Przygotowanie i przeprowadzenie Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night) w ramach projektu „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (...)".

Nr sprawy: 
AWM/NAW/12/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-07-08
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

I. Przedmiot zamówienia:

1. Rodzaj zamówienia
Usługi
Kod CPV: 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

2) Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night), która rozpocznie się 17 stycznia 2020 r. (piątek) o godz. 20:00, a zakończy 18 stycznia 2020 r. (sobota) o godz. 03:00. W uzasadnionych sytuacjach, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB w innym terminie, uzgodnionym z Wykonawcą. W przypadku ewentualnej zmiany terminu, Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie przeprowadzona nie później niż do 25 stycznia 2020 r.

3) Karaoke odbędzie się w klubie/klubie studenckim Wykonawcy lub wynajętym przez Wykonawcę. Akceptowalna lokalizacja to centrum Miasta Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Mickiewicza). Ostateczne miejsce, w którym odbędzie się wydarzenie zostanie ustalone w trybie roboczym z Wykonawcą i będzie wymagało akceptacji Zamawiającego.

4) Uczestnikami Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będą przedstawiciele całej społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (studenci z Polski, studenci zagraniczni, przedstawiciele kadry naukowo-dydaktycznej, doktoranci, pracownicy administracyjni). Maksymalna liczba uczestników to 300 osób.

5) Głównymi celami Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB są:
- organizacja Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB z udziałem całej, międzynarodowej społeczności UMB;
- kształtowanie postaw otwartości i tolerancji;
- zmniejszenie barier międzykulturowych;
- integracja studentów zagranicznych i kadry zagranicznej z całą społecznością akademicką Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku;
- budowanie relacji w społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku poprzez wspólne śpiewanie;
- przyczynienie się do poprawy wizerunku Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku jako instytucji otwartej na współpracę międzynarodową, dbającej o komfort cudzoziemców studiujących i pracujących na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku.

6) Wydarzenie musi być prowadzone w języku angielskim.

7) Wykonawca będzie zobowiązany do posprzątania lokalu/klubu, w tym również bufetu, zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami z przedstawicielami wynajętego lokalu/klubu.

8) Planowany termin realizacji usługi:
Międzynarodowa Noc Karaoke UMB rozpocznie się 17 stycznia 2020 r. (piątek) o godzinie 20.00. Po zakończeniu występów karaoke oraz rozdaniu nagród, rozpocznie się impreza taneczna, prowadzona przez DJ zatrudnionego przez Wykonawcę, która potrwa co najmniej do godziny 03:00 dnia następnego tj. 18 stycznia 2020 r.

9) Sposób realizacji usługi, główne założenia organizacyjne:

- przeprowadzenie i organizacja Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, która odbędzie się w lokalu/klubie wynajętym przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia wg dopuszczalnej lokalizacji: centrum miasta Białegostoku. Klub/klub studencki zostanie wynajęty wyłącznie na potrzeby organizacji Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, co oznacza uczestnictwo wyłącznie osób ze społeczności UMB;
- zakłada się klasyfikację indywidualną w siedmiu kategoriach oraz klasyfikację grupową w trzech kategoriach. Jury wskaże zwycięzców, którzy zajmą miejsca I-III w każdej z poniższych kategorii:

I. Kategoria indywidualna: Najlepiej zaśpiewane piosenki solo w poszczególnych językach obcych*:

• Najlepiej zaśpiewana piosenka niemiecka
• Najlepiej zaśpiewana piosenka angielska
• Najlepiej zaśpiewana piosenka norweska
• Najlepiej zaśpiewana piosenka szwedzka
• Najlepiej zaśpiewana piosenka arabska
• Najlepiej zaśpiewana piosenka hiszpańska
• Najlepiej zaśpiewana piosenka polska

* Przy czym np. piosenka niemiecka oznacza, że autorem tej piosenki jest artysta/zespół pochodzący z Niemiec. Piosenka nie musi być koniecznie śpiewana po niemiecku, może być wykonywana w innym języku.
II. Kategorie grupowe: Najlepiej wykonane piosenki w duecie, trio i kwartecie (niezależnie od języka/kraju)
• Najlepszy duet
• Najlepsze trio
• Najlepszy kwartet

