Przedmiotem zamówienia jest usługa efektywnego pozyskiwania kandydatów na studia lekarskie prowadzone w języku angielskim przez Wydział Lekarski z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku

Nr sprawy: 
AWM/INT/01/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-10-31
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zapytanie ofertowe:
Przedmiotem zamówienia jest usługa efektywnego pozyskiwania kandydatów na studia lekarskie prowadzone w języku angielskim przez Wydział Lekarski z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim.
Kod CPV:
79600000-4 – usługi rekrutacyjne.
I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia:
Usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia:
W ramach realizacji zamówienia, Wykonawca zostanie zobowiązany do wykonania następujących czynności:
- szczegółowego informowania potencjalnych kandydatów na studia prowadzone przez Zamawiającego dotyczącego charakterystyki studiów, programu kształcenia, odpłatności związanych z kształceniem, warunków studiowania, kosztów utrzymania w Polsce, uwarunkowań socjalno-bytowych i innych kwestii związanych ze studiowaniem u Zamawiającego;
- informowania kandydatów na studia na temat warunków rekrutacji określonych przez Komisję Rekrutacyjną Zamawiającego, zgodnie z informacjami przekazanymi przez Zamawiającego po podpisaniu umowy;
- przedstawienia kandydatom na studia regulaminu studiów w języku angielskim prowadzonych przez Zamawiającego;
- przedstawienia kandydatom na studia programu nauczania;
- oddelegowania do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osoby (osób) posiadającej /-cych odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej/-cych biegłą znajomość języka angielskiego jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;
- dołożenia starań, aby kandydaci na studia pozyskani przez Wykonawcę, którzy zostaną zakwalifikowani do udziału w studiach anglojęzycznych prowadzonych przez Zamawiającego, posiadali wymagane badania medyczne, szczepienia i ubezpieczenia zdrowotne, na cały okres studiów u Zamawiającego;
- zweryfikowania, czy system edukacji oraz uregulowania prawne obowiązujące w danym kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia nie uniemożliwia lub nie stanowi istotnej przeszkody w podjęciu studiów lekarskich prowadzonych przez Zamawiającego;
- pomocy kandydatom na studia w skompletowaniu wymaganych dokumentów niezbędnych do przejścia całego procesu rekrutacji;
- zweryfikowania, czy kandydaci na studia znają język angielski na poziomie umożliwiającym uczestnictwo w zajęciach w ramach programu studiów;
- kompleksowej pomocy kandydatom na studia w wypełnieniu formularzy aplikacyjnych w systemie rekrutacyjnym funkcjonującym u Zamawiającego. Zamawiający udzieli Wykonawcy wskazówek dotyczących zasad funkcjonowania elektronicznego systemu rekrutacyjnego Zamawiającego;
- udzielenia kandydatom, którzy pomyślnie przejdą etap rekrutacji, kompleksowej pomocy związanej z organizacją wyjazdu na studia do Polski, w tym m.in.: pomoc w uzyskaniu wizy (jeśli dotyczy), pomoc w znalezieniu zakwaterowania i inne;
- podpisania umowy z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego;
- podpisania z Zamawiającym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.
Zakres zamówienia:
- Kandydaci na studia medyczne prowadzone w języku angielskim przez Zamawiającego będą pozyskiwani w szczególności z następujących krajów: Wielka Brytania, Irlandia, Włochy, Kanada, Portugalia, Francja, Belgia, Holandia, Luksemburg, Izrael, Turcja. Wykonawca ma również możliwość pozyskiwania kandydatów na studia z innych krajów, z wyjątkiem krajów, określonych jako wyłączone z przedmiotu zamówienia w niniejszym zapytaniu ofertowym.
- Kandydaci na studia medyczne prowadzone w języku angielskim przez Zamawiającego nie mogą być pozyskiwani z następujących krajów: Niemcy, Hiszpania, Norwegia, Szwecja, Finlandia, Dania, Islandia.
- W ramach realizacji zamówienia Wykonawca pozyska nie mniej niż 4 i nie więcej niż 14 kandydatów do rekrutacji.
- Pozyskiwanie kandydatów dotyczy naboru na rok akademicki 2020/2021.
Wykonywanie przedmiotu umowy powinno rozpocząć się niezwłocznie po jej zawarciu. Zamawiający przewiduje, że umowa zostanie zawarta w 2019 r. Zakończenie procesu pozyskiwania kandydatów powinno nastąpić do dnia 31 sierpnia 2020 r.
Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:
Cena przedmiotu zamówienia w przeliczeniu na jednego kandydata – 70 %.
Zadeklarowana liczba pozyskanych kandydatów – 30 %.
Metodologia oceny ofert:
Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów obliczaną według wzoru:

K = Kc + Kl
K – liczba punktów oferty ocenianej
Kc – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Cena”
Kl – liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium „Liczba kandydatów”.

