Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk zbioru dokumentów w ramach projektu pt. „Go Global! Wzmacnianie procesów umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku”

Nr sprawy: 
AWM/NAW/7/2020/TM
Data (wystawienia): 
2020-02-06
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy
79822000-2 – Usługi składu
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego okładki, składu, łamania i wydruku 500 sztuk zbiorów dokumentów kluczowych dla funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w ramach projektu pt. „Go Global! Wzmacnianie procesów umiędzynarodowienia Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Wykonawca przygotuje do wydruku i wydrukuje 450 sztuk zbiorów dokumentów anglojęzycznych i 50 sztuk zbiorów dokumentów polskojęzycznych.
2) Teksty (obie wersje językowe: polska i angielska) do zbioru dokumentów Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Zapewnienie grafiki na okładkę i stworzenie projektu okładki leży po stronie Wykonawcy. Będzie istniała możliwość dostarczenia zdjęć przez Zamawiającego, które będą mogły być wykorzystane przez Wykonawcę w przygotowaniu projektu okładki. Oprócz okładki, publikacja nie będzie zawierała grafik i rysunków, będzie natomiast zawierać tabele i schematy. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy odbierze nośnik elektroniczny z siedziby Zamawiającego lub treści zostaną przesłane pocztą elektroniczną (forma dostarczenia zostanie uzgodniona w wyniku roboczych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą). Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w zbiorze dokumentów.
3) Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego trzy zróżnicowane projekty graficzne okładki oraz koncepcję układu treści zbioru dokumentów (odrębnie dla każdej wersji językowej) nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego treści w obu wersjach językowych. Na okładce musi się znaleźć logo Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Spośród przedstawionych projektów graficznych okładki Zamawiający wybierze jeden projekt graficzny, nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od otrzymania od Wykonawcy trzech propozycji projektów graficznych okładki. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu graficznego okładki do realizacji, Zamawiający zgłosi uwagi i sugestie odnośnie oczekiwanego projektu graficznego okładki, a Wykonawca zostaje zobligowany do przedstawienia trzech kolejnych projektów graficznych okładki w terminie nie późniejszym niż dwa dni robocze od dnia zgłoszenia braku akceptacji przez Zamawiającego przedstawionych projektów graficznych. W przypadku ponownego przedstawienia projektów graficznych Zamawiającemu przez Wykonawcę, Zamawiający dokona wyboru w terminie nie dłuższym niż dwa dni robocze od dnia otrzymania kolejnych projektów graficznych do akceptacji. Skład, łamanie, wydruk i dostarczenie do siedziby Zamawiającego nastąpi w terminie wskazanym w umowie.
4) Wykonawca umieści na okładce logotypy oraz informacje o dofinansowaniu. Logotypy oraz informacja o dofinansowaniu do zamieszczenia zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy.
5) W przypadku, jeśli Zamawiający nie wybierze żadnego z ponownie przedstawionych trzech projektów graficznych okładki, z uwagi na niezgodność z oczekiwaniami Zamawiającego, może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.
6) Układ treści poszczególnych dokumentów, wielkość i krój czcionki, akapity, interlinie, marginesy itp. zostaną uzgodnione w wyniku roboczych uzgodnień pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, w celu optymalizacji układu treści zbioru dokumentów w każdej wersji językowej. Wykonawca powinien uwzględnić wszystkie uwagi i sugestie Zamawiającego. W wyniku uzgodnień, Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby stron zbioru dokumentów poniżej 400 stron.
7) Po stronie Wykonawcy będzie leżało przygotowanie spisu treści (w wersji polskiej i angielskiej), zawierającego tytuły wszystkich dokumentów wchodzących w skład zbioru dokumentów wraz z odesłaniem do numeru strony, na której jest zamieszczony dany dokument.
8) Wykonawca zamieści numerację stron zbioru dokumentów.
9) W skład opracowania publikacji nie wchodzi korekta językowo-stylistyczno-ortograficzna.
10) Projekt okładki będzie tożsamy dla obu wersji językowych zbioru dokumentów. Po zatwierdzeniu koncepcji okładki przez Zamawiającego w polskiej wersji językowej, w konsultacji z pracownikiem Zamawiającego, Wykonawca przygotuje okładkę w angielskiej wersji językowej (tłumaczenie treści okładki przygotuje pracownik Zamawiającego).
11) Realizacja przygotowania do wydruku i wydruku rozpocznie się po pisemnej akceptacji przez Zamawiającego projektu graficznego okładki oraz układu treści zbioru dokumentów.
12) Wykonawca przekaże Zamawiającemu finalne wersje zbiorów dokumentów w obu wersjach językowych w formie elektronicznej (plik PDF).
13) Zbiory dokumentów będą zawierały najważniejsze dla funkcjonowania Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku dokumenty, takie jak statut, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, wybrane zarządzenia i uchwały, rozporządzenia, dokumenty związane z RODO itp.
14) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje zbiory z uwzględnieniem poniższych wymagań:
Parametry techniczne zbioru dokumentów:
Liczba zbiorów dokumentów w języku angielskim – 450 sztuk
Liczba zbiorów dokumentów w języku polskim – 50 sztuk
Format: B 5 (176 x 250 mm)
Objętość: 400 + 4 (400 stron plus 4 strony okładki)
ZAPIS NIEAKTUALNY (uchylony 17.02.2020): Papier środek: offset 90 g 1 + 0 (zadruk czarny)
ZAPIS AKTUALNY (po zmianie z 17.02.2020): Papier środek: offset 90 g 1 + 1 (zadruk czarny)
Okładka: kreda 300 g + folia mat. 4 + 0
Oprawa: klejona
Dostawa: do siedziby UMB (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem we wskazane miejsce.
15) Przed przekazaniem zbioru dokumentów do druku, Wykonawca dostarczy po trzy egzemplarze próbne zbiorów dokumentów dla każdej z wersji językowych właściwemu przedstawicielowi Zamawiającego do akceptacji. Egzemplarze próbne nie wliczają się do puli zbioru dokumentów wskazanej w treści zapytania ofertowego. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi najpóźniej w następnym dniu roboczym od dostarczenia egzemplarzy próbnych.
16) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.
17) Wykonawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów. Wykonawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
18) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
19) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 dni od dnia przekazania Wykonawcy materiałów do zbioru dokumentów.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wykonawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wykonawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk informatorów / broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy:

tel. +48 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

21 lutego 2020 r. (piątek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk zbioru dokumentów - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/7/2020/TM. Nie otwierać przed 21 lutego 2020 r., godz. 15.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy;
- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Trzydzieści dni od dnia przekazania Wykonawcy materiałów do zbioru dokumentów
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy:

tel. +48 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych i / lub zbiorów dokumentów.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-02-21 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk zbioru dokumentów - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/7/2020/TM. Nie otwierać przed 21 lutego 2020 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_zbior_dokumentow.doc175.5 KB
umowa_zbior_dokumentow.doc186 KB
formularz_ofertowy_zbior_dokumentow.doc133.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_zbior_dokumentow.doc128 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_zbior_dokumentow.doc142 KB
odpowiedz_na_pytanie_oferenta_-_cz._i.pdf186.98 KB
odpowiedz_na_pytanie_oferenta_-_cz._ii.pdf215.44 KB
informacja_na_temat_zmiany_opisu_przedmiotu_zamowienia.pdf182.56 KB
zapytanie_ofertowe_zbior_dokumentow_--_aktualizacja_17.02.2020.doc176 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf178.47 KB