Organizacja spotkań informacyjnych dla kandydatów na studia anglojęzyczne z udziałem zagranicznych absolwentów w ramach projektu „Alma Mater Carissima..." dofinansowanego w ramach Programu International Alumni Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej.

Nr sprawy: 
AWM/NAW/1/2020/TM
Data (wystawienia): 
2020-02-06
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Rodzaj zamówienia
Usługi
CPV – 79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez

2. Opis przedmiotu zamówienia:
1) Zamówienie dotyczy projektu pt. „Alma Mater Carissima. Rozwój współpracy z absolwentami zagranicznymi Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku” finansowanego przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej w ramach Programu International Alumni, nr umowy: PPI/IAL/2018/1/00001/U/001.
2) Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i organizacja spotkań informacyjnych dla kandydatów na studia anglojęzyczne na kierunku lekarskim prowadzone przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.
3) Celem spotkań informacyjnych jest przedstawienie informacji na temat oferty Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku oraz zachęcenie uczestników spotkań informacyjnych do podjęcia kształcenia na studiach anglojęzycznych prowadzonych przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.
4) Spotkania informacyjne będą prowadzone przez dwóch pracowników Działu Współpracy Międzynarodowej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku lub innych jednostek organizacyjnych Zamawiającego oraz zagranicznych absolwentów kierunku lekarskiego anglojęzycznego prowadzonego przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku.
5) Spotkania informacyjne będą się odbywać w następujących miastach:
a) Finlandia – Helsinki;
b) Włochy – Rzym;
c) Niemcy – Berlin;
d) Szwecja – Sztokholm;
e) Hiszpania – Madryt;
f) Norwegia – Oslo.

Kolejność realizacji spotkań informacyjnych w poszczególnych miastach nie ma znaczenia.