W kryterium ceny (Kc) – 70 %
Gdzie

Cmin
Kc = ………. X 70 % x 100
Co

Kc – liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium „Cena”
Cmin – najniższa zaoferowana cena (brutto)
Co – cena oferty ocenianej (brutto)
100 – współczynnik stały

W kryterium „Liczba kandydatów” (Kl) – 30 %

Wykonawca w formularzu ofertowym wskaże, jaką liczbę (nie mniejszą niż 4, nie większą niż 14) kandydatów pozyska. Za każdego zadeklarowanego dodatkowego kandydata powyżej liczby 4 kandydatów otrzyma po 3 punkty, z zaznaczeniem, że będzie to nie więcej niż 30 punktów.

Łączna punktacja przyznana ofercie będzie stanowiła sumę punktów przyznaną w ramach kryterium cenowego i kryterium liczby kandydatów. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów wynosi 100. W przypadku braku możliwości wybrania najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzymają taką samą punktację, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty z najniższą ceną.

Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru więcej niż jednej oferty, z zastrzeżeniem, że suma kandydatów proponowanych do rekrutacji w wybranych ofertach nie może przekroczyć 14.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia:
Od dnia zawarcia umowy do dnia 31 sierpnia 2020 r.

III. Wymagania stawiane Wykonawcy:
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z pozyskiwaniem studentów anglojęzycznych i w pracy na rzecz uczelni wyższej oraz posiadającej biegłą znajomość języka angielskiego jak również biegłą znajomość oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia (możliwe jest rozwiązanie, w którym do wykonania przedmiotu zamówienia zostaną oddelegowane dwie osoby: jedna z biegłą znajomością języka angielskiego, druga z biegłą znajomością oficjalnego języka kraju, skąd będą pozyskiwani kandydaci na studia). Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby (osób), wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej (uczelni wyższych). W ramach wykazania doświadczenia, w przypadku każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien zrekrutować co najmniej 5 studentów anglojęzycznych.
IV. Termin:
Od dnia zawarcia umowy do 31 sierpnia 2020 r.
5. Termin (słownie):
do trzydziestego pierwszego sierpnia dwa tysiące dwudziestego roku.
V. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku
Dział:
Dział Współpracy Międzynarodowej UMB
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy:
tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:
- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do CEIDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca zrekrutował na rzecz każdej z uczelni wyższych co najmniej 5 studentów anglojęzycznych w ramach każdej ze wskazanych usług. Zamawiający oczekuje również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy.
- Wykonawca powinien przedłożyć dokument w formie życiorysu zawodowego opisujący doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia. Wnioskodawca powinien również załączyć dokument potwierdzający znajomość języka angielskiego oraz języka oficjalnego kraju rekrutowanych studentów.

4. Termin składania ofert (data i godzina):
15 listopada 2019 r. (piątek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą, złożone osobiście lub przesłane w formie skanów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział:
Kancelaria Ogólna, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
• swobodnego wyboru oferty,
• przeprowadzania dodatkowych rokowań,
• unieważnienia zamówienia lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia lub poszerzenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.

Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy wraz z załącznikiem do umowy – zakres danych do rekrutacji;
- Załącznik nr 3 – wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu o ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2020-08-31
2. Okres: 
2019-11-18 - 2020-08-31
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego pierwszego sierpnia dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku
Dział Współpracy Międzynarodowej UMB

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do CEIDG, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie rekrutacji studentów anglojęzycznych na potrzeby uczelni wyższej. Z dokumentów powinno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca zrekrutował na rzecz każdej z uczelni wyższych co najmniej 5 studentów anglojęzycznych w ramach każdej ze wskazanych usług. Zamawiający oczekuje również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy.
- Wykonawca powinien przedłożyć dokument w formie życiorysu zawodowego opisujący doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia. Wnioskodawca powinien również załączyć dokument potwierdzający znajomość języka angielskiego oraz języka oficjalnego kraju rekrutowanych studentów.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-11-15 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Oferty mogą zostać przesłane pocztą, złożone osobiście lub przesłane w formie skanów na adres e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl Decyduje data wpływu do Zamawiającego. Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: Kancelaria Ogólna, Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia zamówienia lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia lub poszerzenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe.docx29.4 KB
wzor_umowy.doc105 KB
wzor_umowy_powierzenia_przetwarzania_danych.doc72 KB
formularz_ofertowy.docx17.3 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc48.5 KB
zalaczniik_do_umowy_dane.docx13.07 KB