Naniesienie zmian w istniejącym projekcie graficznym, skład, łamanie i wydruk informatorów w języku angielskim i języku polskim o ofercie Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (...)

Nr sprawy: 
AWM/NAW/9/2020/TM
Data (wystawienia): 
2020-07-09
Zapytanie ofertowe: 

na wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro

I. Przedmiot zamówienia
1. Rodzaj zamówienia: 
usługi
2. Opis przedmiotu zamówienia: 

Kod CPV:
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79823000-9 – Usługi drukowania i dostawy
79822000-2 – Usługi składu
I. Zapytanie ofertowe - Przedmiot zamówienia

1. Rodzaj zamówienia:
Usługi

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Przedmiotem zamówienia jest usługa naniesienia zmian w istniejących projektach graficznych, skład, łamanie i wydruk informatorów w językach: angielskim (1000 szt.) i polskim (400 szt.) zgodnie z opisem (Projekt graficzny spójny w ok. 90% dla obu części), przekazanie wersji edytowalnej, umożliwiającej edycję zmienionych projektów (tzw. plików otwartych) oraz przekazanie praw autorskich do zmienionych projektów.

Zadanie I – Informatory w języku angielskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa naniesienia zmian w projekcie graficznym, skład, łamanie i wydruk 1000 sztuk anglojęzycznych informatorów uczelnianych na potrzeby utworzonego w Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku Welcome Centre – punktu obsługi studentów i kadry zagranicznej w ramach projektu pt. „Welcome to Medical University of Bialystok. Rozwój potencjału instytucjonalnego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku kluczowym etapem wdrożenia strategii umiędzynarodowienia”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
Zadanie II – Informatory w języku polskim
Przedmiotem zamówienia jest usługa naniesienia zmian w projekcie graficznym, skład, łamanie i wydruk 400 sztuk polskojęzycznych informatorów Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Zadanie II będzie finansowane ze środków własnych uczelni.
2) Posiadany projekt graficzny, tekst, grafikę i treści merytoryczne do informatora anglojęzycznego w języku angielskim oraz informatora polskojęzycznego w języku polskim, Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy. Grafika zostanie dostarczona częściowo przez Zamawiającego (około 80 % grafiki), natomiast pozostała część zostanie zapewniona przez Wykonawcę. Upoważniony przedstawiciel Wykonawcy odbierze nośnik elektroniczny z siedziby Zamawiającego lub treści zostaną przesłane pocztą elektroniczną (forma dostarczenia zostanie uzgodniona w wyniku roboczych ustaleń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą). Pozostała część grafiki zostanie dostarczona przez Wykonawcę. Wykonawca oświadcza, że posiada prawa autorskie do grafik, które zostaną umieszczone w informatorze.
3) Wykonawca naniesie zmiany na projekcie graficznym w terminie do 5 dni roboczych od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego i prześle Zamawiającemu do akceptacji.
4) Termin dostarczenia informatorów do Zamawiającego – 30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.
5) Informatory będą zawierały informacje o Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku, potencjale dydaktycznym, naukowym i badawczym Uczelni.
6) W ramach realizacji zamówienia Wykonawca wydrukuje informatory z uwzględnieniem poniższych wymagań:
Parametry techniczne informatora w języku angielskim:
Liczba informatorów w języku angielskim – 1000 sztuk
Format: 219 mm x 265 mm
Objętość: 38 + 4
Druk: 4 + 4
Papier środek: kreda mat. 200 g
Okładka: kreda 300 g + folia mat. 1 + 0
Oprawa: klejona

Parametry techniczne informatora w języku polskim:
Liczba informatorów w języku polskim – 400 sztuk
Format: 219 mm x 265 mm
Objętość: 36 + 4
Druk: 4 + 4
Papier środek: kreda mat. 200 g
Okładka: kreda 300 g + folia mat. 1 + 0
Oprawa: klejona

Dostawa: do siedziby UMB (na terenie Białegostoku), wraz z rozładunkiem we wskazane miejsce (miejsca).
7) Zamawiający przekaże wybranemu Wykonawcy do wglądu egzemplarz informatora o tożsamych parametrach technicznych (wydrukowany w ramach wcześniejszych działań Zamawiającego). Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania informatorów o nie niższych parametrach technicznych i jakości wydruku niż egzemplarz poglądowy.
8) Wykonawca wraz z formularzem ofertowym udostępni trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych.
9) Wnioskodawca oddeleguje do wykonywania zadań w ramach realizacji umowy osobę (osoby) posiadającą /-ce odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych. Wnioskodawca w formularzu ofertowym powinien podać imię i nazwisko tej osoby / osób, wraz z przedstawieniem informacji na temat kwalifikacji i doświadczenia zawodowego. W przypadku, jeśli Wykonawca oddeleguje więcej niż jedną osobę, każda z tych osób powinna posiadać odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zakresem, który będzie ona wykonywać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia.
10) Wykonawca przedstawi ofertę na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
11) Wykonawca podpisze umowę z Zamawiającym, zgodnie z wzorem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

II. Kryteria wyboru ofert

Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o następujące kryteria:

Cena przedmiotu zamówienia – 100 %.

Zostanie wybrana oferta najtańsza. W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.

III. Termin wykonania zamówienia:

30 dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego.

