Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk kalendarzy studenckich w ramach projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (...)"

Nr sprawy: 
AWM/NAW/10/2019/TM
Data (wystawienia): 
2019-06-26
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

CZĘŚĆ I – Kalendarze studenckie w języku angielskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 400 sztuk kalendarzy studenckich w języku angielskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy na potrzeby tworzonego na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku Welcome Centre – punktu obsługi studentów i kadry zagranicznej w ramach projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.
CZĘŚĆ II – Kalendarze studenckie w języku polskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1550 sztuk kalendarzy studenckich w języku polskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy na potrzeby organizacji akcji UMB Help Desk i promocji programu ERASMUS +. Zadanie w części II będzie finansowane ze środków Programu ERASMUS +.

Zapisy obowiązujące osobno w odniesieniu zarówno do części I, jak też części II:
1) Wykonawca przedstawi trzy projekty graficzne kalendarzy studenckich, z których Zamawiający wybierze i zaakceptuje jeden projekt graficzny. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu graficznego, Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu trzech kolejnych projektów graficznych.
2) Kalendarze będą zawierały informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy. Daty w kalendarium: od 01 października 2019 r. do 30 września 2020 r., układ tygodniowy, kalendarium zindywidualizowane - logotypy, wpisy wydarzeń w kalendarium.
3) Treści merytoryczne do kalendarza zapewni Zamawiający. Kalendarium dzienne przygotowuje we własnym zakresie Wykonawca, w wersji językowej właściwej dla danej części zamówienia (wszystkie dni w przedziale czasowym od 01.10.2019 do 30.09.2020, ze wskazaniem daty dziennej, dnia tygodnia, imienin, świąt i uroczystości obowiązujących w Polsce, miejsca na notatki). Grafika zostanie dostarczona częściowo przez Zamawiającego (około 50% grafiki), natomiast pozostała część zostanie zapewniona przez Wykonawcę. Treści i 50% grafiki do kalendarza zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w kalendarzu.
4) Termin dostarczenia kalendarzy do Zamawiającego – 30 dni od dnia zawarcia umowy
5) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje kalendarze z uwzględnieniem poniższych wymagań:
CZĘŚĆ I: Parametry techniczne kalendarzy studenckich w języku angielskim:
- liczba kalendarzy studenckich w jęz. angielskim – 400 sztuk,
- format: A5 w pionie,
- objętość: 120 + 4,
- druk: okładka - karton 300 g, 4 + 4 CMYK, folia błysk 1 + 1,
- druk: środek - offset 90 g, 4 + 4 CMYK,
- oprawa: biała spirala o-wire po długim boku,
- oznakowanie logotypami na 1 stronie okładki – Zamawiający przekaże wzory obowiązujących logotypów po podpisaniu umowy,
- dostawa: do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem.
CZĘŚĆ II: Parametry techniczne kalendarzy studenckich w języku polskim:
- liczba kalendarzy studenckich w jęz. polskim – 1550 sztuk,
- format: A5 w pionie,
- objętość: 120 + 4,
- druk: okładka - karton 300 g, 4 + 4 CMYK, folia błysk 1 + 1,
- druk: środek - offset 90 g, 4 + 4 CMYK,
- oprawa: biała spirala o-wire po długim boku,
- dostawa: do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem.

Zapisy obowiązujące osobno w odniesieniu zarówno do części I, jak też części II:
6) Zamawiający przekaże wybranemu w wyniku przeprowadzenia postępowania Wykonawcy do wglądu egzemplarz kalendarza o tożsamych parametrach technicznych (przygotowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego). Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania kalendarzy studenckich o nie niższych parametrach technicznych i jakości wydruku oraz kolorystyki niż egzemplarz poglądowy.
7) Przed przekazaniem kalendarza do druku, Wykonawca dostarczy trzy egzemplarze próbne kalendarza właściwemu przedstawicielowi Zamawiającego do akceptacji. Egzemplarze próbne nie wliczają się do puli informatorów wskazanej w treści zapytania ofertowego, stanowiącej przedmiot zamówienia. Zamawiający dokona akceptacji lub zgłosi uwagi najpóźniej w następnym dniu roboczym od dostarczenia egzemplarzy próbnych.
8) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy / informatorów.

9) Zapis obowiązujący w odniesieniu do części I, części II i łącznie do obu części (w przypadku składania ofert na obie części): Wykonawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę /-y posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy i / lub informatorów. Wykonawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
10) Wykonawca przedstawi ofertę w odniesieniu do części I na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 a do niniejszego zapytania ofertowego.
11) Wykonawca przedstawi ofertę w odniesieniu do części II na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 b do niniejszego zapytania ofertowego.
12) W odniesieniu do części I, Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 a do niniejszego zapytania ofertowego.
13) W odniesieniu do części II, Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 b do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona odrębnie dla części I i odrębnie dla części II zamówienia.

Zarówno w odniesieniu do części I jak i części II zostanie wybrana oferta najtańsza spośród ofert spełniających wymagania Zamawiającego. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 dni od dnia zawarcia umowy (dotyczy części I i części II).

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy – obowiązują w odniesieniu do części I, części II lub łącznie w przypadku składania oferty dotyczącej obu części zamówienia.

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy i / lub informatorów;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i / lub informatorów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk kalendarzy / informatorów.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Trzydzieści dni od dnia zawarcia umowy
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 100.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
nr 100 - Prawe Skrzydło Pałacu Branickich
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
+48 85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i/lub informatorów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk kalendarzy / informatorów.

- Zamawiający oczekuje również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających, protokoły odbioru itp.).

- Wykonawca powinien przedłożyć dokument przedstawiający doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

- Wykonawca załączy co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy / informatorów.

UWAGA: na każdą z części zapytania ofertowego należy złożyć odrębny formularz ofertowy.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-07-08 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny i wydruk kalendarzy studenckich - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/10/2019/TM. Nie otwierać przed 08 lipca 2019 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
  • W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_kalendarze_studenckie.doc181 KB
umowa_kalendarze_-_czesc_i.docx121.29 KB
umowa_kalendarze_-_czesc_ii.doc100.5 KB
formularz_ofertowy_kalendarze_czesc_i.doc134 KB
formularz_ofertowy_kalendarze_czesc_ii.doc54 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_kalendarze.doc128 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf218.48 KB