Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę, cyklu szkoleń zamkniętych z zarządzania projektami dla pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

Nr sprawy: 
AZP/261/US/47/APP-073/ZPU/3/2019
Data (wystawienia): 
2019-12-09
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia, którego przedmiotem są usługi społeczne i inne szczególne usługi wymienione w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE oraz załączniku XVII do dyrektywy 2014/25/UE (dalej jako usługi społeczne), a ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi społeczne
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie, w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę, cyklu szkoleń zamkniętych z zarządzania projektami dla pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.
Zamawiający planuje zorganizowanie, dla maksymalnie 96 uczestników, następujących szkoleń :
skuteczne zarządzanie projektami,
akredytowane szkolenia z zakresu metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Foundation wraz z egzaminami,
akredytowane szkolenia z zakresu metodyki zarządzania projektami PRINCE2 Practitioner wraz z egzaminami.
Szkolenia realizowane będą w ramach projektu „Program Zintegrowanego Rozwoju Jakości Kształcenia na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku”, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.

Cel szkolenia:
Celem szkoleń jest przekazanie uczestnikom wiedzy z podstaw zarządzania projektami, jej usystematyzowanie i w dalszej kolejności poznanie przez uczestników metodyki zarządzania projektami Prince2 Foundation i Prince2 Practitioner umożliwiające jej wykorzystanie w pracy, a także przygotowanie uczestników do uzyskania pozytywnego wyniku na egzaminach Prince2 Foundation
i Prince2 Practitioner.

Ramowy opis szkolenia w tym zagadnienia i treści objęte szkoleniem:
Zamawiający planuje zorganizowanie następujących szkoleń:
Skuteczne zarządzanie projektami - 3 grupy;
Program szkolenia Skuteczne zarządzanie projektami powinien koncentrować się na omówieniu podstawowych pojęć i zagadnień związanych z zarządzaniem projektami, uwzględniać kompilację różnych metodyk (w tym PMI, Prince2 oraz podejścia w stylu agile), skupiać się na efektywnych taktykach, modelach zachowań, prowadząc uczestników szkolenia krok po kroku przez zestaw narzędzi projektowych i symulując przebieg projektu w organizacji w formie case study.
Program szkolenia powinien zawierać co najmniej następujące zagadnienia:
Podstawowe pojęcia związane z zarządzaniem projektami.
Standardy zarządzania projektami (w tym: cykl życia projektu, przepływy informacyjne, role i odpowiedzialność).
Inicjowanie projektu: analiza środowiska i interesariuszy projektu, uzasadnienie realizacji projektu, określenie celów projektu (metoda SMART).
Planowanie projektu: określenie zakresu projektu, podział prac, tworzenie diagramu sieciowego, metoda ścieżki krytycznej, szacowanie czasu trwania zadań zasobów i kosztów, harmonogramowanie, bilansowanie zasobów, zarządzanie ryzykiem.
Zarządzanie realizacją i monitorowanie postępów projektu: zmiany w projekcie, zarządzanie ludźmi w projekcie, budowanie i rozwój zespołu projektowego, angażowanie partnerów zewnętrznych, przegląd ryzyk, monitorowanie i raportowanie stanu realizacji projektu.
Zamykanie projektu: powody zamknięcia projektu, ocena końcowa projektu, gromadzenie i przekazywanie doświadczeń, trwałość.
Postępowanie w sytuacji kryzysowej w projekcie.
Komunikacja i współpraca w projekcie.

