Świadczenie usługi cateringowej (24.05.2018) w trakcie konferencji „Analytical methods to study oxidative damage, antioxidants and drugs – Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences”

Nr sprawy: 
AZP/US/15/APP-073/ERAS/1/2018
Data (wystawienia): 
2018-05-07
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

I. Zamówienie dotyczy projektu pn. „Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences”, realizowanego w ramach Programu Erasmus+ Akcja 2: Partnerstwa strategiczne na rzecz szkolnictwa wyższego, umowa nr 2015-1-PL01-KA203-016654.
1) Zakres usługi obejmuje przygotowanie i dostarczenie serwisu w postaci usługi cateringowej:
 Obiad: menu obiadowe składające się co najmniej 5 dań + 2 zupy oraz przekąski zimne (co najmniej 6, w tym oparte o wołowinę i dziczyznę), deser, kawa, herbata i napoje.
 Ciągła przerwa kawowa: napoje gorące: gorąca woda, kawa, herbata, dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny (w ilości dostosowanej do liczby uczestników); napoje zimne: woda niegazowana (po min. 500 ml/osoba, podawana w butelkach 0,25-0,5l), napoje (po min. 500 ml/osoba); bufet słodki: ciasta/ciastka (co najmniej 4 rodzaje, w tym mini deserki) oraz owoce filetowane (łącznie minimum 200 gram ciasta na osobę).
 Welcome reception: co najmniej 6 dań gorących, w tym na bazie jagnięciny, wołowiny i dziczyzny; zimne przekąski (co najmniej 10 rodzajów), np. carpacio wołowe, pasztet z królika, szczupak faszerowany, itp. + dwie sałatki (w ilości dostosowanej do liczby uczestników); napoje gorące: kawa, herbata, dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny (w ilości dostosowanej do liczby uczestników); napoje zimne: woda niegazowana (po min. 500 ml/osoba), soki owocowe – min. dwa rodzaje (po min. 500 ml/osoba); bufet słodki, w tym ciasta regionalne i torty bezowe + lody (w ilości dostosowanej do liczby uczestników).
 pokaz fajerwerków na terenie bezpośrednio przyległym do Pałacu Branickich co najmniej 10 minut.
2) Uczestnicy: 110 osób (ogółem: przygotowanie usługi cateringowej w ilości 110 porcji).

II. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
Kryterium Maksymalna liczba punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
Cena oferty 80 pkt
Doświadczenie 20 pkt

2) Zasady oceny kryterium "Cena oferty"
W kryterium „cena oferty” ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru: liczba punktów = najniższa oferowana cena brutto za osobę /cena za osobę oferty ocenianej x 80
Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 80 punktów.
Przez „cenę za osobę” rozumie się „jednostkową cenę brutto usługi za jedną osobę (koszt na osobę)”.

3) Zasady oceny kryterium "Doświadczenie”.
W kryterium „Doświadczenie” ocena zostanie dokonana na podstawie opisu dotychczasowej działalności Wykonawcy opartej na liczbie min. 5 usług cateringowych zrealizowanych w ramach szkoleń i konferencji (lub podobnych wydarzeń) dla co najmniej 12 uczestników w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złożenia oferty, popartych referencjami lub protokołami odbioru potwierdzającymi prawidłowe wykonanie usługi. Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
a. 5 realizacji usług cateringowych: 0 punktów
b. 6 - 9 realizacji usług cateringowych: 10 punktów
c. 10 i więcej realizacji usług cateringowych: 20 punktów

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium, Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (załącznik nr 2) liczbę zrealizowanych usług cateringowych, które poprze dołączonymi do oferty kopiami referencji potwierdzających prawidłowe wykonanie usługi (potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę).

4) Ostateczna ocena punktowa oferty.
Maksymalna ostateczna ocena punktowa oferty (Cena oferty + Doświadczenie): 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2018-05-24
3. Termin (słownie): 
Planowany termin i harmonogram realizacji usługi: 24.05.2018 (czwartek), w tym:  obiad: godz. 13:15-14:45  ciągła przerwa kawowa: 16:00-19:00  welcome reception: 19:30-0:00  pokaz fajerwerków: 21.15
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-089 Białystok, ul. Jana Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Zamówień Publicznych, Dział Projektów Pomocowych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Barbara Dokert-Świsłocka, Michał Pawłowski
Telefon kontaktowy: 
85 748 56 25, 85 686 51 40
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym - załącznik nr 4 do zapytania ofertowego, referencje lub protokoły odbioru (oryginały lub kopie potwierdzone przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2018-05-11 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem „Oferta na Świadczenie usługi cateringowej (24.05.2018) w trakcie konferencji „Analytical methods to study oxidative damage, antioxidants and drugs – Advanced Analytical Chemistry for Life Sciences, sprawa nr AZP/US/15/APP-073/ERAS/1/2018 - Nie otwierać przed dniem 11.05.2018 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
    do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie
ZałącznikWielkość
1_opis_catering_aac_24.05.docx1.05 MB
2_formularz_ofertowy.docx1.05 MB
3_wzor_umowy_catering_aac_24.05.docx1.06 MB
4_oswiadczenie.docx1.05 MB
informacja_o_wyniku_postepowania.docx1.05 MB
informacja_o_udzieleniu_zamowienia.docx1.05 MB