Przygotowanie i przeprowadzenie Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych w ramach projektu „Welcome to Medical University of Białystok..."

Nr sprawy: 
AWM/NAW/3/2020/TM
Data (wystawienia): 
2020-02-03
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zapytanie ofertowe:
na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1986).

I. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

2) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

3) Uczestnikami Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, łącznie około 100 osób (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni, absolwenci).

4) Głównym celem Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych jest:
- przeprowadzenie warsztatów gotowania z bezpośrednim udziałem studentów;
- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;
- zmniejszenie barier międzykulturowych;
- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;
- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne gotowanie;
- zaprezentowanie potraw różnych krajów;
- zaprezentowanie kultury i specyfiki różnych krajów;
- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającej o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

5) Liczba godzin zajęć warsztatów: 3 godziny zegarowe. Planowane godziny to: 16.00 – 19.00.

6) Język, w jakim będą prowadzone Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne – język angielski.

7) Miejsce realizacji warsztatów - warsztaty będą realizowane w sali szkoleniowej zapewnionej przez Zamawiającego, w siedzibie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku - III piętro Wydziału Nauk o Zdrowiu z salą umożliwiającą praktyczne zajęcia (Zakład Biotechnologii Żywności), ul. Szpitalna 37, Białystok. Sala jest wyposażona w: kuchnie elektryczne, zlewy dwukomorowe, deski do krojenia, garnki, patelnie, noże kuchenne, tarki, miski plastikowe. (Brak gofrownicy). Wyposażenie będzie mogło być wykorzystane przez Wykonawcę na potrzeby związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Zamawiający udostępni pomieszczenie, w którym będą się odbywać warsztaty kulinarne, z odpowiednim wyprzedzeniem. Godzina udostępnienia sali, w której będą odbywać się warsztaty, zostanie ustalona w trybie roboczych uzgodnień. Po zakończeniu warsztatów, Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania miejsca odbywania się warsztatów oraz pomieszczenie, gdzie będzie odbywać się degustacja potraw, nie później niż do godziny 21.00.

8) Planowany termin realizacji usługi:
Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne odbędą się 13 maja 2020 r. (środa) w ramach Festiwalu Kultury Studenckiej Medykalia 2020.

9) Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzone zostaną praktyczne warsztaty gotowania – 6 grup uczestników po 6 osób z różnych narodowości (m.in. przedstawiciele organizacji studenckich ze Stanów Zjednoczonych Ameryki, Niemcy, Norwegowie, Hiszpanie, Szwedzi, Finowie, Hindusi, Polacy itd.), którzy będą osobiście brali udział w przygotowywaniu potraw;
- Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne zostaną poprowadzone przez osobę prowadzącą wyznaczoną przez Wykonawcę;
- przygotowywanie potraw odbywać się będzie pod nadzorem profesjonalnego, wykwalifikowanego kucharza, wyznaczonego przez Wykonawcę, który będzie wspomagać merytorycznie wykonywanie potraw;
- zarówno osoba prowadząca, jak też kucharz będą realizować zadanie w strojach z elementami narodowymi prezentowanych kuchni (lub z akcesoriami kojarzącymi się z poszczególnymi krajami, np. niewielkie flagi);
- każda grupa będzie miała opiekuna ze strony studentów, który będzie pomagać praktycznie w realizacji zadania;
- do wykonania będzie 6 dań:
Polskie – Kluski Leniwe z bułką tartą;
Szwedzkie – Kanelbullar (bułeczki cynamonowe);
Fińskie – Karjalanpiirakat (pierogi karelskie z farszem np. ziemniaczanym);
Arabskie – Falafel (kotleciki z ciecierzycy z sosem jogurtowym z tahini);
Brytyjskie – Cottage Pie;
Włoskie – Lasagne lub Zupa Minestrone (do ustalenia w trybie roboczych ustaleń po podpisaniu umowy).
- każda z grup wykonuje jedną potrawę, którą wylosują;
- składniki do potraw i akcesoria niezbędne do ich wykonania zostaną dostarczone przez Wykonawcę;
- drużyny będą przebrane w fartuchy;
- drzwi do sali z warsztatami będą otwarte, aby można było obserwować zmagania kuchenne;
- w holu zaplanowano kawiarenkę z degustacją dwóch potraw, bardzo się różniących: polskie danie – kartacze oraz danie zagraniczne: chłodnik litewski dla wszystkich chętnych – 100 osób (100 porcji kartaczy, 100 porcji chłodnika litewskiego). Dania do degustacji zostaną zapewnione przez Wykonawcę;
- Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 150 ulotek (format A4 składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z przepisami dań przygotowanych na imprezie, bądź innych przepisów z kuchni świata;
- Wykonawca zapewni nakrycie stołu (obrus), przy którym będzie się odbywać degustacja. Wykonawca zapewni również ekologiczne kubeczki, serwetki, naczynia oraz sztućce niezbędne do degustacji w ilości odpowiadającej liczbie uczestników;
- Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A1, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujący o warsztatach;
- Wykonawca zapewni wodę gazowaną dla uczestników warsztatów – 100 sztuk wody gazowanej i 100 sztuk wody niegazowanej (każda butelka o pojemności 0,5 l);
- Wykonawca zapewni fartuchy kucharskie bawełniane z nadrukiem „II International Cooking Day Medical University of Bialystok” oraz z nadrukiem wymaganych logotypów informujących o dofinansowaniu w ramach Programu Welcome to Poland Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej, w łącznej liczbie 48 sztuk. Fartuchy będą w 6 kolorach po 8 sztuk każdego koloru (odrębny kolor dla każdej z sześciu drużyn przygotowujących potrawy);
- Wykonawca zapewni czepki kucharskie w łącznej liczbie 48 sztuk.