Szkolenie PRINCE2® Foundation kończące się egzaminem umożliwiającym zdobycie międzynarodowego certyfikatu PRINCE2 Foundation - 3 grupy;
Szkolenie PRINCE2® Practitioner kończące się egzaminem umożliwiającym zdobycie międzynarodowego certyfikatu PRINCE2 Practitioner - 2 grupy.
Programy, zakres i tematyka akredytowanych szkoleń PRINCE2® powinny być zgodne ze standardami dla szkoleń umożliwiającym zdobycie międzynarodowych certyfikatów PRINCE2 Foundation oraz PRINCE2 Practitioner, powinien obejmować wszystkie elementy programowe PRINCE2 umożliwiające przygotowanie do certyfikowanego egzaminu wraz z przeprowadzeniem certyfikowanego egzaminu w ostatnim dniu szkolenia.
Sposób realizacji szkolenia:
Wykonawca, najpóźniej 14 dni przez datą pierwszego szkolenia zobowiązany jest przestawić szczegółowy program szkolenia, ustalony w oparciu o program ramowy lub odpowiednie standardy szkoleń, z uwzględnieniem liczby planowanych godzin zajęć. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do przygotowanego programu. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia lub odniesienia się każdorazowo w stosunku do przedstawionych uwag.
Wykonawca przygotuje i zapewni uczestnikom materiały szkoleniowe, w tym dla uczestników szkoleń certyfikowanych PRINCE2® Foundation i Prince2® Practitioner. materiały w postaci oficjalnych podręczników Prince2, a także przykładowe zestawy egzaminacyjne. Materiały szkoleniowe nie mogą naruszać praw autorskich. Materiały zostaną przekazane w wersji papierowej najpóźniej w dniu rozpoczęcia szkolenia.
Każdy uczestnik szkolenia otrzyma od Wykonawcy zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Wzór zaświadczenia zostanie skonsultowany z Zamawiającym.
W przypadku szkoleń PRINCE2® Wykonawca:
zorganizuje i przeprowadzi dla uczestników odpowiednich szkoleń egzaminy:
PRINCE2® Foundation
PRINCE2® Practitioner,
umożliwiające uzyskanie powszechnie uznawalnego certyfikatu. Egzamin musi zostać przeprowadzony przez podmiot posiadający akredytację.
przekaże uczestnikom szkoleń odpowiednio certyfikat:
PRINCE2® Foundation
Prince2® Practitioner.
Zamawiający zastrzega możliwość uczestnictwa (i otrzymania zaświadczenia/certyfikatu) tej samej osoby na różnych szkoleniach.
Potwierdzeniem realizacji każdego szkolenia będzie przekazanie Zamawiającemu przez Wykonawcę:
protokołu z realizacji zajęć, wskazującego liczbę godzin w poszczególnych dniach wykonywania umowy
oryginału listy obecności w formie przygotowanej przez Zamawiającego wraz z potwierdzeniem odbioru materiałów szkoleniowych.
kserokopii wszystkich zaświadczeń / certyfikatów wydanych uczestnikom.
Dla każdego z uczestników Wykonawca przeprowadzi proces weryfikacji nabycia kompetencji składający się z następujących elementów:
przeprowadzenie wstępnego testu weryfikacji kompetencji na początku kursu szkolenia (tzw. wzorzec, czyli ocena kompetencji początkowych), w tym zdefiniowanie wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną uczestnicy w wyniku udziału w szkoleniu,
przeprowadzenie końcowego testu weryfikacji kompetencji na zakończenie szkolenia (ocena kompetencji na zakończenie kursu),
porównanie wyników testu wstępnego i końcowego i przedstawienie wniosków w postaci raportu.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały ww. dokumentów.
Działania informacyjno-promocyjne
Wykonawca umieści na listach obecności, harmonogramach, programach, zaświadczeniach, protokołach odbioru, innych dokumentach i opracowaniach wskazanych przez Zamawiającego oraz pomieszczeniach, w których będą odbywały się zajęcia informacje o nazwie kursu i projektu oraz odpowiednie logotypy (Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój), które Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową.
Wykonawca zapewni:
w razie potrzeby, odpowiednią dostępność usługi będącej przedmiotem zamówienia dla wszystkich uczestników kursu, zgodnie ze standardami stanowiącymi załącznik do Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014–2020,
przestrzeganie polityki równych szans podczas realizacji zajęć, w szczególności stosowanie języka równościowego,
materiały szkoleniowe oraz inne pomoce dydaktyczne zastosowane podczas szkolenia uwzględniające stosowanie równościowego języka, w tym używanie sformułowań w języku wrażliwym na płeć.
Zamawiający informuje, że realizacja szkoleń może zostać poddana nadzorowi Zamawiającego lub innych instytucji. Podczas prowadzonych zajęć może mieć miejsce zapowiedziana lub niezapowiedziana wizytacja przedstawiciela Zamawiającego lub przedstawicieli instytucji finansujących i kontrolujących projekt.

