05.2019 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie
- przeprowadzenia negocjacji z Oferentami w sytuacji, gdy nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów

ZałącznikWielkość
zalacznik_nr_1_formularz_ofertowy.doc164 KB
zalacznik_nr_2_opz.docx205.42 KB
zalacznik_nr_3_-_wzor_umowy.docx274.17 KB
zalacznik_nr_4_-_oswiadczenie_powiazania_kapitalowe.docx263.04 KB
zestawienie_zbiorcze_ofert.docx192.32 KB
ocena_ofert.docx194.52 KB
informacja_o_udzieleniu_zamowienia.docx192.49 KB