10) Zakres zadań Wykonawcy:
- zapewnienie osoby prowadzącej warsztaty, posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;
- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza, który będzie nadzorować przygotowanie potraw;
- zapewnienie składników niezbędnych do sporządzenia potraw – dostarczone składniki oraz potrawy do degustacji będą świeże, wysokiej jakości;
- zapewnienie dań do degustacji tj. kartacze (łącznie 100 sztuk) chłodnik litewski (łącznie 100 porcji);
- zapewnienie niezbędnych akcesoriów umożliwiających przygotowanie dań w ramach warsztatów;
- sporządzenie krótkiego raportu z Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych.

11) Przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP.

12) Sposób dowiezienia posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, zabezpieczenia miejsca imprezy przed zabrudzeniem, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialność za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy.

13) Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia informacje o nazwie warsztatów i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.

14) Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:
- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników warsztatu, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;
- przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji warsztatów, w szczególności stosowanie języka równościowego;
- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

1. Wymagania wobec Wykonawcy

a) Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventowym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych wydarzeń, wraz z podaniem, na rzecz jakich Zamawiających zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Do każdej z ww. usług Wykonawca załączy dokument potwierdzający, że zostały one wykonane w sposób należyty (np. referencje).
Dodatkowo, Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventów kulinarnych. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 2 wydarzenia o charakterze eventu kulinarnego, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych eventów kulinarnych, wraz z podaniem, na rzecz jakich Zamawiających zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Do każdej z ww. usług Wykonawca załączy dokument potwierdzający, że zostały one wykonane w sposób należyty (np. referencje).

b) Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.
- osobą prowadzącą Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;
- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia tych osób. Wykonawca poda imiona i nazwiska w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym.

2. Kryteria oceny:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie kryterium:
- Cena oferty – maksymalna liczba – 100 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia.

Zostanie wybrany Wykonawca spełniający wszystkie wymogi Zamawiającego, który zaoferuje najniższą cenę.

Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację warsztatów kulinarnych. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 100
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 punktów.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
Zamówienie będzie wykonywane w dniu 13 maja 2020 r.

III. Składanie ofert
Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

1. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy, e-mail:
+ 48 85 686 52 51, tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

2. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1) Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3) Referencje od zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

3. Termin składania ofert (data i godzina):
2020-02-14, godz. 15.00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie warsztatów kulinarnych – AWM/NAW/3/2020/TM – Nie otwierać przed dniem 14.02.2020, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane.
2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

4. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

5. Załączniki:
1) Formularz ofertowy;
2) Wzór umowy;
3) Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych;
4) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy.

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2020-05-13
3. Termin (słownie): 
Trzynastego maja dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3) Referencje od zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-02-14 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie warsztatów kulinarnych – AWM/NAW/3/2020/TM – Nie otwierać przed dniem 14.02.2020, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_warsztaty_kulinarne.doc175 KB
wzor_umowy_warsztaty_kulinarne_-_ostateczna.doc162.5 KB
umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_warsztaty_kulinarne.doc149.5 KB
formularz_ofertowy_warsztaty_kulinarne.doc135.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_warsztaty_kulinarne.doc128 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_warsztaty_kulinarne.doc142 KB
odpowiedz_na_pytanie_oferenta_-_cz._i.pdf208.41 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf186.24 KB