Miejsce szkolenia:
Szkolenia realizowane będą w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę, zlokalizowanych na terenie miasta Białystok.
Wykonawca zapewni sale i niezbędną infrastrukturę na potrzeby realizacji szkoleń i egzaminów dla wszystkich uczestników, w warunkach zapewniających efektywność procesu uczenia się, odpowiednich do celu i formy prowadzenia zajęć. Sale i obiekty szkoleniowe muszą spełniać warunki BHP oraz odpowiadać potrzebom grupy docelowej, w tym osób niepełnosprawnych, np. podjazdy, szerokie wejścia, windy. Zamawiający wymaga, aby sala szkoleniowa była przestronna, ogrzewana/klimatyzowana, autonomiczna tj. nie wydzielona z jednej dużej sali, posiadała odpowiednie wyposażenie (rzutnik multimedialny, laptop, ekran, stoliki, krzesła, flipchart), oświetlenie umożliwiające pracę szkoleniową, okna, dostęp do toalety i szatni.
Planowana liczba uczestników
Uczestnikami szkoleń będą pracownicy Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zaangażowani
i planowani do zaangażowania w realizację działań projektowych finansowanych ze środków własnych i źródeł zewnętrznych.
Zamawiający planuje udział w szkoleniach następującej liczby pracowników:
1) Skuteczne zarządzanie projektami – 3 grupy maksymalnie 12 osobowe;
2) Szkolenie PRINCE2® Foundation – 3 grupy maksymalnie 12 osobowe;
3) Szkolenie PRINCE2® Practitioner – 2 grupy maksymalnie 12 osobowe;
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia łącznej liczby uczestników o maximum 20%. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę uczestników w każdym zrealizowanym szkoleniu.

Planowany termin realizacji usługi oraz czas trwania szkoleń:
Szkolenia realizowane będą w ciągu 12 miesięcy od daty zawarcia umowy z Wykonawcą.
Szczegółowy harmonogram szkoleń ustalony zostanie w formie negocjacji między Zamawiającym i Wykonawcą. Ostateczny termin szkolenia dla każdej grupy potwierdzony zostanie przez obie strony na co najmniej 14 dni przed datą szkolenia.
Wymiar godzinowy szkoleń
- Skuteczne zarządzanie projektami: 16 godzin edukacyjnych;
- Szkolenie PRINCE2® Foundation: 24 godziny edukacyjne (w tym egzamin);
- Szkolenie PRINCE2® Practitioner: 16 godzin edukacyjnych (w tym egzamin);
przy założeniu , że 1 godzina edukacyjna to 45 minut.
Harmonogram szkoleń oprócz powyższej liczby godzin edukacyjnych powinien uwzględniać dodatkowo po dwie przerwy 15 minutowe, lub 3 przerwy 10 minutowe w każdym dniu szkolenia.
Szkolenie dla każdej grupy realizowane będzie:
- w przypadku szkoleń 2 dniowych w 2 kolejnych dniach szkoleniowych (preferowane dni piątek - sobota),
- w przypadku szkoleń 3 dniowych w 3 kolejnych dniach szkoleniowych (preferowane dni czwarte - sobota),
z wyłączeniem niedziel i dni świątecznych.
Powyższy okres i dni realizacji szkoleń mają charakter ramowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo modyfikacji terminów poszczególnych dni szkolenia, w porozumieniu z Wykonawcą, na etapie realizacji zamówienia, celem dopasowania terminów do możliwości podziału pracowników Zamawiającego w szkoleniach i dostępności czasowej Wykonawcy (trenera).

Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca potwierdzi swoje doświadczenie oraz dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oświadczeniem na formularzu ofertowym. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.
posiadają akredytację ATO Prince2 Foundation oraz Prince2 Practitioner wydaną przez organizacje APM Group ltd. lub organizację równoważną i uprawnioną do certyfikacji w metodyce PRINCE2 – ocena spełnienia warunku na podstawie kserokopii dokumentu potwierdzającego akredytację poświadczonej przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem dołączonej do oferty.
W okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, wykonali co najmniej 2 usługi szkoleniowe dotyczące zarządzania projektami, w wymiarze co najmniej 16 godzin szkoleniowych na grupę - weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

Wymagania wobec osób prowadzących szkolenia:
Zamówienie musi być realizowane osobiście przez Wykonawcę lub osobę skierowaną przez Wykonawcę do realizacji zamówienia wskazaną w formularzu ofertowym. W sytuacji, gdy wybrany Wykonawca lub osoba skierowana przez Wykonawcę do realizacji zamówienia nie byłaby w stanie realizować zamówienia – Wykonawca jest zobowiązany zapewnić do realizacji zamówienia trenera o kompetencjach, wykształceniu i doświadczeniu nie mniejszych niż osoby wskazanej w ofercie. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego na piśmie.
Osoba prowadząca szkolenie musi spełniać następujące wymagania:
Trener prowadzący szkolenie Skuteczne zarządzanie projektami:
przeprowadzenie wciągu ostatnich 2 lat co najmniej 2 szkoleń z zakresu zarządzania projektami (weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń) w wymiarze co najmniej 16 godzin każde ze szkoleń.
Trener prowadzący szkolenie PRINCE2® Foundation:
przeprowadzenie wciągu ostatnich 2 lat co najmniej 2 certyfikowanych szkoleń z przedmiotowego zakresu (weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń) w wymiarze co najmniej 16 godzin każde ze szkoleń.
Trener prowadzący szkolenie PRINCE2® Practitioner:
przeprowadzenie wciągu ostatnich 2 lat co najmniej 2 certyfikowanych szkoleń z przedmiotowego zakresu (weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych szkoleń) w wymiarze co najmniej 16 godzin każde ze szkoleń.

Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następującego kryterium:
cena – 60%
doświadczenie kadry szkoleniowej w realizacji certyfikowanych szkoleń PRINCE2® Foundation – 20%
doświadczenie kadry szkoleniowej w realizacji certyfikowanych szkoleń PRINCE2® Practitioner – 20%

Znaczenie i opis oceny poszczególnych kryteriów oferty:

Cena (PC) – 60% punktacji obliczana według wzoru:

Cena=(cena oferty najniższej x 100)/(cena oferty rozpatrywanej) x 60%

60 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w podanym kryterium
W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Doświadczenie kadry szkoleniowej w realizacji certyfikowanych szkoleń PRINCE2® Foundation – (PD1) – 20%.
Elementem podlegającym ocenie będzie przeprowadzenie przez trenera prowadzącego szkolenie, certyfikowanych szkoleń z zarządzania projektami PRINCE2® Foundation, przeprowadzonych
w ciągu ostatnich 2 lat, w wymiarze co najmniej 16 godzin szkoleniowych na grupę. Weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych przez trenera szkoleń.
Zamawiający będzie przyznawał punkty za przeprowadzone szkolenia w ilości od 2 do 10, co oznacza, że minimalna uwzględniona w procesie przyznawania punktacji liczba przeprowadzonych szkoleń wynosi 2, natomiast maksymalna liczba przeprowadzonych szkoleń uwzględniona w procesie przyznawania punktacji to 10. Liczbę szkoleń należy podać w załączonym do oferty wykazie szkoleń.