- przeprowadzona zostanie loteria fantowa, w której do wygrania będzie 30 nagród rzeczowych - niespodzianek w postaci wejściówek (voucherów) do kina zlokalizowanego na terenie Białegostoku;
- zostanie powołane czteroosobowe jury konkursowe, które będzie oceniało występy i nagradzało poszczególne osoby/grupy, składające się z przedstawicieli: studentów zagranicznych, studentów krajowych, władz i nauczycieli akademickich (po jednym przedstawicielu z każdej grupy);
- wszyscy uczestnicy będą z wyprzedzeniem rejestrować się za pomocą formularza dostępnego on-line. Zakres formularza zostanie ustalony w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą. Nie będzie potrzeby składania formularzy zgłoszeniowych w formie papierowej. Uczestnik będzie mógł wskazać 1 propozycję piosenki, celem dodania jej do spisu piosenek. Ostateczny spis utworów wymagać będzie akceptacji Zamawiającego;
- przygotowanie nagród rzeczowych dla laureatów wszystkich kategorii indywidualnych i grupowych (dla miejsc I-III) oraz nagród rzeczowych niespodzianek w loterii fantowej;
- Międzynarodowa Noc Karaoke UMB zostanie oficjalnie otwarta przez przedstawiciela(-i) władz UMB;
- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 300 ulotek (format A4, składane do DL, zadruk kolorowy, dwustronny) w języku angielskim z informacją o możliwości udziału w Międzynarodowej Nocy Karaoke na UMB oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;
- wykonawca przygotuje (projekt i druk) 10 plakatów (format A0, zadruk kolorowy, jednostronny) w języku angielskim informujących o wydarzeniu oraz dostarczy je do siedziby UMB w Białymstoku. Wymagana jest akceptacja projektu graficznego przez Zamawiającego;
- treści merytoryczne do plakatu i ulotki zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego nie później niż do 15 listopada 2019 r.;
- zorganizowanie poczęstunku w formie zimnego bufetu dla uczestników wydarzenia. Poczestunek powinen być zapewniony na 300 osób i składać się z zimnych przekąsek. Zimne przekąski oznaczają dania w formie przystawki np.: śledź w oleju, hiszpańska tortilla ziemniaczana, galareta z kurczaka, rolada z szynki i co najmniej jeden rodzaj przekąski wegetariańskiej, jednak nie więcej niż trzy rodzaje przekąsek wegetariańskich. Zakłada się przygotowanie 8 różnych rodzajów zimnych przekąsek po 80 porcji każdej z nich, łącznie 640 porcji. Oprócz przekąsek powinny być zapewnione napoje zimne i gorące (w tym woda, dwa rodzaje soków owocowych, kawa, herbata) oraz pieczywo (co najmniej dwa rodzaje pieczywa: jasne i ciemne). Napoje zimne i gorące powinny być zapewnione bez limitu podczas całej imprezy, co najmniej do godz. 3:00 następnego dnia.
- Zamawiający i Wykonawca uzgodnią ostateczny program przebiegu wydarzenia w trybie roboczym.
10) Zakres zadań Wykonawcy:
- udostępnienie lub wynajęcie klubu/klubu studenckiego w centrum Białegostoku (przykładowe ulice w tej okolicy: Lipowa, Malmeda, Białówny, Legionowa, Rynek Kościuszki, Adama Mickiewicza) oraz zapewnienie stosownego zaplecza technicznego tj. nagłośnienia, ekranu, projektora multimedialnego, mikrofonów, plików z muzyką karaoke oraz innych akcesoriów niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Pomieszczenie musi być klimatyzowane. Przy wyborze lokalu/klubu Wykonawca musi wziąć pod uwagę organizację bufetu zimnego. Sala powinna być dostosowana do liczby uczestników (max. 300 osób) oraz specyfiki wydarzenia. Miejsce wymaga akceptacji Zamawiającego. Po stronie Wykonawcy leżeć będzie obowiązek posprzątania po Międzynarodowym Dniu Karaoke UMB oraz wszelkie kontakty i ustalenia z właścicielem klubu/klubu studenckiego;