6) Spotkania informacyjne będą realizowane w granicach administracyjnych ww. miast, w miejscu obsługiwanym przez komunikację publiczną. Spotkania informacyjne będą realizowane w salach konferencyjnych / salach wykładowych / salach szkoleniowych, w sposób komercyjny udostępnianych na potrzeby realizacji tego typu działań spełniających standardy umożliwiające komercyjne udostępnianie tych sal na potrzeby prowadzenia różnego typu spotkań. Temperatura w sali powinna być w przedziale 20-24 stopnie Celsjusza. Sala powinna zostać udostępniona Zamawiającemu na 45 minut przed rozpoczęciem każdego spotkania informacyjnego. W sali powinno pomieścić się tyle osób, ile zgłosi się do udziału w spotkaniu informacyjnym. Istnieje możliwość, by spotkania informacyjne były realizowane w pomieszczeniach należących do instytucji publicznych lub niepublicznych, organizujących kształcenie na poziomie średnim (szkoły średnie, zespoły szkół, organizacje prowadzące / założycielskie dla danych szkół, szkoły polonijne itp.), skąd mogą rekrutować się kandydaci na studia prowadzone przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku – wówczas spotkania informacyjne mogą odbywać się w salach, w których prowadzone jest kształcenie. W przeważającej mierze powinno to być osoby w wieku lat 18-22 znające język angielski, poszukujące możliwości studiowania medycyny za granicą, kończące szkołę średnią lub posiadające świadectwo jej ukończenia. W spotkaniach informacyjnych będą mogli również uczestniczyć rodzice kandydatów na studia oraz inni bliscy członkowie ich rodzin.
7) Spotkania informacyjne będą prowadzone w języku angielskim, w związku z tym przedstawiciel Wykonawcy wyznaczony do realizacji zadania musi znać język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację z uczestnikami spotkań informacyjnych.
8) Opracowanie programu spotkań informacyjnych leży po stronie Zamawiajacego. Zamawiający odpowiada za przeprowadzenie spotkania informacyjnego. Program spotkań informacyjnych zostanie udostępniony Wykonawcy przez Zamawiajacego.
9) W każdym spotkaniu informacyjnym weźmie udział średnio 30 kandydatów na studia. Łącznie we wszystkich sześciu spotkaniach informacyjnych musi wziąć udział co najmniej 180 kandydatów na studia. Pozyskanie uczestników spotkań informacyjnych oraz udzielanie informacji o spotkaniach informacyjnych potencjalnym uczestnikom mailowo i telefonicznie oraz zapewnienie uczestnictwa podczas spotkań informacyjnych znajduje się w zakresie obowiązków Wykonawcy. Wykonawca zapewni również numer telefonu, pod którym uczestnicy mogą się kontaktować w sprawie spotkania informacyjnego, jak również adres e-mail. Wykonawca w procesie rekrutacji uczestników spotkań informacyjnych przedstawi wymóg, by uczestnicy spotkań informacyjnych znali język angielski w stopniu komunikatywnym oraz aby były to osoby na ostatnich rocznikach kształcenia na poziomie średnim lub absolwenci szkół średnich i / lub ich rodzice lub inni przedstawiciele ich rodzin. Poinformowanie uczestników spotkań informacyjnych o miejscu i terminie realizacji spotkania informacyjnego leży po stronie Wykonawcy. Uczestnikom spotkań informacyjnych będą przekazywane przez przedstawiciela Zamawiającego informatory UMB zawierające informację o ofercie UMB wraz z przedstawieniem sylwetek absolwentów zagranicznych UMB z opisem tzw. success stories.
10) Do obowiązków Wykonawcy należy zapewnienie sali o powierzchni adekwatnej do liczby uczestników spotkania informacyjnego, wyposażonej w laptop z oprogramowaniem Power Point, rzutnik multimedialny, ekran i odpowiednie nagłośnienie. Każdy uczestnik spotkania informacyjnego musi mieć zagwarantowane miejsce siedzące, w sali musi być również stół prezydialny dla 3 osób prowadzących spotkanie informacyjne, wraz z krzesłami. W przypadku zgłoszenia się osób niepełnosprawnych ruchowo, sala w której odbywać się będzie spotkanie informacyjne musi być dostosowana do potrzeb tych osób. Wykonawca musi zapewnić wydzieloną przestrzeń w pobliżu sali lub na sali na potrzeby rejestracji uczestników oraz dystrybucji materiałów informacyjnych oraz szatnię i toaletę. W sali musi być odpowiednie oświetlenie. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek odpowiedzialności za bezpieczeństwo i ochronę rzeczy powierzonych do przechowania w szatni. Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania wieszaków na odzież ustawionych przed salą lub w sali, w której odbywa się spotkanie informacyjne. Do obsługi podczas trwania całego spotkania Wykonawca musi zapewnić co najmniej 1 osobę, która będzie czuwać nad przebiegiem spotkania i kwestiami organizacyjnymi.
11) Po stronie Wykonawcy leży przygotowanie list obecności z każdego spotkania oraz dopilnowanie, by listy obecności zostały podpisane przez wszystkich uczestników spotkań informacyjnych. Lista obecności powinna zawierać co najmniej następujące wymagane informacje: imię i nazwisko uczestnika spotkania, podpis uczestnika spotkania, adres e-mail uczestnika spotkania, ewentualnie również numer telefonu kontaktowego do uczestnika spotkania.
12) Po zakończeniu realizacji wszystkich spotkań informacyjnych Wykonawca przygotuje i przekaże Zamawiającemu krótki raport z relizacji przedmiotu zamówienia (o objętości co najmniej 1 strony znormalizowanego maszynopisu – 1 strona znormalizowanego maszynopisu to 1 800 znaków ze spacjami).
13) Wykonawca oznakuje salę, w której będzie realizowane spotkanie informacyjne, kolorowym plakatem informującym o realizacji spotkania informacyjnego na wzorze zawierającym wymagane logotypy określone przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej oraz tekst informacyjny. Wzór dokumentu zawierającego wymagane logotypy oraz tekst informacyjny zostanie przesłany do Wykonawcy przez Zamawiajacego pocztą elektroniczną.
14) Spotkania informacyjne powinny zostać zrealizowane w okresie od dnia zawarcia umowy do 31 maja 2020 r. Jedynie w uzasadnionych sytuacjach, za zgodą Zamawiającego, spotkania będą mogły się również odbywać w czerwcu 2020 r. Terminy realizacji spotkań informacyjnych zostaną uzgodnione na zasadach określonych w umowie.
15) Wymiar godzinowy każdego spotkania – 2 godziny (1 godzina = godzina zegarowa tj. 60 minut). Zamawiający nie przewiduje przerw w trakcie spotkania, chyba że w trakcie jego realizacji taka potrzeba zostanie zgłoszona przez jego uczestników.
16) Spotkania informacyjne mogą być realizowane w dni robocze w Polsce. W wyjątkowych sytuacjach mogą to być również dni wolne od pracv w Polsce, jednak każdorazowo taka sytuacja musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Spotkania informacyjne mogą rozpocząć się nie wcześniej niż o godzinie 10.00 i zakończyć nie później niż o godzinie 18.00 czasu obowiązującego w kraju, w którym realizowane będą dane spotkania informacyjne.

