Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk kalendarzy studenckich w ramach projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok...." oraz w ramach ERASMUS + (...)

Nr sprawy: 
AWM/NAW/8/2020/TM
Data (wystawienia): 
2020-06-04
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy

I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy studenckich w językach: angielskim (400 sztuk) i polskim (1 700 sztuk) zgodnie z opisem (projekt graficzny spójny dla obu części):

Zadanie I – Kalendarze studenckie w języku angielskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 400 sztuk kalendarzy studenckich w języku angielskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy na potrzeby utworzonego na Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku Welcome Centre – punktu obsługi studentów i kadry zagranicznej w ramach projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt pozakonkursowy pt. Podniesienie kompetencji kadry akademickiej i potencjału instytucji w przyjmowaniu osób z zagranicy – Welcome to Poland realizowany w ramach Działania określonego we wniosku o dofinansowanie projektu nr POWR.03.03.00-00-PN14/18.

Zadanie II – Kalendarze studenckie w języku polskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa zaprojektowania graficznego, składu, łamania i wydruku 1700 sztuk kalendarzy studenckich w języku polskim Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku zawierających informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy na potrzeby organizacji akcji UMB Help Desk i promocji programu ERASMUS +. Zadanie II będzie finansowane ze środków Programu ERASMUS +.
Zapisy obowiązujące osobno w odniesieniu zarówno do zadania I, jak też zadania II:
1) Wykonawca przedstawi trzy projekty graficzne kalendarzy studenckich, dla obu zadań spójne, z których Zamawiający wybierze i zaakceptuje jeden projekt graficzny. W przypadku braku wyboru przez Zamawiającego projektu graficznego, Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu trzech kolejnych projektów graficznych.
2) Kalendarze będą zawierały informacje o organizacji roku akademickiego, praktyczne wskazówki dot. funkcjonowania w społeczności akademickiej Wnioskodawcy. Daty w kalendarium: od 28 września 2020 r. do 03 października 2021 r., układ tygodniowy, kalendarium zindywidualizowane - logotypy, wpisy wydarzeń w kalendarium.
3) Treści merytoryczne do kalendarza zapewni Zamawiający. Kalendarium dzienne przygotowuje we własnym zakresie Wykonawca, w wersji językowej właściwej dla danego etapu zamówienia (wszystkie dni w przedziale czasowym od 28.09.2020 do 03.10.2021, ze wskazaniem daty dziennej, dnia tygodnia, imienin, świąt i uroczystości obowiązujących w Polsce, miejsca na notatki). Grafika zostanie dostarczona częściowo przez Zamawiającego (około 50% grafiki), natomiast pozostała część zostanie zapewniona przez Wykonawcę. Treści i 50% grafiki do kalendarza zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w kalendarzu.
4) Termin dostarczenia kalendarzy do Zamawiającego – 30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego
5) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje kalendarze z uwzględnieniem poniższych wymagań:

Zadanie I: Parametry techniczne kalendarzy studenckich w języku angielskim:
- liczba kalendarzy studenckich w jęz. angielskim – 400 sztuk,
- format: A5 w pionie,
- objętość: 120 + 4,
- druk: okładka - karton 300 g, 4 + 4 CMYK, folia błysk 1 + 1,
- druk: środek - offset 90 g, 4 + 4 CMYK,
- oprawa: biała spirala o-wire po długim boku,
- oznakowanie logotypami na 1 stronie okładki – Zamawiający przekaże wzory obowiązujących logotypów po podpisaniu umowy,
- dostawa: do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem.

Zadanie II: Parametry techniczne kalendarzy studenckich w języku polskim:
- liczba kalendarzy studenckich w jęz. polskim – 1700 sztuk,
- format: A5 w pionie,
- objętość: 120 + 4,
- druk: okładka - karton 300 g, 4 + 4 CMYK, folia błysk 1 + 1,
- druk: środek - offset 90 g, 4 + 4 CMYK,
- oprawa: biała spirala o-wire po długim boku,
- dostawa: do siedziby UMB we wskazane miejsce (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem.

Zapisy obowiązujące do całości zamówienia:
1) Zamawiający przekaże wybranemu w wyniku przeprowadzenia postępowania Wykonawcy do wglądu egzemplarz kalendarza o tożsamych parametrach technicznych (przygotowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego). Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania kalendarzy studenckich o nie niższych parametrach technicznych i jakości wydruku oraz kolorystyki niż egzemplarz poglądowy.
2) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy / informatorów.
3) Wykonawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę /-y posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy i / lub informatorów. Wykonawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
4) Wykonawca przedstawi ofertę w odniesieniu do obu zadań I i II na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
5) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie ze wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona łącznie dla zadania I i II zamówienia.

Zostanie wybrana oferta najtańsza spośród ofert spełniających wymagania Zamawiającego. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG);
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem kalendarzy i / lub informatorów;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i / lub informatorów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk kalendarzy / informatorów.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 213.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

mgr Michał Dobrowolski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 51 84, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i/lub informatorów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk kalendarzy / informatorów. Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających, protokoły odbioru itp.).

- Wykonawca załączy co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy / informatorów.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

15 czerwca 2020 r. (poniedziałek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.
5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny i wydruk kalendarzy studenckich - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/8/2020/TM. Nie otwierać przed 15 czerwca 2020 r., godz. 15.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

Załączniki:
- Załącznik 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik 2 – wzór umowy;
- Załącznik 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym
- Załącznik 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2020-09-30
2. Okres: 
2020-06-15 - 2020-09-30
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego września dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 213.

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
213
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
mgr Michał Dobrowolski
Telefon kontaktowy: 
+ 48 85 686 51 84
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Wykonawca powinien przedłożyć wraz z formularzem ofertowym dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku kalendarzy i/lub informatorów. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk kalendarzy / informatorów. Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających, protokoły odbioru itp.).

- Wykonawca załączy co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy kalendarzy / informatorów.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-06-15 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny i wydruk kalendarzy studenckich - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/8/2020/TM. Nie otwierać przed 15 czerwca 2020 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_kalendarze_studenckie.doc180 KB
umowa_kalendarze_-_zaparafowana.docx120.88 KB
formularz_ofertowy_kalendarze.doc135 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_kalendarze.doc127.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_kalendarze.doc142 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf201.16 KB