Ilość punktów PD1 zostanie wyznaczona wg wzoru:

PD1=(PR/PN) x 20

gdzie:
PR – liczba szkoleń w badanej ofercie
PN – największa możliwa do uwzględnienia liczba szkoleń - 10
20 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta

Doświadczenie kadry szkoleniowej w realizacji certyfikowanych szkoleń PRINCE2® Practitioner – PD2 - 20%.
Elementem podlegającym ocenie będzie przeprowadzenie przez trenera prowadzącego szkolenie, certyfikowanych szkoleń z zarządzania projektami PRINCE2® Practitioner, przeprowadzonych
w ciągu ostatnich 2 lat, w wymiarze co najmniej 16 godzin szkoleniowych na grupę. Weryfikacja spełnienia wymogu na podstawie dołączonej do oferty listy przeprowadzonych przez trenera szkoleń.

Zamawiający będzie przyznawał punkty za przeprowadzone szkolenia w ilości od 2 do 10, co oznacza, że minimalna uwzględniona w procesie przyznawania punktacji liczba przeprowadzonych szkoleń wynosi 2, natomiast maksymalna liczba przeprowadzonych szkoleń uwzględniona w procesie przyznawania punktacji to 10. Liczbę szkoleń należy podać w załączonym do oferty wykazie szkoleń.

Ilość punktów PD1 zostanie wyznaczona wg wzoru:

PD1=(PR/PN) x 20

gdzie:
PR – liczba szkoleń w badanej ofercie
PN – największa możliwa do uwzględnienia liczba szkoleń - 10
20 – maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta

Jako oferta najkorzystniejsza wybrana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów P obliczoną według wzoru:
P = PC + PD1 + PD2

II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Szkolenia realizowane będą w ciągu 12 miesięcy od daty zawarcia umowy z Wykonawcą. Szczegółowy harmonogram szkoleń ustalony zostanie w formie negocjacji między Zamawiającym i Wykonawcą. Ostateczny termin szkolenia dla każdej grupy potwierdzony zostanie przez obie strony na co najmniej 14 dni przed datą szkolenia.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-087 Białystok, ul. J. Kilińskiego 1

Dział: 
Dział Zamówień Publicznych, Dział Projektów Pomocowych
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Elżbieta Samsonowicz-Łęczycka, Marek Sokołowski
Telefon kontaktowy: 
85 748 57 39, 85 748 56 50
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 4 do zapytania ofertowego),
2)kserokopia dokumentu potwierdzającego akredytację poświadczona przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem
3)wykaz usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia oferenta - Załącznik A do formularza ofertowego,
4)wykaz szkoleń dotyczących zarządzania projektami - Załącznik B do formularza ofertowego,
5)wykaz certyfikowanych szkoleń PRINCE2® FOUNDATION - Załącznik C do formularza ofertowego,
6)wykaz certyfikowanych szkoleń PRINCE2® Practitioner -Załącznik D do formularza ofertowego.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-12-17 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
1. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: UNIWERSYTET MEDYCZNY w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok z dopiskiem "Szkolenia z zarządzania projektami ”, sprawa nr AZP/261/US/47/APP-073/ZPU/3/2019 - Nie otwierać przed dniem 17.12.2019 r. godz. 12:00". Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 

do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie

ZałącznikWielkość
zal_1_zarzadzanie_projektami_opz.docx101.1 KB
zal_2_umowa_zarzadzanie_projektami.docx212.44 KB
zal_3_zal_umowa_powierzenia_wzor.docx270.88 KB
zal_4_oswiadczenie_powiazania_kapitalowe.docx262.9 KB
zal_5_formularz_ofertowy__zal_a_b_c_i_d.docx269.54 KB
wyjasnienia_i_zmiany.docx267.23 KB
protokol_z_otwarcia_ofert.docx40.53 KB
informacja_o_udzieleniu_zamowienia.docx265.03 KB