Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk ulotek anglojęzycznych w ramach projektu pt. „Azymut Ameryka. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na rynku amerykańskim i kanadyjskim” finansowanego przez NAWA w Programie Promocja Zagraniczna

Nr sprawy: 
AWM/NAW/18/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-10-18
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy
79822000-2 – Usługi składu
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1000 sztuk ulotek anglojęzycznych informujących o ofercie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, które będą wykorzystywane podczas udziału w targach zagranicznych.
2) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Azymut Ameryka. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na rynku amerykańskim i kanadyjskim” finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Promocja Zagraniczna.
3) Tekst, grafikę oraz treści merytoryczne do ulotki Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Grafika zostanie dostarczona częściowo przez Zamawiającego (około 80 % grafiki), natomiast pozostała część zostanie zapewniona przez Wykonawcę. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy odbierze nośnik elektroniczny z siedziby Zamawiającego lub treści zostaną przesłane pocztą elektroniczną (forma dostarczenia zostanie uzgodniona w wyniku roboczych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą). Pozostała część grafiki zostanie dostarczona przez Wykonawcę. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w ulotce.
4) Wykonawca przedstawi trzy projekty graficzne ulotki nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego grafiki i treści merytorycznych. Spośród przedstawionych projektów graficznych Zamawiający wybierze jeden projekt graficzny, nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od otrzymania od Wykonawcy trzech propozycji projektów graficznych. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu graficznego do realizacji, Zamawiający zgłosi uwagi i sugestie odnośnie oczekiwanego projektu graficznego, a Wykonawca zostaje zobligowany do przedstawienia trzech kolejnych projektów w terminie nie późniejszym niż dwa dni robocze od dnia zgłoszenia braku akceptacji przez Zamawiającego przedstawionych projektów graficznych. W przypadku ponownego przedstawienia projektów graficznych Zamawiającemu przez Wykonawcę, Zamawiający dokona wyboru w terminie nie dłuższym niż dwa dni robocze od dnia otrzymania kolejnych projektów graficznych do akceptacji. Skład, łamanie, wydruk i dostarczenie do siedziby Zamawiającego nastąpi w terminie wskazanym w umowie.
5) Projekt graficzny ulotki musi być projektem nowoczesnym, przykuwającym uwagę, odpowiednim dla wykorzystywania ulotki na zagranicznych targach edukacyjnych, w sposób jednoznaczny komunikującym, że ulotka dotyczy oferty medycznych studiów anglojęzycznych w Polsce.
6) W przypadku, jeśli Zamawiający nie wybierze żadnego z ponownie przedstawionych trzech projektów graficznych ulotki, z uwagi na niegodność z oczekiwaniami Zamawiającego, może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.
7) Realizacja przygotowania do wydruku i wydruku rozpocznie się po pisemnej akceptacji projektu graficznego ulotki przez Zamawiającego.
8) Ulotki będą zawierały informacje o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku, ofercie edukacyjnej, potencjale naukowym i badawczym, infrastrukturze oraz informacji na temat studiów anglojęzycznych prowadzonych w ramach English Division Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, organizacji roku akademickiego, zestaw praktycznych wskazówek dotyczących funkcjonowania społeczności akademickiej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, itp.
9) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje ulotki z uwzględnieniem poniższych wymagań:
Parametry techniczne ulotki w języku angielskim:
Liczba ulotek w języku angielskim – 1000 sztuk
Format: A4 składany na 3 do formatu DL
Papier kreda błysk 130 g
Nadruk 4 + 4 CMYK
Falcowanie do DL w „C”
Dostawa: do siedziby UMB (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem we wskazane miejsce (miejsca).
10) Przed przekazaniem ulotki do druku, Wykonawca dostarczy trzy egzemplarze próbne ulotki właściwemu przedstawicielowi Zamawiającego do akceptacji. Egzemplarze próbne nie wliczają się do puli ulotek wskazanej w treści zapytania ofertowego. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi najpóźniej w następnym dniu roboczym od dostarczenia egzemplarzy próbnych.
11) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy ulotek.
12) Wnioskodawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
13) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
14) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

20 dni od dnia zawarcia umowy.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk ulotek / informatorów / broszur informacyjnych.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Urszula Roszkowska

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 51 76, e-mail: urszula.roszkowska@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych.

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy ulotek.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

29 października 2019 r. (wtorek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk ulotek - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/18/2019/TM. Nie otwierać przed 29 października 2019 r., godz. 15.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy;
- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
mgr Urszula Roszkowska
Telefon kontaktowy: 
85 686 51 76
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk ulotek / informatorów i / lub broszur informacyjnych.

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy ulotek.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-10-29 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk ulotek - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/18/2019/TM. Nie otwierać przed 29 października 2019 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • zmiany zakresu postępowania,
  • unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_-_ulotki.doc377 KB
umowa_-_ulotki.doc381.5 KB
formularz_ofertowy_-_ulotki.doc345 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_ulotki.doc342.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_-_ulotki.doc343.5 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf182.81 KB