Pozycjonowanie anglojęzycznej strony internetowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie w ramach projektu pt. „Azymut Ameryka..." (NAWA)

Nr sprawy: 
AWM/NAW/23/2019/TM
Data (wystawienia): 
2020-01-14
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
72413000-8 – Usługi w zakresie projektowania stron www
72414000-5 – Dostawcy wyszukiwarek stron www
72400000-4 – Usługi Internetowe
79340000-9 – Usługi reklamowe i marketingowe
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Przedmiotem zamówienia jest usługa pozycjonowania anglojęzycznej strony internetowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku www.umb.edu.pl/en w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, obejmująca działania polegające na optymalizacji treści i strony pod katem wyszukiwarek internetowych. Usługa będzie wykonywana przez okres 5 miesięcy.
2) Zadanie jest finansowane w projekcie pt. „Azymut Ameryka. Promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku na rynku amerykańskim i kanadyjskim” finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu Promocja Zagraniczna.
3) Językiem pozycjonowania będzie język angielski.
4) Pozycjonowanie będzie prowadzone głównie w wyszukiwarce internetowej Google.
5) Pozycjonowanie strony internetowej będzie odbywać się w oparciu o frazy kluczowe.

6) Liczba fraz kluczowych: 10. Pozycjonowanie będzie dotyczyć wybranych fraz, które zapewnią podniesienie pozycji serwisu w wyszukiwarce internetowej Google. Frazy kluczowe będą dotyczyć takich zagadnień jak: anglojęzyczne studia medyczne w Polsce, rekrutacja na studia medyczne w Polsce/Europie, oferta edukacyjna, umiędzynarodowienie szkolnictwa wyższego, uzyskanie dyplomu lekarza, odkrycia naukowe w dziedzinie nauk medycznych, farmaceutycznych i o zdrowiu itp. Frazy kluczowe zostaną uzgodnione w wyniku ustaleń dokonywanych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. Ostateczna lista fraz kluczowych, w oparciu o które realizowana będzie usługa pozycjonowania, wymaga akceptacji Zamawiającego.
7) Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie niezbędne materiały merytoryczne i promocyjne.
8) Celem głównym działania jest międzynarodowa promocja Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, głównie w Ameryce Północnej, z wykorzystaniem profesjonalnych narzędzi promocyjnych, zwiększenie rozpoznawalności marki UMB na zagranicznych rynkach edukacyjnych oraz stworzenie profesjonalnych narzędzi do długofalowej promocji Uczelni, w ramach wdrażania zatwierdzonej przez Senat UMB Strategii Umiędzynarodowienia.
9) Pozycjonowanie będzie obejmować:
a) prace on-page (między innymi optymalizację serwisu www.umb.edu.pl/en w zakresie jego kodu (porządkowanie struktury serwisu oraz wskazanie i usunięcie błędów w kodzie – jeżeli wystąpią) i treści w nim zawartych pod kątem zawartości wybranych fraz kluczowych – działania SEO wpływające na widoczność strony w wynikach organicznych Google, przygotowanie wartościowych tekstów na witrynę internetową, stworzenie przejrzystej struktury, słowa kluczowe i ich odpowiednie ulokowanie na stronie);
b) działania off-page (między innymi posty na forach internetowych, marketing treści, działania w social mediach i na blogach z uwzględnieniem lokalizacji: USA i Kanada);
c) zwiększenie widoczności strony w wynikach organicznych Google zawierających 10 fraz, ustalonych między Zamawiającym a Wykonawcą - strona powinna wyświetlać się w pierwszych 10 rekordach organicznych Google zgodnie ze wskazaną wcześniej lokalizacją tj. USA, Kanada (wg wskazania z ostatniego dnia ważności umowy z Wykonawcą);
d) raportowanie wyników przez niezależne narzędzie Google – raporty dotyczące wyświetleń strony www.umb.edu.pl/en dla wyrażeń kluczowych na podstawie narzędzi Google Analytics. Raport musi obejmować następujące elementy:
- listę wyrażeń kluczowych;
- liczbę wyświetleń poszczególnych wyrażeń kluczowych w danym miesiącu;
- średnią pozycję poszczególnych wyrażeń kluczowych we wszystkich wynikach wyszukiwania w danym miesiącu;
e) linkowanie strony Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku w innych serwisach internetowych;
f) przygotowywanie unikalnych i poprawnych merytorycznie tekstów o UMB (w obszarach ustalonych wspólnie z Zamawiającym), spełniających zasady SEO Copywritingu. Każdy tekst musi być zaakceptowany przez przedstawiciela Zamawiającego.