- zapewnienie osoby prowadzącej Międzynarodową Noc Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night) posiadającej bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego oraz posiadającej doświadczenie w prowadzeniu eventów, w tym o charakterze muzycznym;
- zapewnienie DJ’a, który będzie prowadził imprezę taneczną po występach i rozdaniu nagród, przy czym, DJ i prowadzący Międzynarodową Noc Karaoke UMB może być tą samą osoba, pod warunkiem, że ma odpowiednie kompetencje w tym zakresie;
- zapewnienie nagród rzeczowych dla laureatów (miejsca I-III) wg poniższej specyfikacji:
• Ilość: 16 – nagrody dla I miejsca: głośnik bluetooth
• Ilość: 16 - nagrody dla II miejsca: smartwatch
• Ilość: 16 - nagrody dla III miejsca: słuchawki przewodowe
• Ilość: 30 – nagrody w loterii fantowej – wejściówki (vouchery) do kin na terenie Białegostoku
Minimalne parametry techniczne dla nagród rzeczowych są następujące:
• - głośnik bluetooth: głośnik bezprzewodowy, moc 3W, dźwięk: Pasmo przenoszenia: 180Hz - 20kHz, Przetwornik: 1 x 40mm, Stosunek sygnału do szumu: ≥80 dB , wejście AUX (line in) i USB, bluetooth 4.1;
• smartwatch: wbudowany głośnik i mikrofon, wyświetlacz dotykowy, rozmiar wyświetlacza 1,44 cala, rozdzielczość wyświetlacza 128x128, bluetooth 3.0, funkcje: obsługa połączeń, zdalne sterowanie muzyką;
• słuchawki przewodowe nauszne: min. pasmo przenoszenia [HZ]: 24, czułość: 98 dB/mW, kolor: czarny, przetworniki kopułkowe, 30 mm, obrotowa i składana konstrukcja;
• wejściówki (vouchery) do kin – muszą obejmować kino zlokalizowane na terenie miasta Białegostoku, do wykorzystania na dowolny seans, w dowolnym terminie w wyznaczonym okresie ważności przez podmiot obsługujący dane kino, ale nie krótszym niż 30 dni po zakończeniu Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB;
- przygotowanie i organizacja rejestracji on-line na Międzynarodową Noc Karaoke UMB dla wszystkich uczestników (max. 300 osób);
- uregulowanie wszystkich spraw związanych z prawem autorskim, w szczególności uregulowanie kwestii finansowych z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi tj. ZAIKS, STOART, ZPAV i innymi. Po stronie Wykonawcy należeć będzie zapłata tym organizacjom;
- wynajęty klub/klub studencki musi spełniać wszystkie wymogi BHP i ppoż, zgodnie z obowiązującym prawem;
- Wykonawca powinien opracować regulamin udziału w wydarzeniu, podkreślając wagę zapewnienia warunków BHP i ochrony przeciwpożarowej. W formularzu zgłoszeniowym musi być do zaznaczenia pole, że uczestnik zapoznał się z regulaminem, w tym z zaleceniami dot. BHP i ppoż. Regulamin musi być opracowany maksymalnie do 31 października 2019 r. i przesłany Zamawiającemu do akceptacji. Zakres regulaminu oprócz przepisów BHP i ppoż obejmować będzie m.in. termin i miejsce imprezy, zasady przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników, szczegółowy program wydarzenia, zasady klasyfikacji i inne informacje ustalone wspólnie z Zamawiającym;
- przy organizacji imprezy z udziałem pracowników, studentom, doktorantom UMB, poza obiektami UMB, organizator (Wykonawca) ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom imprezy tj.:
