Organizacja szkolenia pt. “Zdrowie kobiety – nowe trendy w diagnostyce i terapii” w ramach szkoleń ciągłych dla diagnostów laboratoryjnych.

Nr sprawy: 
AGU-231/SZ/1/2019
Data (wystawienia): 
2019-07-24
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Zamówienie dotyczy organizacji szkolenia pt. “Zdrowie kobiety – nowe trendy w diagnostyce i terapii” w ramach szkoleń ciągłych dla diagnostów laboratoryjnych.

Białystok, 05.09.2019

Założenia organizacyjne Szkolenia:
Miejsce: Białystok
Termin: 05 wrzesień 2019
Liczba uczestników: około 300 osób
Sala plenarna: na minimum 300 osób w ustawieniu teatralnym

Miejsce obrad: do decyzji firmy, która wygra przetarg – preferowana lokalizacja: sale wykładowe na terenie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku; koszty najmu według obowiązujących stawek:
1. Aula Wydziału Nauk o Zdrowiu ul. Szpitalna 37 – cena najmu za 1 godz. – 250 zł brutto + hol na catering 55 zł brutto za 1m2
2. Aula Euroregionalnego Centrum Farmacji ul. A.Mickiewicza 2D – cena najmu za 1 godz. - 280 zł brutto + hol na catering – 100 zł brutto za 1 godzinę najmu

Gastronomia: przerwa kawowa powinna być serwowana przed salą plenarną, obiad w osobnej Sali.

Ramowy harmonogram organizacyjny Szkolenia (z możliwością modyfikacji):
05 września 2019:

• Przygotowanie szkolenia
• Przygotowanie recepcji konferencyjnej
• Przygotowanie sali i oznakowanie obiektu
• Próba dźwięku i wizji
• Przygotowania cateringu
• Rejestracja uczestników, odbiór materiałów konferencyjnych
• Otwarcie Szkolenia
• Rozpoczęcie obrad
• Przerwa na kawę
• Obrady
• Przerwa na obiad
• Obrady
• Test
• Ogłoszenie wyników
• Wręczenie certyfikatów uczestnikom
• Podsumowanie obrad

1. Stworzenie i obsługa Szkolenia:

a) uczestnicy Szkolenia
• zbudowanie pożądanej frekwencji poprzez działania marketingowe tj.: serie e-mailingów do bazy, reklama na stronie Krajowej Izby Diagnostów Laboratoryjnych, portalach branżowych m.in. MedTube, kampania na Facebooku.
• stworzenie strony internetowej Szkolenia opartej na przejrzystym dla uczestników szablonie z wszystkimi informacjami, formularzem rejestracyjnym i kontaktem
• przyjmowanie zgłoszeń uczestników poprzez obsługę formularza internetowego (opłata rejestracyjna od uczestnika to 50 PLN – płatne na konto Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku)
• call & e-mail center – bieżące udzielanie informacji uczestnikom
• bieżąca korespondencja mailowa z uczestnikami - wysyłanie listów z potwierdzeniem rejestracji, z informacjami organizacyjnymi na kolejnych etapach przygotowań
• przygotowanie imiennych identyfikatorów

b) wykładowcy i komitet naukowy szkolenia
• zawarcie ośmiu (8.) umów o dzieło z wykładowcami oraz czterech (4.) z osobami z komitetu naukowego , tj. rozliczenie za wykład (1500 zł netto) oraz transport (300 zł netto), przy czym jeżeli osoba nie korzysta z transportu to obie powyższe kwoty sumują się i stanowią wynagrodzenie, natomiast komitet naukowy – cztery osoby po 400 zł netto
• bieżąca korespondencja z informacjami organizacyjnymi programu, transportu i innych istotnych kwestii
• przygotowanie imiennych identyfikatorów
• odbiór prezentacji/wykładów i przekazanie do punktu multimedialnego
• przygotowanie wydruku w kolorze jednego egzemplarza wszystkich wykładów, zabindowanie i przekazanie Kierownikowi naukowemu szkolenia

c) stworzenie recepcji konferencyjnej oraz jej obsługa podczas Szkolenia
• oprawa wizualna recepcji
• zapewnienie osób rejestrujących i udzielających informacji przez cały czas trwania szkolenia
• przygotowanie materiałów konferencyjnych dla każdego uczestnika
• przygotowanie imiennych certyfikatów uczestnictwa
• obsługa zaliczenia szkolenia w formie pisemnego testu oraz sprawdzenie testu wg klucza dostarczonego przez Kierownika naukowego szkolenia

