Świadczenie usługi polegającej na zorganizowaniu imprezy z elementami imprezy plenerowej z usługą cateringową wraz z wynajmem sali (25.05.2018) w trakcie konferencji

Nr sprawy: 
AZP/US/14/APP-073/ERAS/2/2018
Data (wystawienia): 
2018-05-07
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1.Temat zapytania:
Świadczenie usługi polegającej na zorganizowaniu imprezy z elementami imprezy plenerowej z usługą cateringową wraz z wynajmem sali (25.05.2018) w trakcie konferencji „Analytical methods to study oxidative damage, antioxidants and drugs – Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences”, mającej charakter wydarzenia upowszechniającego rezultaty projektu „Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences”.
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie dotyczy projektu pn. „Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences”, realizowanego w ramach Programu Erasmus+ Akcja 2: Partnerstwa strategiczne na rzecz szkolnictwa wyższego, umowa nr 2015-1-PL01-KA203-016654.
1) Zakres usługi obejmuje organizację imprezy z elementami imprezy plenerowej z usługą cateringową wraz z wynajmem sali:
 Menu kolacyjne (bankietowe) składające się co najmniej trzech dań gorących (co najmniej jedno danie gorące musi być podane w formie bufetu), min. 5 przystawek plus pieczywo. Napoje: kawa, herbata, woda, soki 100% – min. 0,5l/os. Dodatkowo na stole słodkim muszą być dwa regionalne rodzaje ciast w ilości dostosowanej do ilości uczestników (sękacz, mrowisko)
 Menu grillowe – minimum dwa dania główne (po porcji dla każdego uczestnika) do tego świeże dodatki takie jak ogórki, pieczywo, ketchup, musztarda)
 Organizacja części imprezy w formie plenerowej – grill przy ognisku
 Podczas imprezy musi być zapewniona muzyka na żywo
 Wykonawca musi zapewnić salę z miejscem do tańczenia mieszczącą co najmniej 90 osób (min. 155 m2) oraz wiatę grillową z miejscem na ognisko oddaloną od sali nie więcej niż 150 m.
2) Uczestnicy: 90 osób (ogółem: przygotowanie usługi cateringowej w ilości 90 porcji)
3) Planowany termin i harmonogram realizacji usługi: 25.05.2018, od godz. 20:00 bez limitu czasowego
4) Miejsce realizacji usługi: w odległość od granicy Białegostoku maksymalnie 15 km (25.05.2018). Wykonawca wskaże miejsce, jakie oferuje na formularzu ofertowym.
5) Sposób realizacji usługi:
Wykonawca musi zapewnić salę z miejscem do tańczenia mieszczącą co najmniej 90 osób (min. 155 m2) oraz wiatę grillową z miejscem na ognisko oddaloną od sali o nie więcej niż 150 m. Posiłki w momencie ich podawania powinny być świeże i posiadać estetyczny wygląd. Wykonawca powinien zapewnić porcelanową zastawę na potrzeby korzystania z napojów gorących i posiłków (filiżanki, talerzyki) oraz szklaneczki, mieszadełka, łyżeczki, metalowe sztućce, serwetki – w ilościach odpowiednich do liczby uczestników. Na potrzeby organizacji imprezy Wykonawca musi zapewnić muzykę na żywo oraz bezpłatny dostęp do szatni i toalety.
Wykonawca powinien zapewnić dostateczna liczbę osób (obsługę kelnerską) do przygotowania i wydawania posiłków oraz późniejszego uprzątnięcia miejsca podawania posiłków.
3. Kryteria oceny:
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
Kryterium Waga%/ Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
Cena oferty 80 %/80 pkt
Doświadczenie 20%/20 pkt

2) Zasady oceny kryterium "Cena oferty"
Cena ofertowa musi być podana w formularzu ofertowych w PLN, cyfrowo i słownie, łącznie z podatkiem VAT naliczonym zgodnie z obowiązującymi w terminie składania oferty przepisami, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, wskazane w pkt 2 ppkt 1) i 5).
W kryterium „cena oferty” ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: liczba punktów = najniższa cena spośród ofert niepodlegających odrzuceniu/ cena oferty rozpatrywanej x 80
Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 80 punktów.

3) Zasady oceny kryterium "Doświadczenie”.
W kryterium „Doświadczenie” ocena zostanie dokonana na podstawie opisu dotychczasowej działalności Wykonawcy opartej na liczbie min. 4 usług polegających na organizacji imprez z elementami imprezy plenerowej w ramach szkoleń i konferencji (lub podobnych wydarzeń) dla co najmniej 12 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty, popartych referencjami lub protokołami odbioru potwierdzającymi prawidłowe wykonanie usługi.
Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
a.) 4 zrealizowane usługi: 0 punktów
b.) 5 - 9 zrealizowanych usług: 10 punktów
c. ) 10 i więcej zrealizowanych usług: 20 punktów

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium, Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (załącznik nr 1) liczbę zrealizowanych usług, które poprze dołączonymi do oferty dokumentami takimi jak: kopie referencji, protokoły odbioru itp. potwierdzających prawidłowe wykonanie usługi (potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

4) Ostateczna ocena punktowa oferty.
Maksymalna ostateczna ocena punktowa oferty (Cena oferty + Doświadczenie): 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2018-05-25
3. Termin (słownie): 
25.05.2018 (piątek) - Impreza z elementami imprezy plenerowej z usługą cateringową wraz z wynajmem sali
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Zamówień Publicznych; Dział Projektów Pomocowych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Katarzyna Turkowicz; Michał Pawłowski
Telefon kontaktowy: 
85 748 56 25; 85 686 51 40
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 4 do zapytania ofertowego),
2) dokumenty na potwierdzenie wykonywanej usługi (referencje, protokoły odbioru itp.).

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-05-11 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem ,,Oferta na świadczenie usługi polegającej na zorganizowaniu imprezy z elementami imprezy plenerowej z usługą cateringową wraz z wynajmem sali (25.05.2018), sprawa nr AZP/US/14/APP-073/ERAS/2/2018 - Nie otwierać przed dniem 11.05.2018 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie

ZałącznikWielkość
zalacznik_nr_1_opis_przedmiotu_zamowienia.docx1.04 MB
zalacznik_nr_2_formularz_ofertowy.docx1.04 MB
zalacznik_nr_3_wzor_umowy.docx1.04 MB
zalacznik_nr_4_oswiadczenie_o_braku_powiazan_z_zamawiajacym.docx1.03 MB
informacja_o_udzieleniu_zamowienia.docx1.04 MB