1) Wykonawca ma obowiązek uzgodnić z Inspektoratem BHP i PPOŻ UMB, za pośrednictwem osoby wyznaczonej do kontaktów przez Zamawiającego Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i Plan ewakuacji.
2) Przekazać Zamawiającemu ostateczny Regulamin imprezy, Instrukcję postępowania na wypadek pożaru lub innego zagrożenia i Plan ewakuacji oraz umieścić w miejscach zapewniających zapoznanie się z ich treścią na terenie imprezy.
3) Wykonawca sprawdzi, potwierdzi w formie pisemnej i przekaże Zamawiającemu informację pisemną, czy obiekt, w którym odbywa się Międzynarodowa Noc Karaoke UMB spełnia wymagania pod względem bezpieczeństwa pożarowego i warunków ewakuacji m.in. czy:
a) posiada aktualną „Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego”,
b) drogi i wyjścia ewakuacyjne są drożne i oznakowane znakami zgodnie z przepisami w tym zakresie,
c) aktualne są przeglądy i badania oświetlenia ewakuacyjnego, gaśnic i hydrantów pożarowych, Systemu Sygnalizacji Pożaru - jeżeli jest wymagany dla obiektu.
- po stronie Wykonawcy leżeć będzie zapewnienie ochrony wydarzenia. Liczba pracowników ochrony zabezpieczających Międzynarodową Noc Karaoke UMB musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, w tym m.in. z Ustawą z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2018.0.1870 t.j.),
- zapewnienie wykwalifikowanego, profesjonalnego kucharza/-y, który (-rzy) przygotuje (-ą) zimne przekąski, zgodnie z założeniami zawartymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. Wykonawca może również wynająć profesjonalną firmę cateringową, celem zapewnienia poczęstunku, jednakże musi to odbyć się za pisemną zgodą Zamawiającego. Zimne przekąski muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy, na bazie produktów najwyższej jakości i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi normami HACCP. Ostateczna propozycja menu z zimnymi przekąskami i napojami zimnymi i gorącymi wymaga akceptacji Zamawiającego na 7 dni roboczych przed wydarzeniem.
- zapewnienie innych osób, zaangażowanych w prawidłową i zgodną z umową realizację przedmiotu zamówienia;
- zapewnienie niezbędnych akcesoriów i sprzętów kuchennych umożliwiających przygotowanie zimnych przekąsek. Wykonawca musi zapewnić również plastikowe kubki, talerzyki, sztućce, serwetki i inne jednorazowe artykuły służące do organizacji zimnego bufetu;
- transport zimnych przekąsek i napojów na miejsce wydarzenia;
- przygotowanie (projekt i druk) 300 ulotek oraz 10 plakatów wg wymogów opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. Projekty graficzne ulotek i plakatów wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego przed drukiem oraz muszą być dostarczone na miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie Białegostoku wraz z rozładunkiem;
- wszystkie inne czyności niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;
- sporządzenie krótkiego raportu (max. 1800 znaków ze spacjami) z przebiegu Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night) w terminie do 5 dni roboczych po wydarzeniu;
- Wykonawca zobowiązany jest do oznaczenia wszystkich przygotowanych materiałów (m.in. ulotek, plakatów) i dokumentów związanych z realizacją Projektu, które podawane są do wiadomości publicznej lub przeznaczone dla grupy docelowej, znakiem Funduszy Europejskich z nazwą Programu, znakiem Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny oraz logotypem NAWA. Stosowne informacje i logotypy zostaną przekazane przez Zamawiającego.