IV. Wymagania stawiane Wykonawcy:

- posiadanie uprawnień do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu potwierdzającego uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej (odpis z KRS lub CEIDG);
- dysponowanie co najmniej jedną osobą posiadającą odpowiednie doświadczenie zawodowe, w tym co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w pracy związanej z projektowaniem graficznym, składem, łamaniem i wydrukiem informatorów i / lub broszur informacyjnych;
- posiadanie doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w realizacji co najmniej 3 usług w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach doświadczenia zawodowego musi być wykonana w sposób należyty i terminowy. Wnioskodawca powinien przedstawić odpowiednie referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia.

W ramach każdej ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia Wnioskodawca powinien wydrukować co najmniej 300 sztuk informatorów / broszur informacyjnych.

V. Składanie ofert

1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem:
Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami:

• W sprawach projektu graficznego – mgr Hanna Sarosiek, tel. 85 748 55 12, e-mail: promocja@umb.edu.pl

• W pozostałych sprawach – mgr Michał Dobrowolski, tel. 85 686 51 84, e-mail: michal.dobrowolski@umb.edu.pl

3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć:

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk informatorów i / lub broszur informacyjnych. Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych.

4. Termin składania ofert (data i godzina):

22 lipca 2020 r. (środa). Oferty mogą zostać przesłane pocztą lub złożone osobiście. Decyduje data wpływu do Zamawiającego.

5. Miejsce:

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Kancelaria Ogólna.

Ofertę należy złożyć w kopercie zaadresowanej: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, koniecznie z dopiskiem: „Projekt graficzny, skład, łamanie i wydruk informatorów - zapytanie ofertowe nr AWM/NAW/9/2020/TM. Nie otwierać przed 23 lipca 2020 r.”.

Przy składaniu ofert decyduje data wpływu do Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Oferty, które zostaną złożone lub wpłyną po wyżej wymienionym terminie, nie będą rozpatrywane.

Ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem np. Poczty Polskiej lub poczty kurierskiej, w Kancelarii Ogólnej Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

6. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo:
- do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie;
- do zmiany zakresu postępowania;
- do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

W przypadku złożenia kilku ofert z jednakową ceną za całościowe wykonanie usługi, wybrani oferenci zostaną poproszeni o ponowne złożenie oferty.
Załączniki:
- Załącznik nr 1 – wzór formularza ofertowego;
- Załącznik nr 2 – wzór umowy;
- Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym;
- Załącznik nr 4 – wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
 administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, NIP 542-021-17-17, REGON 000288604, reprezentowany przez Rektora;
 kontakt do inspektora ochrony danych osobowych: iod@umb.edu.pl;
 dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z zawarciem umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w celu oceny złożonej oferty i kontaktu z oferentem;
 odbiorcami danych osobowych mogą być wykonawcy, osoby wnioskujące o udostępnienie informacji publicznej, podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty na podstawie zawartych umów powierzenia z Zamawiającym,
 dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa tj. 5 lat od dnia zakończenia umowy,
 podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny oferty, co będzie wiązało się z odrzuceniem oferty lub wykluczeniem z postępowania;
 w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
 wykonawca posiada:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych 1;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcy:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku konkursu ani zmianą postanowień umowy

2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

3. Kryteria oceny: 
najniższa cena
II. Termin lub okres wykonania zamówienia
3. Termin (słownie): 
Trzydzieści dni od dnia przekazania materiałów przez Zamawiającego
III. Składanie ofert
1. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem: 

Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział Współpracy Międzynarodowej, ul. Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok, pokój nr 205 (Prawe Skrzydło Pałacu Branickich).

Dział: 
Dział Współpracy Międzynarodowej
Numer pokoju: 
205
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: 
mgr Michał Dobrowolski
Telefon kontaktowy: 
+ 48 85 686 51 84
3. Do wypełnionego formularza ofertowego (załącznik do zapytania) należy dołączyć: 

- Kopię aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

- Oświadczenie o braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 3 do zapytania ofertowego);

- dokumenty poświadczające, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca wykonał co najmniej 3 usługi w zakresie projektowania graficznego, składu, łamania i wydruku informatorów i / lub broszur informacyjnych. Każda ze zrealizowanych usług w ramach posiadanego doświadczenia powinna obejmować wydruk co najmniej 300 sztuk informatorów i / lub broszur informacyjnych. Zamawiający oczekuje przedstawienia kopii zaświadczeń / referencji, potwierdzających, że każda z ww. usług została wykonana w sposób należyty i terminowy (referencje, opinie Zamawiających).

- Wykonawca powinien przedłożyć co najmniej trzy przykładowe wykonane realizacje w postaci wydrukowanych egzemplarzy informatorów i / lub broszur informacyjnych.

4. Termin składania ofert (data i godzina): 
2020-07-22 (All day)
Miejsce: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, Dział: 
Pałac Branickich, Lewe Skrzydło
Pokój numer: 
Kancelaria Ogólna
5. Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zastrzega sobie prawo: 
  • do pozostawienia bez rozpatrzenia ofert, które wpłyną po terminie,
  • do zmiany zakresu postępowania,
  • do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
ZałącznikWielkość
zapytanie_ofertowe_informatory_1.doc174.5 KB
umowa_informatory_0-2.doc189.5 KB
oswiadczenie_o_braku_powiazan_-_informatory_1.doc128 KB
formularz_ofertowy_informatory_1.doc135.5 KB
protokol_zdawczo-odbiorczy_informatory_0.doc142.5 KB
informacja_na_temat_wyboru_wykonawcy.pdf187.77 KB