10) W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca przeprowadzi wywiady z pracownikami Zamawiającego odpowiedzialnymi za zarządzanie stroną internetową Uczelni, m.in. w celu pozyskania precyzyjnych informacji na temat konkurencyjności w branży, grup docelowych, na których Zamawiającemu najbardziej zależy, jaką ofertę Zamawiający ma do zaproponowania, jakie są uwarunkowania techniczne związane z prowadzenie strony internetowej Zamawiającego. Zamawiający umożliwi kontakt z odpowiednimi przedstawicielami Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Wywiady będą mogły być przeprowadzone osobiście, za pośrednictwem komunikatorów internetowych, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
11) Po przeprowadzeniu wywiadów z pracownikami, Wykonawca przeprowadzi audyt strony internetowej (historia domeny, czas ładowania strony, responsywność strony internetowej polegająca na stopniu dostosowania do urządzeń mobilnych, analizę statystyk odwiedzin, konkretne propozycje rozwiązań, mających na celu poprawę widoczności strony internetowej).
12) Wykonawca przedstawi propozycję strategii działań w zakresie pozycjonowania anglojęzycznej strony UMB. Strategia będzie wymagała akceptacji Zamawiającego.
13) Umowa zostanie zawarta na okres 5 miesięcy. Okres realizacji zadania rozpocznie się nie wcześniej niż 1 lutego 2020 r. i nie później niż 1 marca 2020 r. Dokładny termin realizacji usługi zostanie ustalony pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą.
14) Skuteczna realizacja działania oznacza, że na koniec okresu realizacji zadania co najmniej 70% spośród pozycjonowanych fraz (spośród 10) zostanie skutecznie wypozycjonowanych, tzn. link do strony pozycjonowanej znajdzie się po wpisaniu określonej frazy na nie dalszej pozycji niż 10 pośród wyników zwracanych przez wyszukiwarkę Google przy ustawionych kategoriach: język angielski, lokalizacja: Stany Zjednoczone, Kanada.
15) Wnioskodawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą/-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z realizacją usług pozycjonowania stron internetowych. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby (osób), wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
16) W ramach realizacji usługi Zamawiający przewiduje co najmniej dwa spotkania z Wykonawcą, których celem będzie dokonanie uzgodnień merytorycznych oraz zapoznanie się z postępem prac.
17) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
Wykonawca powinien podać w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług pozycjonowania stron internetowych na potrzeby instytucji publicznych/niepublicznych lub średnich i dużych przedsiębiorstw prywatnych w okresie ostatnich 3 lat przez terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie.
Wykonawca zobowiązuję się do przedłożenia, na każde wezwanie Zamawiającego, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.
18) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

19) W ramach wynagrodzenia za usługę, Wykonawca przeniesie na zamawiającego prawa autorskie i prawa pokrewne do wszelkich wykonanych opracowań na wszelkich polach eksploatacji, w szczególności:
- utrwalania i zwielokrotniania jakąkolwiek techniką (w tym drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie magnetycznej, cyfrowo) w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku m.in. na płycie DVD, pendrive;
- wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i / lub multimedialnej;
- publicznego udostępniania materiałów, w tym w Internecie;
- publicznego odtwarzania;
- użyczania;
- nadawania za pomocą wizji przewodowej i bezprzewodowej;
- równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci kablowych.
Przeniesienie praw autorskich nie będzie ograniczone czasowo ani terytorialnie.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100%.

W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację zamówienia. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:

Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 100

Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 punktów.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 września 2020 r.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej trzech usług polegających na realizacji usługi pozycjonowania strony internetowej w wyszukiwarkach internetowych (np. Google). Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia Wykonawcy musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wykonawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia;
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej dwuletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z realizacją usług pozycjonowania stron internetowych w wyszukiwarkach.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie pozycjonowania stron internetowych;

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- Dokument/-y przedstawiający/-e doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

24 stycznia 2020 r. (piątek), godz. 15.00. Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Pozycjonowanie strony internetowej – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/23/2019/TM. Nie otwierać przed 24 stycznia 2020 r., godz. 15.00”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy;
- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2020-09-30
2. Okres: 
2020-01-25 - 2020-09-30
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego września dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

dr Tomasz Maliszewski

Telefon kontaktowy:

tel. 85 686 52 21, e-mail: tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- Dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie pozycjonowania stron internetowych;

Zamawiający wymaga również przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- Dokument/-y przedstawiający/-e doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje osoby (osób), która/-e zostanie/-ą oddelegowana/-e do realizacji przedmiotowego zamówienia.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-01-24 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna. Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Pozycjonowanie strony internetowej – zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/23/2019/TM. Nie otwierać przed 24 stycznia 2020 r., godz. 15.00”. Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane. Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_-_pozycjonowanie.doc395.5 KB
wzor_umowy_-_pozycjonowanie.doc125.5 KB
formularz_ofertowy_-_pozycjonowanie.doc93 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan.doc77.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy-pozycjonowanie.doc356.5 KB
odpowiedz_na_pytanie_oferenta_-_cz._i.pdf212.6 KB
informacja_na_temat_uniewaznienia_postepowania.pdf164.89 KB