11) Sposób dowiezienia i przygotowywania posiłków musi spełniać wymogi Państwowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Zachodzi tu również potrzeba, we współpracy Zamawiającego z Wykonawcą, spełnienia wymogów przeciwpożarowych oraz odpowiedzialności za produkty i sprzęt dostępne podczas imprezy.

12) Informacja i promocja

Wykonawca umieści na wszelkich materiałach i dokumentach powstałych w toku realizacji przedmiotu zamówienia dwujęzyczną informację o nazwie wydarzenia (Międzynarodowa Noc Karaoke UMB / International MUB’s Karaoke Night) i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową, niezwłocznie po podpisaniu umowy. Promocja Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB będzie prowadzona przez Biuro Promocji i Rekrutacji UMB.

13) Polityka równych szans

Wykonawca zapewni:
- dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia wszystkim uczestnikom Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepelnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;
- przestrzeganie polityki równych szans podczas wydarzenia, w szczególności stosowanie języka równościowego;
- używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.

3. Wymagania wobec Wykonawcy

a) Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu i organizowaniu eventów, w tym o charakterze muzycznym. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca powinien w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) przeprowadzić co najmniej 5 wydarzeń o charakterze eventowym, w tym minimum 2 o charakterze muzycznym, każde z udziałem co najmniej 50 osób. Wykonawca powinien podać informacje o każdej ze zrealizowanych usług w formularzu ofertowym.
b) Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, tj.
- osobą prowadzącą Międzynarodową Noc Karaoke UMB, posiadającą co najmniej dwuletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu wydarzeń o charakterze eventowym, w tym w przeprowadzeniu co najmniej 2 eventów o charakterze muzycznym oraz posiadającą bardzo dobrą, komunikatywną znajomość języka angielskiego;
- DJ-em, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na tym stanowisku (może to być osoba prowadząca Międzynarodową Noc Karaoke UMB, jeżeli posiada odpowiednie kompetencje),
- kucharzem, posiadającym co najmniej 3-letnie, udokumentowane doświadczenie zawodowe na stanowisku kucharza (jeśli Wykonawca będzie przygotowywał przekąski we własnym zakresie, bez angażowania podwykonawców),
- dodatkowymi kucharzami lub innymi osobami niezbędnymi do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia. Wykonawca poda imiona i nazwiska w formularzu ofertowym. Wykonawca potwierdzi spełnienie powyższych wymagań dla osoby prowadzącej, DJ’a i kucharza oświadczeniem na formularzu ofertowym.

4. Kryteria oceny:
1) Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
- Cena oferty – max. liczba – 70 pkt – w formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, za całość realizacji zamówienia;
- Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów muzycznych, liczba zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych – max. liczba – 30 pkt.
2) Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB (International MUB’s Karaoke Night). Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 70;
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 punktów.
3) Zasady oceny kryterium „Doświadczenie Wykonawcy”.
- W kryterium „Doświadczenie Wykonawcy” ocena zostanie dokonana na podstawie liczby zrealizowanych usług polegających na realizacji eventów muzycznych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie.
- Ocena zostanie dokonana przy zastosowaniu następujących zasad:
Jeden - dwa eventy muzyczne: 5 punktów;
trzy - cztery eventy muzyczne: 10 punktów;
pięć - sześć eventów muzycznych: 20 punktów;
siedem i więcej eventów muzycznych: 30 punktów.

W celu potwierdzenia liczby punktów przysługujących w ramach kryterium, Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym (Załącznik nr 1) liczbę i wykaz przeprowadzonych eventów, w tym muzycznych, wraz z podaniem, na rzecz jakich podmiotów zostały one przeprowadzone w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie. Za podane w ramach kryterium Doświadczenie Wykonawcy w realizacji eventów zrealizowane usługi Wykonawcy, otrzymają punkty w przypadku, jeśli będą one innymi usługami, niż usługi potwierdzające minimalne doświadczenie Wykonawcy w prowadzeniu i organizowaniu działań o charakterze eventowym.

Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.

Zostanie wybrana oferta z największą łączną liczbą punktów.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy.

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
2. Okres: 
2020-01-17 - 2020-01-18
3. Termin (słownie): 
Od siedemnastego do osiemnastego stycznia dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
nr 100 - Prawe Skrzydło Pałacu Branickich
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski, tomasz.maliszewski@umb.edu.pl
Telefon kontaktowy: 
+48 85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) Dokument rejestrowy Wykonawcy, poświadczający prowadzenie działalności gospodarczej w obszarze zgodnym z przedmiotem zamówienia;
2) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego);
3) Referencje od Zamawiających, na rzecz których były wykonywane usługi wykazane w ramach doświadczenia Wykonawcy.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-07-30 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna. 1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej w następujący sposób: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na przeprowadzenie Międzynarodowej Nocy Karaoke UMB – AWM/NAW/12/2019/TM - Nie otwierać przed dniem 30-07-2019, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. Nie ma możliwości składania ofert częściowych; 2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie,
  • do unieważnienia postępowania.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe-miedzynarodowa_noc_karaoke_umb.docx128.17 KB
umowa_miedzynarodowa_noc_karaoke_umb_-_zaparafowana.doc163.5 KB
umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_-_mnk_umb.doc149.5 KB
formularz_ofertowy_mnk_umb.doc135.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc128.5 KB