Przygotowanie i przeprowadzenie Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych w ramach projektu „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego UMB kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia".

Nr sprawy: 
AWM/NAW/9/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-03-29
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Rodzaj zamówienia
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

2) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

3) Uczestnikami Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, łącznie 100 osób (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni).

4) Głównym celem Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych jest:
- przeprowadzenie warsztatów gotowania z bezpośrednim udziałem studentów;
- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;
- zmniejszenie barier międzykulturowych;
- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;
- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne gotowanie;
- zaprezentowanie potraw różnych krajów;
- zaprezentowanie kultury i specyfiki różnych krajów;
- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającą o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

5) Liczba godzin zajęć warsztatów: 3 godziny zegarowe. Godziny zostaną ustalone w trybie roboczym.

6) Język, w jakim będą prowadzone Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne – język angielski.

7) Miejsce realizacji warsztatów - warsztaty będą realizowane w sali szkoleniowej zapewnionej przez Zamawiającego, w siedzibie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku - III piętro Wydziału Nauk o Zdrowiu z salą umożliwiającą praktyczne zajęcia (Zakład Biotechnologii Żywności), ul. Szpitalna 37, Białystok. Sala jest wyposażona w: kuchnie elektryczne, zlewy dwukomorowe, deski do krojenia, garnki, patelnie, noże kuchenne, tarki, miski plastikowe. (Brak gofrownicy). Wyposażenie będzie mogło być wykorzystane przez Wykonawcę na potrzeby związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Zamawiający udostępni pomieszczenie, w którym będą się odbywać warsztaty kulinarne, z odpowiednim wyprzedzeniem. Godzina udostępnienia sali, w której będą odbywać się warsztaty, zostanie ustalona w trybie roboczych uzgodnień. Po zakończeniu warsztatów, Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania miejsca odbywania się warsztatów, nie później niż do godziny 15.30.

8) Planowany termin realizacji usługi:
Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne odbędą się 8 maja 2019 r. w ramach Festiwalu Kultury Studenckiej Medykalia 2019.

9) Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzone zostaną praktyczne warsztaty gotowania – 6 grup uczestników po 6 osób z różnych narodowości (m.in. przedstawiciele organizacji studenckich ze Stanów Zjednoczonych Ameryki, Niemcy, Norwegowie, Hiszpanie, Szwedzi, Finowie, Hindusi, Polacy itd.), którzy będą osobiście brali udział w przygotowywaniu potraw;
- Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne zostaną poprowadzone przez osobę prowadzącą wyznaczoną przez Wykonawcę;
- przygotowywanie potraw odbywać się będzie pod nadzorem profesjonalnego, wykwalifikowanego kucharza, który będzie wspomagać merytorycznie wykonywanie potraw;
- zarówno osoba prowadząca, jak też kucharz będą realizować zadanie w strojach z elementami narodowymi prezentowanych kuchni (lub z akcesoriami kojarzącymi się z poszczególnymi krajami, np. niewielkie flagi);
- każda grupa będzie miała opiekuna ze strony studentów, który będzie pomagać praktycznie w realizacji zadania;
- do wykonania będzie 6 dań:
Norweskie – gofry
Niemieckie – sałatka ziemniaczana
Amerykańskie – mini burgery
Polskie – placki ziemniaczane
Hiszpańskie - paella
Indyjskie – curry
- każda z grup wykonuje jedną potrawę, którą wylosują;
- składniki do potraw i akcesoria niezbędne do ich wykonania zostaną dostarczone przez Wykonawcę;
- drużyny będą przebrane w fartuchy (fartuchy zostaną zapewnione przez Zamawiającego);
- drzwi do sali z warsztatami będą otwarte, aby można było obserwować zmagania kuchenne;
- w holu zaplanowano kawiarenkę z degustacją dwóch potraw, bardzo się różniących: zupa azjatycka Pho oraz polskie danie – babka ziemniaczana dla wszystkich chętnych – około 100 osób (100 porcji zupy Pho, 100 porcji babki ziemniaczanej). Dania do degustacji zostaną zapewnione przez Wykonawcę;
- Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 150 ulotek (format A4 składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z przepisami dań przygotowanych na imprezie, bądź innych przepisów z kuchni świata;
- Wykonawca przygotuje (projekt i druk) 4 plakatów (format A0, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujący o warsztatach;

10) Zakres zadań Wykonawcy:
- zapewnienie osoby prowadzącej warsztaty, posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;
- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza, który będzie nadzorować przygotowanie potraw;
- zapewnienie składników niezbędnych do sporządzenia potraw – dostarczone składniki oraz potrawy do degustacji będą świeże, wysokiej jakości;
- zapewnienie dań do degustacji tj. zupa Pho oraz babka ziemniaczana;
- zapewnienie niezbędnych akcesoriów umożliwiających przygotowanie dań w ramach warsztatów;
- sporządzenie krótkiego raportu z Międzynarodowych Warsztatów Kulinarnych.

11) Przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP.

12) Sposób dowiezienia posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, zabezpieczenia miejsca imprezy przed zabrudzeniem, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialność za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy.

13) Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia informacje o nazwie warsztatu i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.

14) Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:
- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników warsztatu, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;
- przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji warsztatów, w szczególności stosowanie języka równościowego;
- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

1. Wymagania wobec Wykonawcy

a) Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventowym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać informacje o każdej ze zrealizowanych usług w formularzu ofertowym.

b) Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.
- osobą prowadzącą Międzynarodowe Warsztaty Kulinarne UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomością języka angielskiego;
- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca poda imiona i nazwiska w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym.

2. Kryteria oceny:
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
- Cena oferty – max. liczba – 70 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia
- Doświadczenie Wykonawcy w realizacji warsztatów / eventów kulinarnych: liczba zrealizowanych usług polegających na realizacji warsztatów / eventów kulinarnych – max. liczba – 30 pkt.
2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację warsztatów kulinarnych. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów.
3) Zasady oceny kryterium „Doświadczenie wykonawcy”.
- W kryterium „Doświadczenie wykonawcy” ocena zostanie dokonana na podstawie liczby zrealizowanych usług polegających na realizacji warsztatów / eventów kulinarnych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.
- Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
Jeden - dwa warsztaty / eventy kulinarne: 5 punktów
trzy – cztery warsztaty / eventy kulinarne: 10 punktów
pięć – sześć warsztatów / eventów kulinarnych: 20 punktów
siedem i więcej warsztatów / eventów kulinarnych: 30 punktów.

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych warsztatów / eventów kulinarnych, wraz z podaniem, na rzecz jakich Zamawiających zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Za podane w ramach kryterium Doświadczenie zrealizowane usługi Wykonawcy otrzymają punkty w przypadku, jeśli będą one innymi usługami, niż usługi potwierdzające minimalne doświadczenie Wykonawcy w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventowym.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu o ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2019-05-08
2. Okres: 
2019-05-08
3. Termin (słownie): 
Ósmego maja dwa tysiące dziewiętnastego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
nr 100 - Prawe Skrzydło Pałacu Branickich
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
+48 85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego).

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie warsztatów kulinarnych – AWM/NAW/9/2019/TM – Nie otwierać przed dniem 08.04.2019, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-04-08 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna
Pokój numer: 
Lewe Skrzydło Pałacu Branickich
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

    - do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie.

ZałącznikWielkość
formularz_ofertowy_warsztaty_kulinarne.doc136 KB
wzor_umowy_warsztaty_kulinarne_-_zaparafowane_przez_rp.doc158 KB
umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_warsztaty_kulinarne.doc149.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_warsztaty_kulinarne.doc128 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf189.23 KB