II. Kryteria oceny i wymagania stawiane Wykonawcom:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie następujących kryteriów:
- Cena oferty – max. liczba – 100 pkt
Zasady oceny kryterium „Cena oferty”
- W formularzu ofertowym Wykonawca poda cenę brutto za realizację zamówienia. Ocena w tym kryterium zostanie dokonana przy zastosowaniu wzoru:
- Liczba punktów = najniższa oferowana cena / cena oferty ocenianej x 100
- Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 punktów.

III. Termin lub okres wykonania zamówienia
Od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2020 r.

Ostateczne terminy realizacji poszczególnych spotkań informacyjnych zostaną ustalone w trybie roboczym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, po podpisaniu umowy.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcom:

- Uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie tożsamym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia;
- Wykonawca powinien posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej dwóch spotkań informacyjnych na potrzeby instytucji publicznej lub niepublicznej. W przypadku każdego z tych spotkań, powinno uczestniczyć w nim co najmniej 30 uczestników. W celu potwierdzenia doświadczenia, Wykonawca poda w formularzu ofertowym liczbę i wykaz zrealizowanych usług.
Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia, w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe, dokumentów potwierdzających posiadanie ww. doświadczenia.
- Wykonawca powinien dysponować osobą (osobami), znającą (znającymi) język angielski na poziomie komunikatywnym, posiadającą (posiadającymi) co najmniej roczne doświadczenie zawodowe związane z organizacją wydarzeń i dyspozycyjną w dniach odbywania się spotkań informacyjnych.

V. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, pokój nr 205, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy, e-mail:
+ 48 85 686 52 21, tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

1) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym,
2) Kopię dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie,
3) Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

4. Termin składania ofert (data i godzina):
2020-02-17, godz. 15.00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na organizację spotkań informacyjnych – sprawa nr AWM/NAW/1/2020/TM – Nie otwierać przed dniem 17.02.2020, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane.
2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny;
- do zmiany zakresu postępowania.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
1. Termin (konkretna data): 
2020-06-30
3. Termin (słownie): 
Trzydziestego czerwca dwa tysiące dwudziestego roku
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. J. Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, Dział Współpracy Międzynarodowej, pokój nr 205, Prawe Skrzydło Pałacu Branickich.

2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy, e-mail:
+ 48 85 686 52 21, tomasz.maliszewski@umb.edu.pl

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
dr Tomasz Maliszewski
Telefon kontaktowy: 
85 686 52 21
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

1) Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym,
2) Kopię dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie,
3) Kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej lub KRS, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-02-17 15:00
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku 1) Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, z dopiskiem: „Oferta na organizację spotkań informacyjnych – sprawa nr AWM/NAW/1/2020/TM – Nie otwierać przed dniem 17.02.2020, godz. 15.00”. Przy składaniu oferty decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie nie będą rozpatrywane. 2) Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrywania ofert, które wpłynęły po terminie,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny,
  • do zmiany zakresu postępowania.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_-_spotkania_informacyjne.doc383.5 KB
umowa_-_spotkania_informacyjne.doc391 KB
umowa_powierzenia_przetwarzania_danych_-_spotkania_informacyjne.doc351.5 KB
formularz_ofertowy_-_spotkania_informacyjne.doc369 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_spotkania_informacyjne.doc329.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_-_spotkania_informacyjne.doc331.5 KB