2. Organizacja i kontakt z podwykonawcami (zawarcie umowy, przeprowadzenie uzgodnień oraz rozliczenia finansowe)

a) Centrum wykładowe :
uzgodnienia w sprawie ustawienia i wyposażenia sali plenarnej, cateringu.

b) Obsługa multimedialna
• wynajem i obsługa sprzętu multimedialnego potrzebnego do profesjonalnego przeprowadzenia sesji w Sali wykładowej
• zaaranżowanie punktu multimedialnego do wgrywania prezentacji przez wykładowców i ich sprawdzania
• obsługa testu zaliczeniowego, tj. dostarczenie Kierownikowi naukowemu szkolenia wyników każdego z uczestników wg dostarczonego uprzednio klucza.

c) Oprawa wizualna
• zapewnienie jednolitej wizualnie oprawy graficznej wszystkich elementów
• zapewnienie oznaczeń miejsca Szkolenia poprzez rollupy, standy – przygotowanie projektów graficznych, nadruki i wynajem mechanizmów
• przygotowanie slajdu z logo Szkolenia do wyświetlania na ekranie

d) Obsługa gastronomiczna
• poczęstunek kawowy będzie serwowany w postaci bufetu, dla uczestników zapewnione będą stoły koktajlowe, przy których będą mogli zjeść posiłek. Wszystkie stoły i bufety będą nakryte obrusami, a miejsca serwowania posiłków po zakończonej konsumpcji będą uprzątnięte.

Przerwa kawowa i obiad:
W skład przerwy kawowej wchodzi: - kawa, herbata, dodatki w postaci cukru, mleka, cytryny (w ilości dostosowanej do liczby uczestników), woda mineralna, soki, ciasto, ciastka, owoce.

Obiad:
Menu obiadowe składające się z co najmniej 3 dań gorących plus 2 zupy, dania główne mięsne oparte na bazie wieprzowiny, wołowiny i drobiu, dania bezmięsne, sałatki, przekąski w postaci kanapek, ciasta regionalne, owoce, napoje zimne i gorące w ilości dostosowanej do liczby uczestników.

Wszystkie posiłki muszą być świeże, przyrządzone w dniu dostawy i na bazie produktów o najwyższej jakości.

f) Obsługa spotkania:
• opieka event managera – na wszystkich etapach realizacji projektu oraz podczas Szkolenia
• obsługa recepcji podczas trwania Szkolenia – rejestracja uczestników, wydawanie certyfikatów, udzielanie bieżących informacji
• asystent sali podczas obrad – odpowiedzialny za podawanie mikrofonów podczas dyskusji, wymianę wody na mównicy, czuwanie nad przestrzeganiem czasu wystąpień
• technicy obsługujący sprzęt multimedialny i wgrywający prezentację w punkcie multimedialnym

3. Przygotowanie materiałów promocyjnych i konferencyjnych:
• przygotowanie programu zawierającego program naukowy oraz informacje organizacyjne (projekt graficzny, redakcja i wydruk)
• opracowanie szaty graficznej Szkolenia
• przygotowanie i prowadzenie strony www Szkolenia
• przygotowanie projektów identyfikatorów ze smyczą
• przygotowanie projektów certyfikatów uczestnictwa (projekt graficzny, wydruk).
• przygotowanie projektów zaproszeń i bannerów reklamowych do zamieszenia w Internecie i prasie branżowej
• wydruki ww. materiałów w ustalonych nakładach

Wymagania dotyczące firmy organizującej szkolenia:
Doświadczenie w organizacji szkoleń dla diagnostów laboratoryjnych, tj. potwierdzenie organizacji jednego szkolenia tego typu dla co najmniej 100 osób.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2019-09-05
2. Okres: 
2019-09-05
3. Termin (słownie): 
Piąty wrzesień dwa tysiące dziewiętnastego roku.
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, 15-222 Białystok, ul. A. Mickiewicza 2c, budynek Collegium Uniwersum

Dział: 
Zakład Diagnostyki Biochemicznej
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
Monika Gudowska-Sawczuk
Telefon kontaktowy: 
85 831 87 03
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnel Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do CEIDG.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2019-08-02 12:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Pałac Branickich, ul. Jana Kilińskiego 1
Pokój numer: 
Kancelaria ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • swobodnego wyboru oferty,
  • przeprowadzania dodatkowych rokowań,
  • unieważnienia konkursu lub zmiany jego warunków, w tym ograniczenia zakresu zamówienia, bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
umowa_-_wzor.doc78.5 KB
umowa_powierzenia_-_wzor.doc45 KB
formularz_ofertowy.doc29 KB